お金の流れを追跡するために知っておくべきすべてのこと

ビジネスを始めることは、恐ろしく、過酷で、爽快であり、多くの場合、圧倒されるような経験です。それは間違いなく、あなたの人生において最も重要かつリスクの高い投資の一つです。ビジネスを立ち上げ、日々の持続可能性と機能を確保するプロセスは、信じられないほど時間がかかります。そのため、ビジネスオーナーは、ビジネスの成否を左右するような、より広範で長期的な要因を見落としてしまうことがよくあります。

すべての小規模ビジネスオーナーが、ビジネス経費を管理するという細かい作業を楽しみにしているわけではありません。しかし、会社の会計を常に把握しておくことは、利用可能なあらゆる税制上の優遇措置を確実に受けるための最善の方法です。これは、最終的に確定申告の時期が来たときに、ストレスを大幅に軽減するのに役立ちます。

財務や貸借対照表を把握しておくことで、小規模ビジネスオーナーであるあなたは、会社の利益と負債・借入金の確実な記録を得ることができます。財務の正確な記録を保持することは、潜在的な投資家や貸し手にあなたの会社が健全であることを示す財務諸表を作成する上で非常に重要です。これは、会社の成長に必要な資本を調達できるか、失うかの分かれ目になる可能性があります。

大成功を収めている組織では、最高財務責任者（CFO）は最も影響力のある人物の一人と見なされることがよくあります。あなたの会社にCFOを置く余裕がない場合は、会計について学び、関連するプロセスに慣れておくことをお勧めします。

会計にオンラインツールを使用する必要性

自身のデザインスペースを運営する小規模ビジネスオーナー、スティーブを紹介します。毎朝、スティーブはコンピュータを立ち上げ、スプレッドシートを開いて前日のキャッシュフローを確認します。次に、デスクを開いて、処理が必要な請求書や発注書を取り出します。電卓、小切手帳、いくつかの封筒を取り出し、事務処理を開始します。

彼のモニターには、さまざまなメモが貼り付けられています。所得税の源泉徴収額を変更したいという従業員からのメモ、小切手での支払いを求めるベンダーからのメモ、要件を確認する顧客からのメモなどです。

スティーブの注意は今や10個の異なることに向いており、本来の事務処理というタスクはとうの昔に忘れ去られています。もしこれが自分にも当てはまると感じるなら、あなたも時間と労力をかけすぎずにキャッシュフローをしっかりと追跡することの重要性を理解する必要があります。これこそが、オンライン会計およびキャッシュフロー追跡アプリケーションが役立つ場面です。

1日わずか10分のアカウント確認で、どれだけの時間が節約できるか想像してみてください。適切な会計ソフトウェアは、カスタマイズされたレポートを即座に作成し、正しいビジネス上の意思決定を支援します。適切なオンラインソフトウェアを持つことは、コンプライアンス要件を満たし、確定申告の時期に備えるのにも役立ちます。

会計ソフトウェアについて知っておくべきこと

あらゆる会計システムがビジネスオーナーのために行うことは、収入と支出を追跡し、ビジネスの状況に関するレポートを生成することです。単純なビジネス構造であれば、銀行残高をざっと見るだけで概要を把握できるかもしれません。しかし、物事のペースが上がってくるとそうはいきません。ここでオンライン会計ソフトウェアの出番となります。

オンライン会計またはキャッシュフロー追跡システムを使用する前に、少なくとも会計と財務の基本的な知識が必要です。手動システムやスプレッドシート以外に、会計ソフトウェアには2つの基本的な選択肢があります。クラウドベースのシステムか、ソフトウェアとデータが自分のコンピュータやネットワーク上に存在するシステムです。

価格はさまざまですが、ほとんどのクラウドシステムは月額料金制です。ただし、注意が必要なのは、常に独自のデータバックアップを保持する必要があるということです。できれば、他のソフトウェアと互換性のある形式で保持してください。さまざまな種類のオンライン会計システムがありますが、何が会社のニーズに合っているかを決めるのは小規模ビジネスオーナー次第です。

オンラインツールで回避できる一般的なお金のミス

元帳を維持していない – 日々の収入と支出、および現在の口座残高を書き留めて、会社が日々どのような状況にあるかを正確に把握してください。オンラインツールを使えば、ペン、電卓、元帳を使って面倒な作業をする代わりに、クラウドにデータを入力するだけで済みます。これにより時間を節約し、最小限のリソースで効果的な簿記を確実に行うことができます。

ビジネスと個人の財務が混同している – 会社用に別の銀行口座を開設することは必須です。食料品や事務用品の支払いに同じクレジットカードを使用しなければ、ビジネスの領収書を追跡する方がはるかに簡単です。後で忘れていたビジネス経費を探す際、複数の口座ではなく1つの口座を調べるだけで済みます。一部の会計ツールは小規模ビジネス向けに特別に設計されているため、オンラインで行う方がはるかに簡単です。

利益を追跡できない – 小規模ビジネスのキャッシュフローを定期的に把握することで、利益レベルを確実に記録できます。販売登録システムを通じて電子的に売上を追跡することは、毎晩手作業で領収書を数えるよりもはるかに優れた選択肢です。オンラインツールは売上の追跡を効率化し、手元にどれだけの資金があるかを正確に把握するのに役立ちます。

領収書を追跡していない – 領収書を毎日追跡することは、確定申告の時期に大いに役立ちます。デスクに封筒を置き、一日の終わりに集まった領収書をそこに入れておきましょう。それらを会計ソフトウェアに入力することもできます。これは、IRS（内国歳入庁）から突然文書や税控除の証明を求められた場合に役立ちます。

専門家の助けを借りていない – ビジネスを始めるときは常に資金が不足しています。このような時期に、お金を節約して会計士を雇う必要性をなくしたくなるのは当然です。しかし、どんなに小さくても大きくても、すべてのビジネスにはさまざまなレベルで会計が必要です。オンラインツールや会計ソフトウェアは非常にわかりやすいものですが、会計士を雇うことで多くの問題が確実に簡素化されます。

税務を理解していない – ビジネスオーナーは、従業員とは異なり、自分で税金を支払う責任があります。ビジネスオーナーにとって、自分のビジネスがどのような税金を支払う必要があり、それらがどのように計算されるかを理解することは不可欠です。そうすることで、年間を通じていくらのお金を取り置いておく必要があるかを正確に知ることができます。確定申告を提出したときに、支払えないほどの多額の税金請求書に直面することほど避けたいことはありません。ビジネスの財務を管理し、ビジネスに適用される税金について明確にしましょう。キャッシュフローをオンラインで追跡することで、税金の計算をよりよく理解でき、結果としてお金を節約できます。

優れた会計システムがあなたにもたらすもの

健全な会計情報システムは、小規模ビジネスにとって重要な次の質問に答えるのに役立ちます：

• どのような資産があるか？
• 未払いの負債はいくらあり、どのような種類か？
• 前年同期比で売上は増加しているか？
• 純資産利益率は上昇しているか？
• 現金の流入と流出はどのようであったか？
• 現在のキャッシュフローで負債を返済できるか？

会計がどれほど高価で、時間がかかり、退屈に感じられたとしても、法律ですべてのビジネスに会計システムを導入することが義務付けられています。健全なオンライン会計およびキャッシュフロー管理システムは、ビジネスオーナーであるあなたが銀行残高を常に把握し、領収書と支払いを監視し、未払いの債務を追いかけ、キャッシュフローを計画し、実績と予測を比較監視し、ビジネスや取引状況を解釈し、融資の申請を裏付けるためのビジネス情報を提供するのに役立ちます。ですから、時間を無駄にせず、今日あなたにとって最適なツールは何かを研究し始めましょう！