従業員によるタイムシート提出を迅速化する方法

貴社が労働時間に基づいてクライアントに請求を行っている場合、タイムシートの未提出は収益の損失を意味します。タイムシートの提出を促すことでこれを防ぐことは可能ですが、提出が遅い従業員への対応には問題が生じることもあります。
時間単位で請求を行う従業員の多くは、弁護士やコンサルタントのように非常に有能で専門性の高い人材ですが、それゆえに極めて多忙でもあります。では、帳簿を予定通りに管理したいという要望を、どのように角を立てずに伝えるべきでしょうか？その答えは、タイムシートの提出を可能な限り簡単にすることであり、以下のソフトウェア機能によって実現できます。

リモートアクセス:
コンサルタント、弁護士、会計士など、時間単位で請求を行う多くの専門職は、オフィス外で働く傾向があります。そのため、ネットワークリソースへのアクセスが困難な場合があります。

マルチデバイス対応:
弁護士やコンサルタントなどの専門サービス業に従事する人々は、オフィス外で過ごす時間が長く、モバイルデバイスで業務の多くをこなしています。複数のデバイスで機能やサポートが利用できれば、オフィスに戻ってから情報を入力する手間を省くことができます。

自動リマインダー:
請求管理者はシステムアラートを自動化することで、面倒な期限通知メールを個別に送る必要がなくなります。これらのアラートは、特定の時間間隔やタスクの完了、その他のプロジェクトの節目に合わせてカスタマイズ可能です。

統合タイマー:
人の記憶は必ずしも頼りになるものではありません。そのため、統合されたソフトウェアタイマーを使用すれば、事後入力ではなくリアルタイムで追跡が可能です。複数のタイマーを使用してプロジェクト間で時間を分割できるため、記録作業がより簡単かつ迅速になります。

簡単なレポート作成:
どの時間が記録されているかを把握するのは、特に請求対象の従業員が古いメールを掘り返したり、請求管理者に確認したりする必要がある場合、面倒な作業になりがちです。セルフサービス型のレポートツールを活用して、シンプルかつ簡単に管理しましょう。

自動化機能:
データ入力は、どの従業員にとっても気が重い作業です。繰り返しデータの入力を避けるために、類似プロジェクトのデータをコピーして適切な時間に変更できるクローン機能が役立ちます。

音声入力:
詳細やニュアンスは、翻訳の過程で失われることがあります。また、外出先でメモを取る際、すべてのデータを後からコンピュータや電話に入力しなければならないと、データが失われるリスクもあります。外出先で時間請求を行う担当者にとって、迅速かつ簡単に時間入力をする方法は、業務をよりシンプルにしてくれます。

統合タスク管理:
多くの企業が業務遂行のために複数のツールやソフトウェア（カレンダー、プロジェクト管理ツール、メールなど）を利用している現状において、タスク管理と時間・請求管理プログラムを統合することで、データの二重入力を減らすことができます。

元の記事「8 Software Features to Get Employees Submitting Timesheets On-Time」（Find Accounting Software）はこちらからお読みいただけます。

著者プロフィール :
Adam Bluemnerは、無料のソフトウェア選定支援サービスを提供するFind Accounting Softwareの編集長です。過去10年間にわたり、何千もの企業と対話し、インテリジェントなソフトウェア投資を通じてビジネスの成功を支援してきました。ERPおよびビジネスソフトウェアに関する執筆を幅広く行っています。