請求書の支払いを期限通りに受け取るための7つの方法

期限通りに支払いを受けることは、多くの中小企業経営者にとって大きな課題です。企業と消費者が電子的に送金できるよう、オンライン決済サービスがWeb上で急速に普及しました。これらのサービスのおかげで、企業は世界中のメールアカウントを持つほぼすべての顧客から支払いを受け取ることができます。

調査によると、中小企業は、Eコマースサービスの最適化において大企業に遅れをとっていることがわかっています。同調査では、これらの企業の90%以上がオンライン化している一方で、自社サイトで電子決済を受け入れられるのはわずか20%であることが観察されました。オンライン決済サービスは、クレジットカードやデビットカードの受け入れに代わるもの、または補完するものとして利用できます。

オンライン決済ゲートウェイは、従来の加盟店アカウントよりも手数料が安く設定されています。これは、複数の少額取引を行う中小企業にとって、取引を大幅に簡素化できるという大きなメリットがあります。また、顧客サービスの観点からも、より良い支払い手段を求めて顧客が離れていかないよう、複数の支払いオプションを用意しておくことが推奨されます。

今日の消費者は、単なる割引だけでなく、欲しい商品に対する割引を提供するインテリジェントなオファーに動かされています。このような時代において、請求書の期限内支払いと顧客向けの複数の支払いオプションは、すべての中小企業にとって必須の要素です。

以下に、企業が請求書の迅速な支払いを確実にするためのいくつかの方法を紹介します。

請求業務を優先する

中小企業にとって、円滑なキャッシュフローは不可欠です。非常に単純なアドバイスに聞こえるかもしれませんが、請求書を送るのが早ければ早いほど、支払いは早く行われます。プロジェクトの作業が完了したらすぐに請求書を発行することを最優先事項にすべきです。中小企業では作業を溜め込んでしまい、見落としが発生することがよくあります。これを管理する簡単な方法は、多くの手軽なオンライン請求ゲートウェイを利用して、発行が必要な請求書を追跡することです。

すべての作業を記録する

中小企業のもう一つの問題は、特定のプロジェクトで行われた正確な作業量を把握し損ねることです。オンラインのプロジェクト追跡システムを利用すれば、各プロジェクトに費やした正確な時間を記録できます。これにより、請求プロセスが大幅に簡素化されます。

マナーを大切にする

プロジェクト完了後にクライアントとやり取りする際、「お願いします」や「ありがとうございます」といった言葉を添えることは、期限通りの支払いを受けるために非常に効果的です。調査によると、請求書に丁寧な言葉遣いを用いると、支払い率が5%向上することがわかっています。支払い期限の前に「お願いします」と添え、最後に「ありがとうございます」と加えるだけで、期限通りに支払う顧客とそうでない顧客の差が生まれる可能性があります。

網羅的な請求書を作成する

請求書には、請求先住所、日付、契約番号、発注書、納税者番号、口座番号などの標準情報を常に含める必要があります。また、作業指示書、作業範囲記述書（SOW）、契約書など、提供することに合意した内容を正確に概説した文書を添付するのも良い考えです。

オンライン化する

小切手に署名することは、支払い手続きに余分なステップを追加することになります。その結果、請求書の発行から支払いまでの期間が長くなります。調査によると、電子決済は従来の支払いよりも8日早く行われることが指摘されています。オンラインでの支払いオプションを簡単に利用できるようにすることは、支払い時間を短縮するだけでなく、期限内に支払う顧客の数を増やすことにもつながります。

リマインダーを設定する

残念ながら、請求書を送るだけでは終わりではありません。中小企業経営者は、請求のフォローアップを忘れがちで、それが遅延につながることがよくあります。オンライン決済ゲートウェイを使用すると、未払いの請求書に対するフォローアップのリマインダーを設定できます。

具体的な支払い期限を設定する

請求書に詳細を記載することで緊急性が増し、関係者双方が同じ認識を持つことができます。支払い遅延に対する遅延損害金についても、クライアントに明記する必要があります。オンライン決済ゲートウェイは、記入しやすいフォームを提供することで、支払い期限や遅延時のペナルティを常に明確にできるようにサポートします。

オンライン決済の種類

紙の小切手を使用せず、オンラインで取引される非現金決済の一形態をオンライン決済と呼びます。期限通りに支払いを受けるために役立つオンライン決済には、主に3つの形態があります。

1. 顧客からベンダーへの単発支払い – この形態のオンライン決済は、Eコマースサイトで最も一般的に使用されています。ショッピングカートに商品を入れた後、クレジットカード情報を入力してチェックアウトをクリックします。サイトがクレジットカード情報を処理すると、支払いを受け取ったことを知らせるメールが届きます。一部のサイトでは、クレジットカードの代わりに電子小切手（e-check）の使用も許可されています。
2. 顧客からベンダーへの継続的支払い – この取引形態は、当座預金口座からの定期的な口座振替や、クレジットカードへの自動課金を通じて請求書を支払う際に行われます。通常、電話会社、自動車保険会社、ローン管理会社などが提供しており、長期契約に最もよく使用されます。
3. 銀行からベンダーへの自動支払い – この決済ゲートウェイを利用するには、銀行が「オンライン請求書支払い（online bill pay）」というサービスを提供している必要があります。これを利用するには、銀行のWebサイトにログインし、ベンダーの情報を入力して、口座から電子的に送金するよう銀行に承認を与える必要があります。これを請求サイクルごとに手動で行うか、毎月自動的に支払われるようにするかを選択できます。

オンラインで利用可能な多くのソフトウェアやアプリケーションのおかげで、どの中小企業経営者でも、最小限の手間で自社向けのオンライン決済ゲートウェイを構築できます。特定の業種向けに整理された決済ゲートウェイも多数あります。自分にとって最適なオプションを見つけるために調査を行ってください。デビットカードやクレジットカードで取引を行うすべての企業には、PCI（Payment Card Industry）コンプライアンスが求められます。これは、企業としてカード決済詐欺から自社と顧客の両方を保護する体制が整っていることを保証するものです。

自分に最適な支払いオプションを選択する

多くの企業は、自社の業務に最も適した人気のオンライン決済ゲートウェイと直接契約することを選択します。安全なWebホスティング、個別のゲートウェイシステム、または個別のショッピングカートを用意する必要がなく、一部の決済ゲートウェイは支払いの受け取りを非常に簡単にします。また、初期費用が安く、クライアント側の作業もほとんど必要ありません。しかし、ビジネスが軌道に乗ったら、ビジネスのリーチを最大限に広げるために、サイトに代替手段を追加しておくことは常に良い考えです。

オンライン取引のために加盟店アカウントを設定しましょう。すべての企業が取得できるわけではありませんが、資格がある場合は、どの支払い形態を採用するかを決定する必要があります。Webサイトを通じたクレジットカード決済のみでよいのか、それとも継続的な支払い機能や自動電話決済システムが必要なのかを検討してください。まずは自分の銀行に相談して、すべてのニーズに対応できるか、あるいは正しい方向性を教えてもらうようにしましょう。

多くの銀行も電話決済サービスを開始しています。世界中で15億台以上のスマートフォンが使用されています。Forresterの調査によると、購入の38%がスマートフォンから行われることがわかっています。この数字は2018年までに55%に達する見込みです。顧客にとって、オンラインやスマートフォンで支払うことはますます便利になっています。多くの若い顧客にとって、オンライン決済オプションやスマートフォンでの支払いは、すでに当たり前のこととなっています。

中小企業は、今日のテクノロジーに精通した世界に合わせて支払い方法を適応させる必要があります。これは、ターゲットとする層に適合していく上で大いに役立つでしょう。

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