6 Alasan Teratas Klien untuk Keterlambatan Pembayaran Faktur dan Cara Menanganinya

Menurut studi komprehensif oleh MarketFinance, yang sebelumnya dikenal sebagai MarketInvoice, sekitar 60 persen dari semua faktur dibayar terlambat. Laporan tersebut juga mengungkapkan bahwa rata-rata faktur dibayar enam hari terlambat dan seperlima dari semua faktur dibayar lebih dari dua minggu terlambat.

Hal ini sangat merugikan bagi pemilik usaha kecil, yang bergantung pada arus kas yang konstan untuk menjalankan operasional dengan lancar serta membayar karyawan dan vendor tepat waktu. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui alasan-alasan teratas yang diberikan klien atas ketidakbayaran faktur dan juga cara menangani keterlambatan pembayaran — kelangsungan bisnis Anda bergantung padanya.

1) “Cek kami sedang dalam pengiriman.”
Karena tidak ada cara bagi Anda untuk memverifikasi apakah klien telah mengirimkan cek tersebut, mereka mungkin menyalahkan sistem pos dan memberi tahu Anda bahwa cek tersebut belum sampai kepada Anda karena ketidakefisienan departemen pos. Ini mungkin hanya alasan untuk mengulur waktu. Jadi, jika pembayaran tertunda lama, masuk akal untuk mengambil sikap yang lebih tegas dan meminta mereka membatalkan cek sebelumnya, membayar Anda melalui surat tercatat, dan memberikan nomor pelacakan kepada Anda.

2) “Kami belum menerima tagihan Anda.”
Saat Anda mendengar alasan ini, pertama-tama, periksa kembali alamat tempat Anda mengirim faktur. Jika sudah akurat, kirimkan kembali faktur Anda melalui faks/surat tercatat dengan persyaratan mendapatkan tanda tangan klien saat pengiriman.

3) “Kami belum menerima produknya.”
Jika produk Anda berupa file/dokumen digital, Anda dapat dengan cepat mengirimkannya kembali. Namun, jika itu adalah produk fisik, Anda perlu melacak proses pengiriman dan mendapatkan tanda tangan klien saat diterima.

4) “Orang yang menangani ini sedang tidak ada.”
Hal ini dapat didengar dari klien terutama di sekitar hari libur. Pada hari-hari lain, mereka mungkin merespons dengan alasan klasik “dia sedang sakit”. Jika mereka dijadwalkan kembali dalam beberapa hari, wajar untuk menunggu dan menghubungi mereka untuk mengurus pembayaran nanti. Namun, jika klien tidak yakin dengan waktunya, pastikan Anda mencari detail kontak pengganti dan mendesak mereka untuk memproses pembayaran Anda. Anda harus menekankan pentingnya akun Anda dan fakta bahwa pembayaran sudah sangat terlambat.

5) “Kami belum menerima pembayaran dari klien yang lebih besar.”
Salah satu cara untuk menangani alasan ini adalah dengan meminta klien Anda membayar secara mencicil. Jika Anda menyadari klien Anda memiliki masalah arus kas, Anda dapat meminta mereka untuk melakukan pembayaran lebih awal atau setidaknya memberikan deposit selama transaksi di masa mendatang.

6) “Sistem sedang down.”
Melimpahkan kesalahan pada teknologi adalah cara umum untuk menunda pembayaran. Bersikaplah terbuka dengan klien Anda, dan tanyakan kapan mereka memperkirakan masalah tersebut akan teratasi. Minta mereka untuk mengirim cek jika mereka menjawab bahwa mereka tidak yakin kapan sistem akan kembali normal.

Kesimpulan

Usaha kecil dapat menghindari sebagian besar alasan ini melalui penggunaan perangkat lunak faktur kelas atas, seperti yang disediakan oleh Cloud Books. Klien tidak dapat mengklaim bahwa cek pembayaran “sedang dalam pengiriman” atau “kami belum menerima tagihan” atau “sistem sedang down.” Perangkat lunak faktur berbasis cloud dapat melacak semua transaksi dan detailnya disimpan di cloud. Informasi tersebut dapat diakses kapan saja dari perangkat apa pun.

Bagi usaha kecil, pembayaran tepat waktu dari klien sangatlah penting. Oleh karena itu, belajar menangani alasan keterlambatan pembayaran secara efisien dapat sangat membantu dalam memastikan kesuksesan Anda. Yang terpenting, hal ini menumbuhkan suasana saling menghormati dan menetapkan preseden untuk hubungan bisnis yang lebih baik di masa depan.

Baca Juga: Cara menghindari faktur yang belum dibayar dan cara terbaik untuk menangani klien yang membayar Anda terlambat