7 Cara Agar Faktur Anda Dibayar Tepat Waktu

Mengelola pembayaran agar tepat waktu sering kali menjadi masalah besar bagi pemilik usaha kecil. Layanan pembayaran online telah berkembang pesat di seluruh Web untuk membantu bisnis dan konsumen bertukar uang secara elektronik. Berkat layanan ini, bisnis dapat menerima pembayaran dari hampir semua pelanggan yang memiliki akun email dari seluruh dunia.

Penelitian telah mengamati bahwa usaha kecil tertinggal dibandingkan bisnis yang lebih besar dalam hal mengoptimalkan layanan e-commerce mereka. Meskipun penelitian yang sama mengamati lebih dari 90% bisnis ini sudah online, hanya 20% yang dapat menerima pembayaran elektronik di situs web mereka. Layanan pembayaran online dapat digunakan untuk menggantikan atau melengkapi penerimaan kartu kredit dan debit.

Gerbang pembayaran online mengenakan biaya yang lebih kecil daripada akun pedagang tradisional. Hal ini dapat memberikan dampak positif yang signifikan bagi usaha kecil dengan banyaknya transaksi kecil yang menjadi jauh lebih sederhana. Dari perspektif layanan pelanggan juga, disarankan untuk memiliki beberapa opsi pembayaran agar klien Anda tidak berpaling karena menginginkan media pembayaran yang lebih baik.

Konsumen saat ini tidak hanya didorong oleh diskon, tetapi juga oleh penawaran cerdas yang memberikan diskon pada produk yang mereka inginkan. Di masa seperti ini, pembayaran faktur tepat waktu dan beberapa opsi pembayaran untuk klien adalah hal yang wajib dimiliki oleh semua usaha kecil.

Di bawah ini adalah beberapa cara agar perusahaan dapat memastikan pembayaran faktur yang cepat.

Jadikan Penagihan sebagai Prioritas

Bagi usaha kecil, arus kas yang lancar sangatlah penting. Meskipun terdengar seperti saran yang terlalu sederhana, semakin cepat Anda mengirimkan faktur, semakin cepat Anda akan dibayar. Segera setelah pekerjaan pada suatu proyek selesai, menagihnya harus menjadi prioritas tertinggi Anda. Usaha kecil sering kali membiarkan pekerjaan menumpuk dan hal-hal seperti itu bisa terlewatkan. Cara mudah untuk mengelola ini adalah dengan menggunakan salah satu dari banyak gerbang penagihan online yang mudah untuk melacak tagihan yang perlu dibuat.

Lacak Semua Pekerjaan Anda

Masalah lain pada usaha kecil adalah sering kali seseorang melewatkan jumlah pekerjaan yang tepat yang dilakukan pada proyek tertentu. Menggunakan salah satu dari banyak sistem pelacakan proyek online dapat membantu Anda melacak jumlah jam yang tepat yang dihabiskan untuk setiap proyek. Ini akan membuat proses penagihan Anda jauh lebih sederhana.

Perhatikan Tata Krama Anda

Mengucapkan tolong dan terima kasih saat berkomunikasi dengan klien Anda akan sangat membantu Anda mendapatkan pembayaran tagihan tepat waktu setelah proyek selesai. Penelitian telah menemukan bahwa menggunakan bahasa sopan pada faktur meningkatkan tingkat pembayaran sebesar 5%. Menambahkan kata tolong sebelum jadwal pembayaran Anda, dan terima kasih di akhir bisa menjadi perbedaan antara pelanggan yang membayar tepat waktu dan yang tidak.

Buat Faktur yang Lengkap

Faktur Anda harus selalu menyertakan informasi standar seperti alamat penagihan, tanggal, nomor kontrak, pesanan pembelian, ID pajak, atau nomor akun. Ada baiknya juga untuk melampirkan perintah kerja, pernyataan kerja, kontrak, atau dokumen lain yang menguraikan dengan tepat apa yang telah Anda setujui untuk disediakan.

Beralih ke Online

Menandatangani cek menambah langkah ekstra pada prosedur pembayaran. Hal ini mengakibatkan kesenjangan yang lebih lama antara faktur dan pembayaran. Penelitian menunjukkan bahwa pembayaran elektronik dilakukan delapan hari lebih cepat daripada pembayaran tradisional. Memudahkan orang untuk membayar melalui opsi online tidak hanya akan mempercepat waktu pembayaran tetapi juga meningkatkan jumlah orang yang membayar Anda dalam jangka waktu tersebut.

Atur Pengingat

Sayangnya, mengirim tagihan bukanlah akhir dari segalanya. Pemilik usaha kecil sering kali lupa untuk menindaklanjuti tagihan yang mengakibatkan keterlambatan. Gerbang pembayaran online memungkinkan pengguna untuk mengatur pengingat guna menindaklanjuti tagihan yang belum dibayar.

Buat Jadwal Pembayaran yang Spesifik

Menambahkan detail pada faktur menambah rasa urgensi dan memastikan kedua belah pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama. Biaya keterlambatan apa pun atas pembayaran yang tertunda juga perlu disebutkan kepada klien. Gerbang pembayaran online memudahkan Anda dengan menyediakan formulir yang mudah diisi yang memastikan Anda selalu spesifik mengenai tenggat waktu pembayaran dan penalti untuk keterlambatan apa pun.

Jenis Pembayaran Online

Bentuk pembayaran non-tunai yang ditransaksikan secara online tanpa cek kertas disebut pembayaran online. Pada dasarnya ada tiga bentuk pembayaran online untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu:

1. Pembayaran satu kali dari pelanggan ke vendor – Bentuk pembayaran online ini paling umum digunakan di situs e-commerce. Setelah Anda mengisi keranjang belanja, Anda mengetik informasi kartu kredit Anda dan klik checkout. Setelah situs memproses informasi kartu kredit Anda, situs tersebut akan mengirimkan email yang memberi tahu Anda bahwa pembayaran Anda telah diterima. Beberapa situs juga memungkinkan penggunaan e-check sebagai pengganti kartu kredit.
2. Pembayaran berulang dari pelanggan ke vendor – Bentuk transaksi ini dilakukan saat Anda membayar tagihan melalui debit langsung yang dijadwalkan secara rutin dari rekening giro Anda, atau terkadang melalui tagihan otomatis ke kartu kredit Anda. Biasanya ditawarkan oleh perusahaan telepon, perusahaan asuransi mobil, dan perusahaan manajemen pinjaman, ini digunakan sebagian besar untuk kontrak jangka panjang.
3. Pembayaran otomatis dari bank ke vendor – Untuk menggunakan bentuk gerbang pembayaran ini, bank Anda harus menawarkan layanan yang disebut 'pembayaran tagihan online'. Untuk ini, Anda harus masuk ke situs web bank Anda, masukkan informasi vendor, dan otorisasi bank Anda untuk mentransfer uang secara elektronik dari akun Anda. Anda dapat memilih apakah akan melakukan ini secara manual untuk setiap siklus penagihan atau agar tagihan dibayar secara otomatis setiap bulan.

Setiap pemilik usaha kecil dapat mengatur gerbang pembayaran online untuk perusahaannya dengan sedikit kerumitan berkat banyaknya perangkat lunak dan aplikasi yang tersedia secara online. Ada banyak gerbang pembayaran yang diatur menurut bisnis tertentu. Lakukan riset Anda untuk menemukan opsi terbaik bagi Anda. Kepatuhan terhadap Payment Card Industry (PCI) adalah persyaratan untuk semua bisnis yang bertransaksi dengan kartu debit atau kredit. Hal ini memastikan bahwa sebagai bisnis, Anda diperlengkapi untuk melindungi diri sendiri serta pelanggan Anda terhadap penipuan pembayaran kartu.

Pilih Opsi Pembayaran Terbaik untuk Anda

Banyak bisnis langsung memilih untuk mendaftar dengan gerbang pembayaran online paling populer yang paling sesuai dengan pekerjaan mereka. Tanpa perlu memiliki hosting web yang aman, sistem gerbang terpisah, atau keranjang belanja terpisah, beberapa gerbang pembayaran membuat penerimaan pembayaran menjadi sangat mudah. Ini juga memakan biaya lebih sedikit pada awalnya dan memerlukan sedikit pekerjaan dari pihak klien. Namun, selalu ada baiknya, setelah bisnis berjalan, untuk menambahkan alternatif ke situs agar mendapatkan jangkauan terluas untuk bisnis Anda.

Siapkan akun pedagang untuk transaksi online. Meskipun tidak semua bisnis bisa mendapatkannya, dengan asumsi Anda memenuhi syarat, Anda perlu memutuskan bentuk pembayaran mana yang dapat Anda adopsi. Apakah hanya pembayaran kartu kredit melalui situs web Anda, atau apakah Anda memerlukan fasilitas pembayaran berulang atau bahkan sistem pembayaran telepon otomatis? Bicaralah dengan bank Anda terlebih dahulu agar dapat mengakomodasi semua kebutuhan Anda, atau untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.

Banyak bank juga meluncurkan layanan pembayaran telepon. Ada lebih dari 1,5 miliar ponsel pintar yang digunakan di seluruh dunia. Survei Forrester menemukan bahwa 38% pembelian akan dilakukan oleh orang-orang dari ponsel mereka. Angka ini diperkirakan akan mencapai 55% pada tahun 2018. Semakin mudah bagi pelanggan untuk membayar secara online atau melalui ponsel pintar mereka. Bagi banyak pelanggan muda, menggunakan opsi pembayaran online atau menggunakan ponsel pintar mereka untuk membayar telah menjadi kebiasaan kedua.

Usaha kecil perlu menyesuaikan metode pembayaran mereka dengan dunia yang paham teknologi saat ini. Ini akan sangat membantu mereka dalam menyesuaikan diri dengan target demografis mereka.

Sumber Gambar: (1,2)