在宅勤務への向き合い方 ― 生産性と効率を維持し、精神的健康を保つには

皆さん、こんにちは。お帰りなさい。このブログ記事を収録している現時点では、新型コロナウイルスが世界中で猛威を振るっています。多くの人が職を失い、一時解雇された人も少なくありません。世界の大半が在宅勤務を余儀なくされており、多くの人にとってこれは非常に新しい経験です。私は5年間在宅勤務を続けており、その間に多くのことを学びました。そこで今回は、在宅勤務への向き合い方について皆さんと共有したいと思います。

この問題を、より広い文脈で捉える必要があります。これまで、仕事の世界と家庭の世界は歴史的に明確に分離されてきました。職場は物理的にも心理的にも自宅から離れた場所にあります。自宅もまた、物理的にも心理的にも職場から離れています。通勤というプロセスを通じて、私たちは仕事モードから家庭モードへ、あるいはその逆へと、心理状態を切り替える時間を持つことができていました。しかし、突然自宅で仕事をすることになり、職場が自宅と同じ場所になってしまうと、それは非常に対応が難しいベン図のような状態になります。

仕事モードから家庭モードへの切り替えは難しく、時には同時に両方のモードを維持しなければならないこともあります。これは容易ではありません。物理的な距離も、心理的な距離も、職場と家庭の間にはもう存在しないのです。集中力を維持するのは非常に困難です。あらゆるものが注意を奪い合っています。先ほども言ったように、私は5年以上在宅勤務を続けていますが、大企業や大手エージェンシーの世界から離れた当初、在宅勤務は私にとって大きな衝撃であり、スムーズな移行とは言えませんでした。

私は内向的な性格で、一人でいることに抵抗はありませんが、数ヶ月間ホームオフィスにこもった後、本当に気が狂いそうになり、コワーキングスペースを利用するようになりました。しかし、在宅勤務をしていたその期間に、私は多くのことを学びました。その一部を皆さんと共有したいと思います。一人暮らしの場合、在宅勤務では孤独を感じやすいものです。しかし、家族や子供、あるいは高齢の親と同居している場合、仕事をするには非常に騒がしく、忙しい環境になる可能性があります。

まず最初に行うべきことは、仕事のための物理的なスペースを確保することです。幸いにも、オフィスや寝室など、ドアを閉めて仕事ができる場所があれば理想的です。自分と家の他の場所や家族との間に、物理的な距離を置く必要があります。もう一つは、自分と家の他の場所との間に聴覚的な距離を作ることです。ここでヘッドフォンが最高の味方になります。密閉型のヘッドフォンが最適です。

エージェンシーや企業のマーケティング環境で働いた経験がある方なら、多くのクリエイティブ職がヘッドフォンをしていることをご存知でしょう。オープンオフィス環境では気が散ってしまうからです。そのため、集中して仕事を終わらせるために、密閉型ヘッドフォンをして自分の世界に入る傾向があります。その方法を自宅でも活用できます。強くおすすめします。

次に行うべきことは、時間を確保することです。職場にいるときは、9時から5時、9時から6時、あるいは9時から8時までといった、仕事の密度に応じた時間枠があったかもしれません。しかし、自宅では、仕事を終わらせるために特定の一定時間を確保するのがはるかに困難です。最近話をした友人や同僚の中には、このウイルスの流行中に子供のホームスクーリングをしなければならず、子供の教育に1日4〜5時間を費やし、通常の仕事時間が大幅に分断されているという人もいます。

彼らの多くは、早朝に起きて数時間仕事をし、その後夜まで働くといった工夫をしています。そのため、仕事で達成すべきことをこなすためにどのように時間を確保するか、そして仕事と家庭の融合、そこでの責任にどう対処するかを考えなければなりません。時間をどのように確保するかについて、非常に意識的である必要があります。

次に行うべきことは、非常に重要なことですが、同居している他の人たちと過剰なほどコミュニケーションをとることです。これは計画的な移行ではありませんでした。ほとんどの人にとって、職場から在宅勤務へとわずか数日で移行するという、本人にとっても、家族や子供、同居している親にとっても、システムへの衝撃でした。ですから、自宅で働く者として、スペースを確保する必要があること、時間を確保する必要があることを、しっかりと伝えなければなりません。

スケジュールを調整する必要があり、家族のニーズを満たすためにできる限りの努力をするつもりであることも伝える必要があります。しかし同時に、彼らにもあなたの仕事のニーズを満たすためにサポートしてもらう必要があります。ですから、コミュニケーションラインをオープンに保ち、直接的かつ思いやりを持ちつつも、仕事を成し遂げるために何が必要かについて真剣に伝えるようにしてください。

スペースを確保する際は、そのスペースを整えることも重要です。家庭の物や家庭の雑念をすべて取り除き、できる限り清潔なワークスペースにすることで、仕事への集中を妨げる視覚的な雑念を排除します。必要なものだけを周囲に置くようにして、スペースをシンプルに保ちましょう。また、雑念を制限することも大切です。先ほど述べたように、密閉型ヘッドフォンは最高の味方です。他にもできることはあります。デスクトップ通知をオフにして、画面に多くのものがポップアップして仕事の邪魔にならないようにすることもできます。

メールのチェックを1日2〜3回に計画するのも良いでしょう。私は朝、昼、午後にメールをチェックし、ほとんどのビジネスパートナーにその旨を伝えているため、即時の返信を期待されることはありません。これにより、仕事に集中し、最大限の生産性を発揮することができます。また、5秒ごとにニュースをチェックしないと自分自身に約束するのも良いでしょう。このCOVID-19の状況下では非常に難しいことだと分かっていますが、精神衛生上も良く、仕事に集中し続ける助けにもなります。

次に、時間の追跡についてお話しします。ちょうど別の同僚とこの話をしたのですが、彼らは日中に気が散ってしまい、時間が過ぎ去ってしまい、一日の終わりに何をしたのかさえ分からないと言っていました。これにはいくつかのアプローチがあります。一つは、Googleカレンダーなど、使用しているカレンダープログラムで一日をスケジュールすることです。1時間や30分単位で、行うべきことをすべて計画し、可能な限りそのスケジュールに従うようにします。

もう一つの方法は、スケジュールを立てる代わりに、一日を追跡することです。何をしているかに関わらず、仕事の種類によっては次から次へとタスクが変わるため、スケジュールを計画通りに進めるのが難しい場合もあります。しかし、費やした時間を追跡することはできます。1時間ごとに、Toggleのようなツールやその他の無料の時間追跡ツールを使用して、その期間に何をしたかを記録しておけば、一日の終わりにどのように時間を過ごしたかをより正確に把握でき、この新しい働き方の中でコントロールを失っていると感じることもなくなるでしょう。

在宅勤務で私が提案するもう一つのことは、休憩を取ることです。1時間ごとにデスクから立ち上がり、10分間の休憩を取るようにしてください。直感に反するように聞こえるかもしれませんが、これを行うことで、実際にはより高い生産性を維持できます。集中している状態から脳を休ませることで、仕事に戻ったときに、より高い集中力で再開できるからです。また、立ち上がって動き回ることは、脳への空気の循環を促すため、身体的にも良いことです。外に出て、ブロックを数回歩いてみましょう。ただ立ち上がって、少しストレッチをしたり、軽い体操をしたりするだけでも構いません。

スタンディングデスクを導入するのも良いでしょう。ミルククレートや段ボール箱をスタンディングデスクとして使うこともできます。私がビデオを撮影する際にノートパソコンやスピーチノートを置くために実際に使用しているSamson製の素晴らしいスタンディングデスクプラットフォームがあります。非常に安価で頑丈で、素晴らしい製品です。スタンディングデスクとして使用するのに十分な高さになります。このビデオの説明欄にリンクを貼っておきます。

最後に、自分自身に優しくあることを忘れないでください。これは計画的な移行ではありませんでした。COVID-19は皆の生活を混乱させました。物理的・心理的に分離されていた仕事の世界と家庭の世界を融合させるという移行は、非常に困難なものです。働くあなたにとっても、家族や子供、そして同居している親にとっても、常に家に誰かがいる状態は大変なことです。忍耐と練習が必要です。ですから、自分自身に優しく接してください。そうすれば、時間をかけてこの移行を乗り越えることができるはずです。

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