タスクを整理するためのベストなヒント

タスクを整理するためのベストなヒント：

タスクを記録することは、戦いの半分に過ぎません。残りの半分は、そのタスクをどのように整理するかという点にあります。残念ながら、覚えておくべきことをインデックスカードに書き留めるだけでは、限界があります。もしそこで止まってしまえば、デスクやキッチンカウンターの上はインデックスカードの山になってしまうでしょう。タスクを記録する目的が、クライアントを満足させ、フリーランスのビジネスを成長させるために行動を起こすことであるならば、記録したすべてのタスクに対して何らかの処理を行う必要があります。

私のオフィスにはアンティーク品があります。皆さんの多くも同じものを持っているのではないでしょうか。それは「インボイス（受信箱）」です。コンピュータのメールアプリの中にあるものではなく、現代の私たちが使っている「インボイス」という言葉の語源となった、元祖とも言える存在です。私のものは3つの高い壁があるプラスチック製のトレイで、その目的は皆さんにもおなじみでしょう。

遠い昔、コンピュータがオフィスになかった時代のことです。ビジネスオーナーが郵便で請求書（封筒に入った紙の請求書）を受け取ると、それを開封して読み、インボイスに入れていました。その小さな箱が、実行すべきすべての項目の収集場所となっていたのです。完了すると、長期保管のために（物理的なフォルダに）ファイリングしていました。

今となっては信じられないかもしれませんが、数年前まではこのように仕事が行われていました。過去20年間でツールは変化したかもしれませんが、その根底にある概念は変わっていません。ツールやギミックに注目するのではなく、基本的な整理の原則をマスターしてください。ツールは常に変化します。しかし、基本は時代を超えて不変です。

さて、あなたはすべてを記録していることでしょう。素晴らしいことです。タスクをたくさん集めたら、それをどこかに置く必要があります。そこで登場するのが「マスターコレクション」です。

これは比喩的な意味でのインボイスであり、すべてを記録するために費やした時間と労力を無駄にしないために、受け入れるべきいくつかの特徴があります。これらの性質を一つずつ分解して説明しましょう。

一つにまとめること
複数のToDoリストを持っているフリーランスを知っています。中には、プライベートと仕事のタスクを分け、それぞれのカテゴリーにマスターコレクションを持っている人もいます。分類を明確にするために、コレクションごとに全く異なるアプリケーションを使用することさえ一般的です。私はこのやり方には問題があると考えています。すべてを一つのコレクションにまとめておく方がはるかに良いでしょう。

分割すると、絶え間ない管理が必要になります。手順が増え、複雑さが増します。複雑なシステムは単純なシステムよりも壊れやすく、生産性システムにおいて失敗の余地を作ることは最も避けるべきことです。より良い選択、そして摩擦が最も少ない選択は、すべてを一つの大きなリストにまとめることです。

理解はできます。多くの点で、タスクを細分化して分類する方が論理的に思えるかもしれません。しかし、私はすべてを「完了までに必要なステップ数」という観点で考えています。生産性システムを複数のコンパートメントに分けると、記録するたびに「どのマスターリストにこのタスクを分類すべきか」を判断する必要があります。仕事とプライベートを分ける友人のように、たとえカテゴリーが2つだけであっても、複雑さと余分な判断が生まれてしまいます。

そうではなく、すべてを一つの場所にまとめてください。こうすれば、タスクのテキストと期限だけに集中すればよくなります。プロジェクトや生活の領域ごとにタスクを整理することが重要であれば、前章の例で挙げた「SMITH」のように、タスクのテキストの先頭に所属先を示す参照用語を付けるという私のトリックを使ってください。これについては後ほど詳しく説明します。

必要な情報がすべて含まれた一行のテキストがあれば、膨大なタスクリストの中から各項目を把握しやすくなります。ToDoリストを断片化しないでください。各項目を記録・整理するシステムを可能な限り摩擦のないものにしたいなら、リストは一つでなければなりません。

忘れてはならない期限
記録するすべてのタスクには期限が必要です。これは子供を持つことに似ています。すべての子供には名前が必要です。病院を出るまで名前を決めなかった夫婦を知っていますが、結局は名前を付けました。期限のないタスクは、名前のない子供のようなものです。

タスクを完了させるべき日として期限を設定する人がいます。しかし、大規模なクライアントプロジェクトの一部である小さなタスクを行う場合は、プロジェクト全体の期限よりも十分に早い「実行日（Do date）」を設定することをお勧めします。これは、そのタスクを「実行」する予定の日です。一つのタスクで終わるプロジェクトもあれば、数十のタスクが連なるプロジェクトもあります。各タスクには、プロジェクト全体の期限に向けて順番にこなしていくための予定日が必要です。

私はマスターコレクションにタスクを追加する際、期限を設定します。前述の通り、私はOmniFocusというアプリを使っていますが、自分に合った解決策を見つけてください。タスクを一般的な山に放り込み、週に一度戻って期限を追加したり整理したりするのを好む人もいます。私は、タスクが生まれた瞬間、つまり最も記憶が新鮮な時に期限を設定するのがベストだと考えています。だからこそ、少し考えて日付を割り当てるのです。

この決定は、今後数日間を見て、どれくらい空いているか、あるいは詰まっているかを確認して行います。ここで初めて、タスク名に含まれる時間見積もりが役立ちます。もし明日のリストに1時間のタスクが6つ入っていれば、それは満杯であり、それ以上追加するのは愚かなことです。その場合は翌日を確認します。さらにその次も。1時間のタスクを入れる余裕がある日が見つかるまで先を見ます。実際の「期限」（クライアントが成果物を期待している日）がその日よりも後であれば、問題ありません。その日まで設定して忘れてしまいましょう。

ただし、これらの日付は変更可能です。夜に座って翌日のスケジュールを立てる時（これについては後ほど詳しく説明します）、計算を再評価し、リストにあるすべてが本当にその日に収まるかどうかを判断します。もし項目を削る必要があるなら、優先度の低い項目から順に先の日付へ移動させます。日付を設定する（行動する）ことには厳格であるべきですが、その日付がいつであるか（詳細）については柔軟でありましょう。

常に手元に
可能であれば、どこからでもアクセスできるタスク収集方法を使用してください。外出中やクライアントとの打ち合わせ中にマスターリストにアクセスする必要があるかもしれません。いつでもどこからでもマスターリストにアクセスできることは、フリーランスにとって大きな恩恵ですが、その必要性に気づいている人はほとんどいません。

優れた単体ツールとしての多くの機能に加え、私はOmniFocusを好んでいます。なぜなら、iPhoneやiPad用のアプリがあり、すべてのデバイス間でデータベースを最新に保つ素晴らしい同期システムがあるからです。さらに、3つのバージョンのアプリすべてでタスクの記録とリストの処理が非常に簡単に行えるため、OmniFocusはすべてのフリーランスが収集システムに求めるべき教科書的な例となっています。

Evernoteも同様に機能します。Web版を使えば公共のコンピュータからでもアクセスできるという利点があります。また、Evernoteはクライアントとの打ち合わせ中や電話中にメモを取るのに最適（言うまでもありませんが）なので、プロジェクトのすべてのメモをタスクと同じシステム内に保持できます。

ノートにマスターリストを書いておくこともできますが、どこへ行くにも必ず持ち歩くことを誓ってください。そして、洗濯をする時にジーンズの中にノートを入れっぱなしにしないように気をつけてください。それはビジネス（そしてジーンズ）にとって非常に悪い結果を招くでしょう。

結局のところ、最も重要なことは、記録されたタスクのコレクションがあなたのフリーランスビジネスの生命線であると覚えておくことです。それらを見つけやすく、整理しやすく、即座にアクセスできるようにしておかなければ、足首に重りを付けているようなものです。成功するためには、素早く自由に動く必要があります。

ToDoリストを整理することが、それを可能にする鍵なのです。