私がビジネス全体を整理する方法

このブログ記事では、私がどのようにビジネス全体を整理しているかをご紹介します。物理的なオフィススペースの整理方法から、デジタルファイルの管理、さらにはToDoリストの運用まで詳しく解説します。まず最初にお伝えしておきたいのは、私は生まれつき整理整頓が得意なタイプではないということです。むしろ苦手な方です。だからこそ、私のように整理が苦手な方でも実践できる、役立つ戦略をお伝えできるのではないかと思っています。

「とてもきれいに見えますね」と言われることもありますが、実は散らかった状態を見ると気が気ではありません。今日解決したいのはまさにその点です。さて、かなり整ってきましたね。それでは、機能的で整理されたホームオフィスを維持するために、私にとって欠かせない要素についてお話ししましょう。第一に、すべてのものに「定位置」があることです。私はルールを破るのが好きで、家具の配置を頻繁に変えたり、常に整理し直したりしてしまいます。変化を求めるのは私のクリエイティブな情熱の一部ですが、棚や引き出しの中身を見ると、理想的にはすべてに場所が決まっています。そうすることで、片付けるときや物を取り出すときに、どこに戻せばいいのか迷うことがありません。

次に、ファイルや書類の整理についてお話しします。まず、物理的な書類については、オフィスにある棚のすぐ後ろに置いた「インボックス」という場所を一つだけ決めています。すべての書類は一度そこに集め、正直に言うと、時間があるときにまとめて整理しています。では、デジタルファイルはどうでしょうか？Google Driveの中身をお見せしながら、ビジネスの整理術をご紹介します。

今、Google Driveのビジネス用フォルダを開いています。すべてを「運営（Operations）」「オファー（Offers）」「マーケティング（Marketing）」のいずれかに分類しています。「運営」フォルダには、指標、法務関連書類、予算や財務関連、チーム運営などが入っています。「オファー」フォルダにはすべての製品が入っており、その中には各製品に必要なドキュメントが格納されています。そして最後に「マーケティング」フォルダです。ここにはブログ記事のドキュメント、動画の構成案や台本、アイデア、顔写真、グラフィック素材などがすべて入っています。どこに何があるか把握できているので、必要な顔写真もすぐに取り出せます。

もう一つお話ししたいのは、日々のToDoリストの管理方法です。私たちはAsanaという無料アプリを使って、ビジネス全体とプロジェクト管理を行っています。しかし、それとは別に、毎日手書きでToDoリストを書き込むための物理的なプランナーも使っています。

毎日Asanaにログインして、やるべきことのリストを確認し、タスクの進捗を把握するようにしています。その際、その日にやるべきことだけを表示する保存済み検索機能を使っています。ご覧の通り、今日は動画関連のタスクがたくさんあります。これを確認して、紙のプランナーに書き写します。週の計画を立てるときは、「今週のToDo」というプロジェクトを作成しています。それをクリックすれば、一週間分のタスクを一気に把握し、すべてのタスクを確実にこなせるようにしています。

これらが、私がビジネスで高い生産性を維持し、整理整頓が苦手な私でも完全に組織化された状態を保つために行っている主な方法です。