中断を最小限に抑えて生産性を最大化する

中断を最小限に抑えて生産性を最大化する

質問です。中断されるのが好きな人はいますか？私は嫌いです。あなたはどうですか？しかし残念なことに、私たちは多くの場面で、中断に生活を支配させてしまっています。ビジネスにおいて、集中することは非常に重要です。最も重要なことに集中し、自分の強みを活かせる分野で働き、高い成果を生み出すことが大切です。問題は、非常に成功している企業の多くには、非常に集中力が高く、自分の仕事に長けた経営者、管理チーム、従業員がいるということです。

中断に関する小さな調査を見たことがあります。それによると、中断から回復するまでに最大45分かかる可能性があるそうです。誰かがオフィスに立ち寄って話しかけてきたり、誰かから電話がかかってきたり、テキストメッセージが届いたりしたとします。それに対処した後、すぐに元の作業に戻れることはほとんどありません。多くの場合、その中断によってペースが乱れ、15分ほど無駄にしてしまうかもしれません。私の経験では、そうした中断をうまく管理し、許さないようにすることで、通常1週間かけて行う仕事を1日でこなすことができました。私はこれを何度も繰り返してきました。

私は専門的なサービス業に従事しています。中断は大きな損失となるため、時間をうまく管理しなければなりません。私は「時は金なり」という言葉を実践してきました。真の富とは、どれだけ稼ぐかではなく、自分が楽しみたいことややりたいことをするための時間をどれだけ持てるかです。時間を無駄にしないよう注意する必要があります。ほとんどの人にとって、時間の20%は非常に生産的で有意義に使われていますが、残りの80%はそうではありません。その80%の時間は、多くの場合、中断に関連しています。今日、人生における最大の中断要因は何でしょうか？

携帯電話、テキストメッセージ、メールです。これらを管理し、中断の習慣から自分を切り離すことができれば、集中力や達成できること、そして自由に使える時間に大きな違いが生まれます。メールは1日1回か2回チェックし、重要なメールだけに対処するようにしましょう。もし自分でそう訓練できないなら、パーソナルアシスタントを雇いましょう。身近にいるアシスタントでも、必要であればバーチャルパーソナルアシスタントでも構いません。しかし、そうしたメールによる中断は、多くの人にとって一日の大半を支配してしまっています。テキストメッセージも同じです。「あ、対応しなきゃ」と、すぐに中断されてしまいます。

驚くようなタイミングでメールをチェックしている人々の調査結果を見て信じられませんでした。彼らは周囲の人々を無視しているのです。レストランに座っている人々を見たことはありますか？夫婦や友人同士がレストランに座っています。何が起きているでしょうか？一人は電話で話し、もう一人はぼんやりと空を見つめています。あるいは、それぞれが別の人と電話で話していたり、テキストメッセージに対応していたり、メールをチェックしていたりします。会議中に誰かが絶えずテキストメッセージをチェックしているのを見たことはありませんか？あるいは、会議の途中で失礼にも電話に出たりするようなことです。

中断に人生を支配させていては、どうやって集中できるでしょうか？どうやって自分の仕事で真に生産的になれるでしょうか？集中して仕事をしているときは、携帯電話の電源を切りましょう。メールもオフにしましょう。新しいメールが届くたびに通知音で邪魔されないようにしてください。見たいという誘惑に駆られるはずです。そうした中断から離れることで、生産性や達成できること、そして何よりも自由に使える時間に大きな違いが生まれます。賢明な方へのアドバイスです。