計画術を極める

計画術を極める：

「人生をマスターしたければ、まずは週をマスターせよ。週をマスターしたければ、まずは1日をマスターせよ」という古い格言があります。

ヨーダが言いそうな言葉ですが、これは人生の指針となる教訓です。タスクを把握し整理するプロセスに力を注ぐのであれば、この最終ステップこそがすべてを統合する場所となります。

何度強調してもしすぎることはありません。1日を計画することは、成功を計画することと同義です。
では、具体的にどうすればよいのでしょうか？生産性を最大限に引き出すために1日のスケジュールを調整したいと考えているなら、今日は幸運な日です。椅子を引き寄せてください。私のタイムマネジメントシステムを詳しく解説します。すべては「ブロック」から始まります。

ビルディングブロック（構成要素）
起床から就寝までのすべてを一つの「ブロック」と考えてください。私は1日を30分単位のブロックで捉えていますが、自分にとって分かりやすい単位であれば何でも構いません。30分で終わるタスクもあれば、1時間以上かかるタスクもあります。重要なのは、一貫した時間単位で組み立てることです。

仕事の1日を1時間ごとのスロットに分けるのは賢明な方法です。午前8時、9時、10時といった具合です。1つのスロットに2つのタスク（それぞれ30分ずつ）を割り当てることもできますが、すべてはブロック単位で管理されます。

ブロックには種類があります。変更不可能なものもあれば、柔軟に変更できるものもあります。例えば、私は在宅勤務なので、毎日家族と昼食をとるという贅沢な時間があります。この昼食は毎日午後12時から午後1時までと決まっており、交渉の余地はありません（妻はクロスフィットをしていて200ポンド近くを持ち上げられるので、私は彼女の言うことに従うのです）。昼食は、変更不可能なブロックの一つです。

他の例としては、会議や電話会議が挙げられます。クライアントとの会議が木曜日に予定されている場合、それをマスターリストにタスクとして追加します。なぜ会議をタスクリストに入れるのか？それは、ある日のスケジュールに1時間のタスクを追加できるかどうかを計算する際、会議の存在を忘れていると、予定を詰め込みすぎてしまう可能性が高くなるからです。つまり、会議もスケジュール上の場所を占有するという意味でタスクになります。ちなみに、会議は以下のように記録します。

「60分 - 会議：John Smith @ 午後2時」

マスターリストの他の項目は、より柔軟です。変更不可能な項目と重ならない限り、クライアントの仕事をスケジュール内のどこにでも配置できます。60分のタスクがあるなら、1時間の空き時間がある日を見つけてそこに入れるだけです。とても簡単です。

唯一の注意点は、時間帯によって得意なタスクの種類を見極めることです。私はロゴデザインの作業を午後よりも午前中に行う方が成功率が高いことに気づきました。朝のコーヒーのおかげか、あるいは昼食後の眠気が忍び寄るせいかもしれません。理由はともあれ、私はそれに応じて計画を立てるようになりました。自分の体のリズムをハックすれば、きっと感謝することになるはずです。

自分の能力と限界を知る
脳の働きを知ることに関連して、毎日タイトで効率的なスケジュールを立てるには、自分のスキルと能力をしっかりと把握する必要があります。特定のサービスをクライアントに提供する回数が増えるほど、その作業にどれくらいの時間がかかるかが正確に分かるようになります。しかし、真の試練は、未経験の作業にどれくらいの時間がかかるかを予測することです。直感で分かることもあれば、とりあえず予測して後で調整しなければならないこともあります。

お気づきかもしれませんが、私は新しいタスクが発生するたびに、この要素を把握プロセスに組み込んでいます。達成すべきことを書き出す際、必ずそのタスクに必要な時間を予測して書き始めます。15分か、30分か、あるいは1時間か。時間がどれくらいかかるにせよ、タスクを記録する際に必ず書き留めるようにしています。こうすることで、1日のスケジュールを組む際に、その時間を使って現実的な計画を立てることができるのです。

多くの人が無意識のうちに計画に摩擦を生じさせてしまう最大の原因は、自分の能力以上のタスクを抱え込んでしまうことです。その結果、息切れしてストレスを抱えたまま遅い時間に就寝することになります。誰のせいか分かりますか？ヒント：リストのせいではありません。

重すぎるバックパックを背負ってハイキングに出かければ、失敗するのは目に見えています。毎日のスケジュールも自分の体と同じように大切に扱ってください。詰め込みすぎず、登るのが困難な山を作らないようにしましょう。フラストレーションではなく、成功のためにスケジュールを組むのです。

私は午前8時から午後4時までの間に、クライアントの仕事に充てられる時間が約6時間あることを学びました。もし1日に1時間のタスクを8つも詰め込もうとしたら、それは愚かというものです。失望を招くレシピのようなものです。

リストに未完了の項目を残したまま1日を終えることほど最悪なことはありません。初心者は努力が足りなかったからだと考えがちですが、実際には計画が甘かっただけなのです。予定を詰め込みすぎることは、フラストレーションと失望への最短ルートです。自分の限界を知り、それに応じて計画を立てましょう。

プロジェクト以外のことも計画する
私は毎日、最後の30分ブロックを空けておき、何も入れないようにしています。仕事の日は公式には午後5時に終わるかもしれませんが、スケジュールは午後4時半までしか組みません。なぜでしょうか？
何かが起こるからです。必ず起こります。

土壇場でプロジェクトが舞い込んだり、緊急の修正が必要になったりすることは避けられません。私にはサポートを頼ってくる長年のクライアントがたくさんいます。彼らは私が彼らのビジネスを大切に思っており、できる限り助けていることを知っています。時には緊急事態が発生します（実際に緊急なものもあれば、クライアントの頭の中だけで緊急なものもありますが、私はすべて同じように扱います）。

スケジュールにこの「余裕」を持たせることで、タスクに集中してその日の期待に応えつつ、緊急の修正が必要なクライアントのためにヒーローになることもできます。それは、期待を超えるチャンスをもう一つ増やすことにもつながります。

もし何も起こらず、そのバッファが使われなかったとしても、それは無駄な時間ではありません。翌日のリストに目を通し、午後5時になるまで小さなタスクを片付けていけばいいのです。あるいは、早めに切り上げて家族と過ごす時間にあてることもできます。これを「余裕」と呼ぼうが「ゆとり」と呼ぼうが「プランB」と呼ぼうが、フラストレーションを溜め込まないためには、こうした自由をスケジュールに組み込んでおく必要があります。

紙に書き出す
日々のタスクを整理するために特定のコンピュータプログラムを使っているかもしれませんが、それらをマッピングしてスケジュールを構築する際は、常に紙で行うことをお勧めします。私は、個人のシステムを助けるための最低限の構造を持ちつつ、十分な指針を与えてくれるノートを使っています（また宣伝になりますが、私は自作のメモ帳を使っています）。

ペンを手に取り、その日のToDoリストを画面から紙に書き写し、最適な順序と流れに整えていきます。時間的な文脈がすでに注釈として付いていれば、この作業はよりスムーズに進みます。もしリストの項目が多すぎて1日のスケジュールに収まらない場合は、優先度の低い項目を選んでマスターリストの翌日に回します。

ああ、もう一つ受け入れがたい事実をお伝えしましょう。私はこれらすべてを、当日の朝ではなく、前日の夜に行っています。皆さんはどうか分かりませんが、私の朝は非常に忙しいのです。夜の間に新しいメールが大量に届き、子供たちは構ってほしがり、コーヒーを淹れて飲む必要もあります。朝から計画を立てる時間を見つけるようなスタートは切りたくありません。

その代わり、まだ精神的なエネルギーが残っている夜のうちに大変な作業を済ませてしまいます。毎週日曜日から木曜日まで、毎晩欠かさず行います。朝デスクに着いたら、ノートを開いてリストに取り掛かるだけです。これにより、一日の目的を可能な限り早く見つけることができます。

さらなる利点として、何をいつすべきかを完全に把握した状態で就寝できるため、翌朝どこから始めるべきか迷って時間を無駄にすることがありません。その決断は前夜に済ませているので、あとは実行に移すだけです。

自分のシステムを信頼しなければなりません。リストを作成してから翌朝までの間に緊急事態が発生するかもしれませんが、そのためのバッファ時間です。前日の夜に1日の計画を立て、毎日そのスケジュールに従って動くのです。

1日の計画術を極めることは、達成できることを最大化する助けとなります。どのような把握・収集システムを使っていようと、前もって計画を立てることは、世界を変えるほどの違いを生むのです。