クライアントに美しく魅力的な請求書を作成・送付する方法

クライアントに美しく魅力的な請求書を作成・送付する方法：

現代においてクライアントに請求書を送る方法は数多くあり、フリーランスのビジネスにおいて選択肢に困ることはありません。 しかし、すべての選択肢がスムーズにいくわけではないため、自分に合った請求書作成ツールを探す際に、どのような優先順位を持つべきかを検討する時間を取ることが重要です。

請求書の作成と管理はプロセスの一部に過ぎません。そのため、遅延損害金やリマインダーメール、そして「Net 30（30日払い）」とは何か、なぜそれが時代遅れなのかといった厄介な要素についても少し時間を割いて解説します。

請求書アプリ：クライアントに請求するには、請求書を作成する必要があります。手書きで請求書を作成し、郵便で送る企業もありますが、私はより即時性が高く、摩擦のない方法を好みます。

請求書と回収を管理するためのアプリは多数存在します。 ビジネス界で有名なのは CloudBooks であり、これは簡単に業務をこなせる強力なツールです。機能は少ないものの、より高速な Billings のような選択肢もあります。これはクラウド専用アプリケーションですが、私がまさに必要としていること、つまりブランド化されたPDF請求書や見積書の作成、クライアントや取引履歴のデータベース管理を非常にうまくこなしてくれます。

他にもウェブベースの選択肢がいくつかあります。Ballpark、FreshBooks、そして Harvest はすべて素晴らしい選択肢です。私は通常、月額料金を節約するためにこれらを避けてきました。デスクトップアプリケーションは一度の購入で済み、時折アップデートされるため、より手頃で安定しています。

しかし、ここ数ヶ月で新しい選択肢が登場しました。厳格な要件が少ない人にとっては検討に値するものです。Twitterの創業者と同じ人物が設立した決済処理会社である Square（聞いたことのない会社を信頼する安心感を得るためにあえて言及しました）が、素晴らしい選択肢となっています。その理由は以下の通りです：

私は CloudBooks の優れた請求書作成機能を愛用しています。しかし、CloudBooksの最新機能はフリーランサーにとって最大の変革をもたらしました。それは請求書作成機能です。アカウント内から、項目を追加して簡単な請求書を作成し、メールアドレスを入力して送信するだけです。クライアントには「今すぐ支払う」ボタンが付いた美しいメール形式の請求書が届き、ボタンを押すとCloudBooksのページに移動して、クレジットカード情報を入力するだけで支払いが完了します。シンプルで美しく、確実に入金されます。

請求書の作成：
請求書を作成する際の私の目標は、提供したサービスを可能な限り明確に記載することです。長年同じサービスを提供していると、「Web編集」とだけ請求したくなる誘惑に駆られますが、クライアントは「『About Us』および『Contact』ページの編集 - ロゴファイルの更新とCAPTCHAの追加」といった具体的な内容を知る必要があります。前者はあなたにとって楽ですが、後者はクライアントにとって親切です。クライアントが請求内容を理解できれば、すぐに支払ってもらえる可能性が高まります。

私が常に心に留めているのは、将来のある時点でクライアントが何らかの理由で過去の請求書を見返したとき、数ヶ月や数年後であっても、そこに書かれている内容が可能な限り詳細である必要があるということです。 それが、彼らがあなたに何を依頼して支払ったのかを思い出す唯一の方法かもしれません。各項目に長文を書く必要はありませんが、サービスの詳細を捉えたシンプルなフレーズを作成するように努めてください。また、項目に使用する言葉が誤解されたり、クライアントに悪用されたりしないように注意してください。私はプロジェクト開始時にデポジットを請求することがよくあります。もし単に「500ドル」とだけ請求し、それがプロジェクトの一部であると明記していなければ、稀に存在する「悪質な」クライアント（彼らは実際に存在するので、『The Freelancer’s Guide to Clients』を必ず読んでください）に状況を有利に操作されかねません。そのため、私は「1回目 50%」と項目説明に明記し、将来的に残りのパーセンテージに対する請求書が届くことを相手が理解できるようにしています。

すべての請求書には、以下の基本的な情報を含める必要があります：・請求書番号 ・請求書発行日 ・支払期限（後述） ・クライアントの請求先情報（名前、住所、電話番号など） ・あなたの連絡先情報（名前、住所、電話番号、FAXなど） ・遅延損害金や返金ポリシーを含む支払い条件 ・請求される実際の項目

専用のデスクトップまたはウェブベースのアプリケーションを使用すれば、これらの項目の多くが自動的に処理されます（私はBillingsで一度請求書テンプレートを設定して以来、何年も変更する必要がありませんでした）。理想的には、クライアントの情報とサービスリストを入力するだけで済むべきです。請求書を作成するたびに他の要素を入力しなければならないなら、それは摩擦であり、取り除く必要があります。請求書作成に費やす時間は最小限に抑えましょう。その時間は、本来クライアントの仕事に費やせるはずの時間だからです。

請求書の送付：
アプリケーションで請求書を作成したら、クライアントに送付する必要があります。前述の CloudBooks のようなウェブベースのサービスの多くは、ボタンが埋め込まれたHTMLメールを生成するか、少なくともオンラインで請求書を表示してそこから支払えるリンクを提供してくれます。これらは非常に便利な機能であり、自分に合っているなら毎回活用し、クライアントにもその使い方を説明しましょう。

私はCloudBooksのクラウド請求書アプリケーションを使用しているため、各請求書のPDFを生成することを好んでいます。 PDFにはいくつかの利点があります。第一に、将来的に再送したり、コミュニケーションの中で参照したりする必要がある場合に備えて、財務記録としてローカルにコピーを保存できることです。第二に、クライアントが転送したり、印刷して保管したりできることです。オンラインシステムが生成する請求書リンクでも同様のことができるのは理解していますが、私のクライアントのほとんどは受信トレイにPDFがあることを好むと気づきました。

私は請求書を新しいメールの添付ファイルとしてクライアントに送信し、件名には「プロジェクトデポジット」や「最終プロジェクト請求書」と記載します。メールの内容は可能な限りシンプルかつ短くします（長いメールを読むのを好む人はいません）。常に支払いリンク（次のセクションで説明します）と支払いに関する期待事項を記載します。例えば、私の請求メールは以下のようになります：

ジョン様、ロゴデザインプロジェクトの後半分の請求書を添付いたしましたのでご確認ください。支払いリンクはこちらです：http://dl.dropbox.com/u/ O123456_789 請求書の手続きをしていただいている間に、最終的なロゴファイルを準備し、ダウンロードできるようにパッケージ化いたします。お支払いが確認でき次第、ファイルをダウンロードしてすぐに使用できるリンクをお送りします。よろしくお願いします。アーロン

これでボールは相手のコートにあります。このメールの重要な要素は、請求書の場所（添付ファイル）と支払いゲートウェイ（リンクを提供）が明確であること、そして成果物が期待されている場合の支払いプロセス（支払いが完了したらファイルを送る）を説明していることです。

最後に

うまく分類できないものの、プロセスにおいて重要なアドバイスをいくつか挙げます：・請求システムを可能な限りシンプルにする ・外出先でも請求できるように、持ち運び可能にする ・請求書は年ごとにフォルダ分けしてローカルに保存する ・PDFファイルのサイズを小さくする ・プリンターに配慮し、最大2色までにする ・物理的な請求書を郵送する場合は、上質な紙を使用する。請求書発行はフリーランスとして成功するために不可欠な要素ですが（請求しなければ支払ってもらえません）、フラストレーションや時間の無駄のブラックホールになるべきではありません。自分に合ったシステムを見つけ、シンプルに保ち、クライアントのニーズを考えましょう。

さて、プロセスの最も良い部分、つまり請求書の回収については、新しいブログ記事で解説します。