売掛金回収のヒント：多様な手段で確実な入金を

繰り返しのメールリマインダーを送っても、「支払ってください」というメッセージが相手に届いていませんか？30日、60日、90日ごとの請求書送付や、毎週の電話連絡はどうでしょうか？

私たちの経験上、同じ種類のメッセージを繰り返し送るだけでは、大きな成果は得られません。なぜでしょうか？理由は以下の通りです。

見落とされやすい。もし顧客がメールをほとんどチェックしない人だったら？あるいは電話でのやり取りを嫌う人だったら？あるいは、郵便物の管理をうっかり屋のアシスタントに任せていたらどうでしょう？あるCloudBooksユーザーは、顧客が数千もの取引先への支払いを抱えているため、メールのリマインダーだけでは埋もれてしまうと語っていました。

言い訳を許してしまう。顧客にとって、「請求書を受け取っていない」という未払いの言い訳が容易になってしまいます。

「声」が十分に届いていない可能性がある。優れた債権回収や売掛金管理の担当者は、「泣く子も黙る」ではなく「鳴く鳥は撃たれる（主張する者が利益を得る）」ことを知っています。入金してもらうための秘訣は、あなたの請求書を顧客の買掛金リストの最優先事項にすることです。

だからこそCloudBooksは、入金を促進するための幅広いフォローアップツールを提供しています。確かに、他の企業はメールリマインダーのような単一のツールに注力しているかもしれません。それはあなたにとってフォローアップを簡単にするかもしれませんが、方程式のもう半分である「確実に支払ってもらう」という本質的な課題には対応できていません。

ここで、Institute of Financial Operationsによる2012年の文書管理調査をご紹介します。この調査は、なぜ複数のアプローチを組み合わせることが売掛金管理の成功の鍵となるのかを明確に示しています。IFOは企業、政府、非営利団体の買掛金および売掛金担当者にインタビューを行い、特に紙の請求書について尋ねました。

調査から得られた重要なポイントは以下の通りです：

• 回答者の83%が、月に1件から225件の請求書を紛失していると認めた
• 2%が、職場では月に226件から350件の請求書が紛失されていると回答した
• 請求書を紛失することがないと回答したのはわずか15%だった

この結果からいくつかのことがわかります。第一に、デジタル決済は増加していますが、依然として多くの企業が紙の請求書を好んでいるということです。これが、私たちがCloudBooksで紙の請求書を重視している理由です。私たちは顧客に代わって物理的に請求書を郵送しており、それは私たちのビジネスの中心的な要素となっています。第二に、世の中には紛失された請求書が非常に多く存在しており、その中の一つ（あるいは複数）があなたの請求書である可能性があるということです。

私たちの推奨は、売掛金管理の手段に新しいフォローアップ方法を追加することです。普段は紙の請求書を送っているなら、たまにはメールを送ったり、電話をかけてみたりしてください。親しみのある対話こそが、あなたの請求書を優先的に支払ってもらうために必要なことかもしれません。

そして、控えめながら提案させていただきます。ぜひCloudBooksをお試しください。私たちが存在するのは、あなたが可能な限りのツールを駆使して確実に入金を得られるようサポートするためです。