Ketahui Bagaimana Faktur Pro Forma Dapat Membantu Mengurai Siklus Penjualan yang Menantang

Mencapai keseimbangan yang produktif antara berbagai aspek bisnis bukanlah hal yang mudah. Realisasi faktur yang tertunda dan belum dibayar membuatnya semakin menuntut.

Fundbox menyurvei beberapa UKM untuk memahami dampak faktur yang belum dibayar dan menemukan bahwa di seluruh Amerika Serikat, pembayaran tepat waktu dapat membantu UKM mempekerjakan tenaga kerja tambahan sebanyak 2,1 juta karyawan.

Apakah ada strategi untuk memfasilitasi pembayaran tepat waktu secara efektif di UKM?

Siklus penjualan yang dimulai dengan faktur pro forma dapat membantu menyederhanakan prosedur pembayaran. Simak detailnya segera.

Memahami Faktur Pro Forma

Apa Itu Faktur Pro Forma?

Faktur pro forma adalah perjanjian mengikat yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum atau bersamaan dengan proyek yang dikirimkan. Faktur ini mencakup spesifikasi seperti jumlah modul proyek yang akan dikerjakan, spesifikasi teknis, tenaga kerja yang terlibat, dan jam penagihan. Meskipun berisi harga jual yang tepat termasuk pajak dan biaya lain-lain, nilai ini dapat berubah.

Di antara berbagai jenis faktur, faktur pro forma terutama digunakan untuk memberikan estimasi itikad baik dan menyelamatkan pelanggan dari kejutan yang tidak menyenangkan mengenai jumlah yang dibebankan.

Faktur untuk bisnis kecil ini membantu mengatasi hambatan dalam proses persetujuan penjualan internal mereka. Hal ini juga membantu menyederhanakan prosedur penjualan dengan menghilangkan kemungkinan bolak-balik tambahan setelah konfirmasi kesepakatan penjualan. Faktur pro forma memastikan bahwa pihak-pihak yang terlibat telah menyetujui semua ketentuan, sebelum melanjutkan dengan kesepakatan akhir.

Kapan Faktur Pro Forma Diperlukan?

Faktur pro forma digunakan pada tahap awal siklus proyek ketika layanan/produk telah difinalisasi dan pembayaran sudah jatuh tempo.

• Faktur pro forma dalam penagihan bisnis kecil diperlukan sebagai:
• Alat negosiasi proaktif antara penyedia layanan dan pelanggan.
• Dokumen sukarela untuk memfasilitasi kelancaran fungsi prosedur penjualan.
• Cetak biru dari seluruh siklus proyek dengan informasi utama yang akan digunakan dalam faktur akhir.

UKM telah mulai menerapkan alat penagihan untuk memfasilitasi siklus pembayaran yang lebih cepat. Alat semacam itu tidak terbatas pada faktur penagihan, tetapi juga mengakomodasi faktur pro forma untuk memulai siklus penjualan.

Bagaimana Faktur Pro Forma Digabungkan?

Pernyataan Pro Forma untuk Merger dan Aliansi Bisnis

Melakukan merger didasarkan pada jaminan dari pihak-pihak yang terlibat. Dokumen pro forma membantu memelihara, memperkuat jaminan ini dengan deklarasi yang tepat, dan membuat para pihak mengidentifikasi pertimbangan utama yang dapat memengaruhi proses bisnis.

Pro Forma untuk Perusahaan Rintisan (Start-Up)

Perusahaan rintisan yang diusulkan mungkin mencari calon investor untuk pendanaan. Dokumen pro forma, dalam hal ini, akan menjamin bahwa perusahaan rintisan tersebut akan menguntungkan dan stabil secara finansial. Pernyataan ini menyoroti kekuatan utama dari perusahaan yang diusulkan, sehingga bertindak sebagai motivasi untuk diandalkan dan diinvestasikan.

Pernyataan Pro Forma untuk Penganggaran dan Perencanaan

Pernyataan pro forma akan mencakup anggaran dan waktu yang diperlukan mengenai kebutuhan kas perusahaan di masa depan. Ini akan mencakup estimasi perkiraan sebagai tempat penampung yang dapat dikembangkan nanti. Hal ini membantu perusahaan untuk diperlengkapi secara finansial guna mencegah penundaan yang belum pernah terjadi sebelumnya dan pembayaran yang terlambat.

Pro Forma untuk Toko Ritel

Ketika pelanggan mendekati toko ritel untuk melakukan pembelian, pesanan ditempatkan dan produk dikirimkan. Faktur pro forma menyebutkan detail pembelian dengan perkiraan biaya. Faktur akhir dibuat setelah pengiriman produk. Faktur akhir mendekati estimasi dalam faktur pro forma. Pembeli bebas untuk melakukan modifikasi dan bernegosiasi sebelum faktur akhir dikirim.

Apa Tujuan dari Faktur Pro Forma?

Tujuan dari faktur pro forma adalah untuk:

• Memberikan gambaran umum tentang biaya yang terlibat dalam siklus proyek termasuk persyaratan proyek, modul yang akan dikerjakan, dan jam penagihan yang terlibat.
• Memfasilitasi siklus pembayaran yang lebih cepat dengan memberikan perkiraan harga jual, sehingga mempersiapkan klien untuk mengatur dana yang diperlukan, yang menghasilkan pembayaran yang cepat.
• Menyatakan nilai proyek dengan spesifikasi teknis, jam kerja yang direncanakan, dan biaya penagihan untuk izin hukum, jika berlaku.
• Mengizinkan modifikasi dalam spesifikasi penjualan sebelum menyelesaikan pengiriman produk/layanan.

Informasi Apa yang Harus Dimuat dalam Faktur Pro Forma?

Faktur pro forma harus merinci detail tentang:

• Nomor faktur
• Nama dan alamat penyedia layanan/pelanggan
• Nama dan alamat penyedia layanan/pelanggan
• Deskripsi produk/layanan yang terlibat.
• Informasi terperinci tentang subtotal yang melibatkan pajak dan potongan.
• Detail tentang biaya tambahan, jika ada.
• Validitas faktur.
• Ketentuan penjualan yang diusulkan.
• Ketentuan pembayaran yang diusulkan.
• Sertifikasi yang disyaratkan oleh badan pengatur.
• Tanda tangan, stempel, dan segel penyedia layanan.

Apa yang Diharapkan setelah Mengirim Faktur Pro Forma?

Setelah faktur pro forma dikirim, pelanggan dapat melanjutkan proyek, melakukan negosiasi, atau membatalkan kesepakatan penjualan. Jika pelanggan memutuskan untuk melanjutkan proyek, ia akan memulai proses pembayaran berdasarkan ketentuan yang disebutkan dalam faktur pro forma.

Beberapa aspek lain dari faktur pro forma adalah:

• Bukan merupakan faktur final dan terbuka untuk modifikasi.
• Tidak dapat digunakan sebagai faktur resmi untuk layanan karena tidak memiliki nomor faktur yang unik.
• Format faktur ini tidak ditentukan sebelumnya dan bervariasi berdasarkan kebutuhan.
• Tidak memiliki nilai fiskal dan tidak dapat dimasukkan dalam catatan akuntansi.

Kesimpulan

Memasukkan faktur pro forma ke dalam siklus penjualan dapat bermanfaat bagi penyedia layanan maupun pelanggan. Sebagai bagian dari perangkat lunak penagihan untuk bisnis kecil, faktur ini memberikan gambaran sekilas ke dalam siklus penjualan yang membantu pemilik layanan dan pelanggan untuk diperlengkapi dengan baik secara finansial dan strategis.

Jika Anda adalah pemilik bisnis yang menghadapi tantangan serupa, mulailah promosi penjualan Anda berikutnya dengan faktur pro forma yang dihasilkan oleh perangkat lunak faktur sederhana.

Sebuah perangkat lunak penagihan online yang baik dapat membantu UKM mengirimkan faktur pro forma yang efektif kepada klien untuk transaksi yang cepat. Sudahkah Anda mulai menggunakannya untuk bisnis kecil Anda? Beri tahu kami pendapat Anda.