会社の売掛金（AR）プロセスを改善する方法

エージングレポート（年齢別売掛金一覧表）を見て、60日以上、90日以上の滞留分が今回こそゼロになっていてほしいと願ったことはありませんか？私は何度も経験していますし、きっと私だけではないはずです！

クライアントに何が起きているのでしょうか？このブログ記事では、こうした未払い残高が残ってしまう最も一般的な理由と、次回レポートを確認する際に残高をゼロに近づけるための方法についてお話しします。

請求のサプライズ！

最初の理由は、コミュニケーションにあります。顧客は、請求書の内容が期待と一致しない場合、支払いを保留することがよくあります。サプライズは誕生日や休日には楽しいものですが、請求の際には決してあってはなりません。請求額が顧客の予想よりも高い場合、支払いが遅れたり、支払いが危ぶまれたりする可能性があります。

売掛金管理の役割に就いたばかりの方や、請求書の発行が支払いにつながる新しいビジネスに携わっている方にとって、自信を持って一貫した請求を行うことは、ある種の習得すべきスキルです。サービス期間中は常にクライアントとコミュニケーションを取りましょう。特に、請求額やプロジェクトの範囲が拡大し始めた場合は注意が必要です。当初の契約で合意されていない新たな費用については、変更指示書（チェンジオーダー）を使用してクライアントの承認を得るようにしてください。

以前、アジアのクライアントで、当初のプロジェクト範囲に含まれていたものの予算の都合でカットされた追加作業を依頼されたことがありました。私が地球の裏側まで出張している最中のことでした。そのまま作業を引き受けるのは簡単でしたが、私は自分の立場を貫き、変更指示書を提示しました。結果として承認は得られませんでした。これにより、追加作業を断るための根拠ができ、請求に関するあらゆる問題を回避することができました。

請求書の紛失

テレビ番組で迷子になるのはドラマチックで良いかもしれませんが、請求書が紛失するのはビジネスにおいて望ましくないドラマです。メールで請求書を送信するシステムの場合、請求書が顧客の迷惑メールフィルターの犠牲になってしまうことがよくあります。また、請求先住所や担当者が変更されたことで、請求が届かなくなるケースもあります。

役立つ請求慣行として、顧客のオフィスにいる担当者（つまり、買掛金担当者、財務マネージャー、または支払い責任者）が請求書を受け取ったことを確認してもらうよう依頼することが挙げられます。それがビジネス上不可能、あるいは適切でない場合は、各請求書の支払期限の約1週間前にフォローアップを行い、期日通りの支払いを妨げる障壁がないか確認するのが最善です。

支払い能力がない、または支払う意思がない

場合によっては、取引先が支払えない、あるいは支払おうとしないことがあります。

初期段階での効果的な与信プロセスは、取引を開始する前にこうした取引先を排除するのに役立ちます。請求額があなたやあなたのビジネスにとって重要な金額である場合は、作業を開始する前に与信調査を行ってください。

法人企業の場合は Dun & Bradstreet を確認し、個人の信用調査報告書については Experian、Equifax、TransUnion を利用できます。

報告書が入手できない場合は、作業を開始する前に、顧客に関する基本的な詳細を確認できる3つの取引先照会先と銀行の連絡先を要求するのが一般的です。場合によっては、最も優れたリスク軽減策として、顧客に50パーセントの前払いを要求することも有効です。

ただし、注意が必要です。作業完了後に新しいクライアントの預金小切手が不渡りになったという話をクライアントから聞いたことがあります。その解決策は、銀行があなたを待たせるのと同じ期間だけ、クライアントを待たせることです。

単なる忘れ

クライアントが多忙なだけかもしれません。中小企業の経営者は40代から50代であることが多く、子供や高齢の親の世話、自身のビジネスの管理など、多くの責任を抱える時期です。こうした人々が圧倒されてしまうのは無理もありません。フレンドリーなリマインダーを送るだけで、あなたの請求書を再び彼らの意識の中に戻すことができるかもしれません。

成果物に対する不承認や意見の相違

あなたは各クライアントのために素晴らしい仕事をしようと努力していますが、クライアントがあなたの仕事に不満を持った場合はどうなるでしょうか？これや、成果物に関する意見の相違を含むその他のシナリオは、支払いが遅れる一般的な理由であり、あなたとクライアント双方にとって気まずい状況を生む可能性があります。

私たちの多くは対立を嫌い、対立の第一歩を踏み出すよりも先延ばしにしてしまいがちです。クライアントの不満が原因で支払いが遅れていると判明したら、クライアントが懸念を共有しやすいように促し、できるだけ客観的に耳を傾けましょう。これが、妥協や解決のために必要な対話の始まりとなります。

顧客があなたの仕事に満足していることを確認するために、各プロジェクトの進行中（特に完了時）にフィードバックを求めることをビジネスの習慣にしましょう。

ゼロに近づける

売掛金残高を大幅に改善することは、一晩では達成できません。今月は、プロセスにおけるいくつかの主要な弱点を特定することに専念し、行動を起こしましょう。毎月少しずつステップを踏むことで、1年後にはビジネスに対する全く新しい見通しを持つことができるかもしれません。

会社のARプロセスを改善するのに役立った他のアイデアはありますか？ぜひ共有してください！