QuickBooksの機能を低下させる4つの要因

言うまでもなく、QuickBooksは中小企業から大企業、財務マネージャー、公認会計士にとって非常に有益な会計ソフトウェアです。実際、会計業務を非常に容易なものにしてくれました。このプログラムについて語られる良い評判は、あらゆる観点から真実です。しかし、技術的な不具合が発生した瞬間にユーザーから不満の声が上がるのも、紛れもない事実です。とはいえ、ユーザーが日々直面するあらゆる問題の責任をQuickBooksだけに押し付けることはできません。ユーザー側の過失が壊滅的な状況を招いているケースも少なくありません。もしあなたが、この財務ツールを障害や不快感なく使いこなすために、一般的な落とし穴を知り、それを回避したいと考えているQuickBooksユーザーであれば、以下に挙げる行為を避けるべきです。

アプリを放置する：非常に多くのユーザーが、何も作業をしていないにもかかわらずQuickBooksを開いたままにしています。昼食に出かけたり、映画を見に行ったり、遠出をしたりする際に、このアプリを放置したままにします。おそらく、その影響について認識していないのでしょう。データファイルにパスワード保護が設定されていない場合、ユーザーのデータは脆弱になり、第三者に操作される危険性があります。このような場合、データファイルの破損はよくある現象です。例えば、ネットワーク接続が極端に不安定になり、QuickBooksがログアウトされていないと判断した場合、データファイルに深刻な問題が発生する可能性があります。最悪の結末として、データベースマネージャーがまだ接続中であると判断した場合、問題を解決するためにサーバーの再起動が必要になるかもしれません。

アップグレードを行わない：QuickBooksのアップグレードを怠ると、高い代償を払うことになるかもしれません。多くのユーザーが考えていることとは逆に、このソフトウェアをアップデートする主な理由は、Intuitにお金を払うためではありません。実際、すべてのメジャーリリースには、数多くのソフトウェア修正や新しい税法への対応が含まれています。したがって、アップグレードが非常に高価な提案であると見なされたとしても、アップデートされたバージョンを使用しないことの方がはるかに壊滅的です。例えば、あなたがQuickBooks Enterprise Hosting Servicesを利用している会計士で、TimesheetsやMicrosoft Office 365 ProPlusなどのアドオンを使用している場合、タイムリーにアップグレードを行わなければ、ソフトウェアを最新の状態に保たない限り、作業に支障をきたす可能性があります。信頼できるQuickBooks向けのクラウドホスティングプロバイダーを選択すれば、技術的な詳細を気にする必要がなくなり、作業が大幅に楽になります。

クリーンインストールを重視しない：インストールが破損した際に、Windowsがアンインストールを完璧に処理してくれると誤解してはいけません。そのような考え方は、その後のインストールを大失敗させる原因になります。したがって、アンインストールを実行した後は、ディレクトリ構造を確認し、不要なファイルを削除することをお勧めします。ただし、ファイルを削除する際は、将来的にそのアプリケーションが必要になる場合に備えて、QuickBooks POSに関連するものを誤って消去しないよう注意深く行う必要があります。キーとプロダクトコードが見つかったとしても、インストールを実行したからといって、それがクリーンインストールであるとは限らないことを理解しておくべきです。

無思慮にサーバーを再起動する：プログラムのユーザーに警告を発することなくサーバーを再起動することは、利益よりも害をもたらす可能性があります。したがって、サーバーに多くの問題が発生しており、再起動が唯一の解決策であると確信できる理由がある場合でも、衝動的に実行すべきではありません。その代わりに、データファイルで作業中のすべてのユーザーに事前に通知する必要があります。サーバーを再起動して接続が切断されると、ほとんどの場合、データファイルが破損してしまうからです。このような状況を避けるためには、サーバーが停止するため終了する必要があることを、すべてのユーザーに事前に警告するだけで十分です。全員がログアウトした後に再起動プロセスを行えば、スムーズに進みます。

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