中小企業向けオンラインプロジェクト管理ソフトウェア：賢い選び方

調査結果によると、プロジェクト管理の価値を完全に理解している組織はわずか58%に過ぎません。その一方で、実に93%の組織が標準化されたプロジェクト管理手法を使用していると報告しています。実際、高い成果を上げているプロジェクトの77%がプロジェクト管理ソフトウェアを活用しています。

2017年から2018年にかけて、アジャイルプロジェクトの管理にスプレッドシートを使用している組織の割合は74%から67%に減少しました。これは、これらの組織が専門的なプロジェクト管理ツールへ移行したためです。

中小企業を成功させるためには、目標に集中し、遅延なく達成を支援してくれるシームレスなプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。

計画やスケジューリング、コミュニケーションの初期段階から、重要なリソースの管理、コスト追跡、レポート作成に至るまで、堅牢なプロジェクト管理プログラムがあれば、すべてを完璧にこなすことができます。さらに、あらゆるプロセスにおいて高い透明性を保ちながら、容易にコラボレーションできるようになります。

中小企業向けプロジェクト管理ソフトウェアの主な目的は、プロジェクトマネージャーのタスクを合理化し、簡素化することです。これにより、プロジェクト関連タスクの実行における「何を」「いつ」「なぜ」「どのように」行うかを決定する主導権を握ることができます。

容易なコラボレーションのおかげで、異なるチームが複数のアプリケーションを横断して協力し、最新の進捗状況を把握しながらプロセスを統合できます。ファイル共有、タスク監視、レポート作成、コミュニケーションといったタスクを1か所で行うことが可能です。

言い換えれば、包括的なクラウド型プロジェクト管理ソフトウェアは、細かな詳細から全体像まで、常に把握できるようにしてくれます。

ご存知でしたか？ プロジェクトのパフォーマンスは世界的に向上しています。2018年には、プロジェクトの約70%が当初の目標やビジネス上の意図を達成し、約60%が当初の予算内で完了しました。これらの数字は、2016年のそれぞれ62%と50%から上昇しています。

ビジネスに適したプロジェクト管理システムを選択することが極めて重要である理由は、以下の通りです。

• 困難な取り組みではありますが、適切なプロジェクト管理プログラムを使用することで、ビジネス運営を整理し、最高水準のワークプロセスを通じて最適な成果を提供できるようになります。
• 現代のビジネス環境において、紙やペン、スプレッドシートといった手作業や時代遅れのツールで記録を維持することは、非常に非効率でエラーが発生しやすいことが証明されています。プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、こうした問題を回避できます。
• クライアントはあなたのビジネスに高いパフォーマンスを期待しています。期限の遅延、リソースの浪費、不十分なリスク管理などの問題は、あなたにとって大きなトラブルを招き、プロジェクトが軌道に乗る前に失敗に終わる可能性があります。効率的なプロジェクト管理システムを導入していれば、このような事態は起こりません。
• 効果的なクライアント管理は、中小企業を成長させるための重要な側面です。適切なプロジェクト管理ツールは、この点もカバーします。

さて、中小企業にとって最適なシステムをどのように選べばよいのか、疑問に思っているのではないでしょうか。

その方法をお教えしましょう。

中小企業向けのプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ際は、以下の点を考慮してください：

1. クラス最高か、ビジネスニーズに合っているか

多くの中小企業オーナーは、大企業のニーズを満たすことを約束する機能が詰め込まれたハイエンドなソフトウェアを購入するという間違いを犯します。この種のソフトウェアは通常「クラス最高（Best-in-Class）」として宣伝されます。しかし、賢明な判断として、それが自社のビジネスニーズにとって本当に最適かどうかを見極める必要があります。

通常、そのようなプログラムは最終的に棚の肥やし（shelfware）になってしまいます。ビジネスオーナーは、名前をよく耳にするという理由だけで選んでしまい、この罠に陥ります。プログラムの機能や利点を自社のビジネスに関連付けて評価し、賢く投資することが必要です。

手作業やスプレッドシートの方法がこれまでビジネスに役立ってきたとしても、時代の変化に合わせてテクノロジーを活用し、プロジェクト管理のプロセスと成果を向上させる必要があります。次に見つけたソフトウェアをすぐに購入することを推奨するわけではありませんが、自社の具体的な要件を特定し、システムのギャップを埋めるプログラムを選択することをお勧めします。

2. 無料トライアルはあなたのためにある

最初にプロジェクト管理ツールを実際に試して、ニーズに合っているかどうかを判断するのは理にかなっています。ただし、1つや2つで満足してはいけません。5〜10個のプログラムのデモを確認し、いくつか候補を絞って動作を確認しましょう。

ほとんどのプロバイダーやベンダーが提供している、制限付きアカウントまたは一定期間の無料トライアルを活用してください。プロバイダーがこれを明示していない場合は、遠慮なく問い合わせてみましょう。

次に、選択するソフトウェアは、コミュニケーションとコラボレーションのプロセスを可能な限り完璧にするものであるべきです。そのため、購入前にチームで新しいソフトウェアを試用することが重要です。プロセスがチームにとってどのように機能しているか、フィードバックを得ましょう。そうすることで、チームも意思決定プロセスに参加していると感じるようになります。

トライアル期間は、ソフトウェアを評価し、自分の作業スタイルやビジネスニーズに合っていると確信できる十分な長さであるべきです。すべてのプロバイダーを評価し、妥協するのではなく、実際に役立つシステムを手に入れられるようにしましょう。

最も重要なのは、カスタマーサービスとベンダー全体の対応力を常に考慮することです。多くの場合、専門家でさえカスタマーサポートを軽視するという小さなミスを犯し、後でトラブルに巻き込まれることがあります。

なぜカスタマーサポートを軽視してはいけないのでしょうか？

もし行き詰まったり、疑問点があったりしてサポートチームに連絡したのに、望むような回答が得られなかった場合、それはプロジェクトにとって破滅を意味します。

したがって、賢明な行動は、いくつか質問を投げかけて、その回答への対応力や提供される解決策を確認することです。そうすることで、彼らがどれほど受容的で協力的かを見極めることができます。

3. コスト対機能

プロジェクトの規模に関わらず、中小企業は通常、予算の制約の中で運営されています。そのため、独自のビジネスニーズに最適なソフトウェアを選ぶことは困難な場合があります。そのような場合、投資に対して完全な価値を提供するプログラムを選ぶのが賢明です。

プロジェクト管理ソフトウェアのコストはプロバイダーによって異なります。50ドル程度で済むものもあれば、複雑なERPソリューションでは数千ドルの費用がかかることもあります。質の高いソフトウェアを手に入れることに集中すれば、お金を有効に使ったと言えるでしょう。

考慮すべき要素には以下が含まれます：

· 理想的な支払いソリューションは何か？
· サブスクリプションオプションを選ぶべきか、それとも月払い/四半期払い/年払いを維持すべきか？
· プログラムの導入と実装にどれくらいの費用がかかるか？
· 支払う価格に対して十分な機能や利便性が得られているか？
· プログラムを導入することで、導入せずにビジネスを行うよりもコストがかかるか？

上記の質問への回答は、そのソフトウェアがコストを正当化できるかどうかを判断するのに役立ちます。

4. 将来への拡張性

多くの中小企業オーナーは、目先のニーズだけを満たすプロジェクト管理ツールを購入し、急速なビジネス成長の可能性を見落としてしまいます。事業が拡大するにつれて、ソフトウェアが成長するビジネスの需要や顧客の期待に対応できるほど柔軟ではないことに気づきます。

これでは、高度なプログラムを購入するためにさらなる支出が必要になります。ビジネスの進展とともに成長する、柔軟で拡張性の高いプロジェクト管理システムに投資することが不可欠です。成長に合わせて機能を追加したり、アップグレードしたりできるプログラムを確実に手に入れましょう。

5. サイバー攻撃からの保護

プロジェクト管理ソフトウェアのセキュリティ面を過小評価すると、危険を招きます。間違いなく、セキュリティはソフトウェアソリューションに投資する際に考慮すべき最も重要な要素の1つです。

クライアントがあなたと提携するとき、彼らは最も重要で機密性の高いデータの一部をあなたに託しています。利害関係者がソフトウェアにハッキングし、この機密情報を盗んだり悪用したりして、信頼と信用を失うことだけは避けなければなりません。

クライアントのデータ以外にも、あなた自身のビジネスデータ、研究、調査結果、特許、商標も、悪意のあるサイバー犯罪者から守る必要があります。

サイバー攻撃やその他のセキュリティ問題を防止・回避することは、初日から優先順位を高くしておくべきです。強化された安全なプログラムを選択することで、ハッカー、マルウェア、ウイルスなどから身を守ることができます。

購入を検討しているソフトウェアのセキュリティ機能を再確認し、その信頼性を評価することをお勧めします。さらに、ベンダーが定期的にデータをバックアップする効率性と信頼性も、意思決定の要素に含めるべきです。現在の業務を妨げることなく、顧客情報をバックアップするために安全なホスティングプラットフォームを使用しているかどうかを確認してください。

この点に関するもう一つの考慮事項はダウンタイムです。選択するプロジェクト管理ソリューションは、不具合なく常に利用可能であるべきです。プロジェクト管理ツールの問題や、ベンダーのカスタマーサポートチームが質問に対応できないという理由で、クライアントを待たせるような事態は避けたいものです。

6. 使いやすいインターフェース

プロジェクト管理ソフトウェアに投資する主な理由の一つは、ビジネスオーナーが日々の業務について心配するのをやめ、ビジネス戦略に集中できるようにするためです。

時間は貴重な資源です。ソフトウェアの使い方を学ぶことに時間を費やすのは避けたいですよね！

ユーザーフレンドリーなインターフェースを備え、あまりトレーニングを受けなくても簡単に操作できるプロジェクト管理ソリューションを手に入れることが不可欠です。最高のプログラムは最小限のトレーニングで済み、ユーザーがすぐに使い始めることができます。これは、直感的なユーザーインターフェースのおかげです。

ここで見落とされがちな要素の一つは、ソフトウェアがユーザーの誤解やコストのかかるミスを犯すリスクを最小限に抑えるべきだということです。ユーザーフレンドリーであることを保証するために、ソフトウェアは以下の条件を満たすべきです：

• 直感的： ソフトウェアは初心者でも使いやすく、専門家が設定を変更できるものであるべきです。ソフトウェアの設定を見つけて変更することが迅速かつ手間のかからないものである必要があります。
• アクセシビリティ： プロジェクト管理システムは、ログインIDとパスワードを使用して、オンサイトのスタッフとリモートスタッフの両方が簡単にアクセスできるべきです。さらに、デバイスやプラットフォームを問わずアクセスできる必要があります。
• サポート： クラウドベースのオンラインプロジェクト管理ソフトウェアの機能は、パフォーマンスを最大化し、成果を向上させるために定期的にアップグレードされます。プログラムは、これに関して無料または妥当な価格で適切なメンテナンスとサポートを提供する必要があります。

結論

特定のビジネス要件に合ったプロジェクト管理ソフトウェアを選択することが、組織の目標を達成するための鍵です。それは、意思決定能力の向上と顧客満足度につながり、揺るぎない成功をもたらします。ただし、機能について大げさな主張をする派手なソフトウェアに惑わされないでください。結局、コストが高くなり、必要のない機能ばかりになってしまう可能性があります。上記の要素に注意を払えば、ビジネス、チーム、クライアントに完璧にフィットするものを見つけることができるでしょう。

中小企業の推進にプロジェクト管理ツールを使用していますか？どの機能が最も重要だと思いますか？コメントで教えてください。