オンライン中間請求書が中小企業の状況を好転させる理由

急速なグローバル化の時代において、中小企業の経営は困難を極めます。経営者として、あなたはいくつもの役割をこなさなければなりません。店舗マネージャー、カスタマーケア担当者、マーケター、そして会計担当を同時に務める必要があるのです。しかし、その中でも特に煩わしく日常的な責任の一つが、請求書への対応です…

請求書の支払いが期限通りに行われて初めて、支出を上回る収入を確保できます。残念ながら、多くのSMB（中小企業）は請求書の支払い遅延に悩まされています。北アイルランドの中小企業の4分の1、そして英国では5分の2以上が支払い遅延に苦しんでおり、その半数以上が売上の最大10%を貸倒損失として処理せざるを得ない状況にあります。

言い換えれば、苦労して稼いだお金を失いたくなければ、戦略的な中小企業向けの請求戦略が必要です。そこで役立つのが、オンラインの中間請求書です。

まずは基本から見ていきましょう。

1. 中間請求書とは何か？

中間請求書とは、一度に全額を請求するのではなく、合計金額を少額の分割払いで回収するためのものです。これらの分割払いは、毎月の固定額として設定することも、特定の作業段階が完了したタイミングで設定することも可能です。プロジェクト終了時には、それまでの中間請求と支払いの詳細を記載した最終請求書を送付する必要があります。ほとんどのオンライン請求書作成ツールで、中間請求書を送付することができます。

例えば、2019年8月1日から6ヶ月間、ABC社にSEOサービスを提供するとします。クライアントに毎月300ドルを請求できます。最初の5ヶ月間で、クライアントから合計1500ドルを回収できます。最後の月には、300ドルの最終請求書を発行します。

ただし、最終請求書では、追加の作業時間（もしあれば）と、得ようとする利益を調整する必要があります。例えば、500ドル相当の追加作業を行い、600ドルの利益を得る予定であれば、最終請求額は1400ドルとなります。

未払いの月額料金	$300
追加作業時間	$500
計上する利益	$600
最終請求合計額	$1400

この場合、クライアントから回収する合計金額は2900ドル（1500ドル + 1400ドル）となります。

2. なぜ中間請求書を使うのか？

多くの中小企業が以下の3つの理由で中間請求書を利用しています–

1. 流動的なキャッシュフローの維持 – 毎月支払いを受け取ることで、中間請求書はキャッシュフローを維持するのに役立ちます。流動性の高いキャッシュフローは、不必要な負債を抱えることなくビジネスを円滑に運営する助けとなります。
2. 高額な貸倒損失の回避 – プロジェクト終了前に支払いの大部分を回収できるため、高額な貸倒損失を回避するのにも役立ちます。最終的な未払い分については、メールでフォローアップを行う余裕が生まれます。もしクライアントがプロジェクトの途中で支払いを停止した場合、支払いが完了するまで作業を中断することも可能です。
3. 柔軟性の提供 – これはクライアントにとっても利点です。一度にまとまった金額を用意する代わりに、少額の分割払いで支払うことができます。また、プロジェクト期間中にサービスを追加・削除し、それに応じてクライアントに請求することも可能です。

3. 中間請求書はいつ使うべきか？

お分かりのように、中間請求書は大規模なプロジェクトや長期間にわたるサービスにのみ使用できます。通常、少なくとも3ヶ月以上続くプロジェクトに適しています。小規模なプロジェクトや短期契約にはこの方法は使えません。また、このアイデアを受け入れてもらえるか、クライアントに相談する必要があります。稀ではありますが、この請求形式を拒否するクライアントもいるかもしれません。

4. 中間請求書の構成を理解する

中間請求書の構成は、請け負っているサービスやプロジェクトの種類によって異なります。例えば、請負業者は、測定記録、測定帳簿、回収明細、控除、前払い、追加支払い（もしあれば）、および請求日までに完了した作業の累積情報を提供する必要があります。

一方で、デジタルマーケティングエージェンシーの場合は、完了した作業、進行中の作業、および契約で合意された請求額の詳細のみを含める必要があります。ただし、通常、中間請求書には以下の詳細が含まれます。

• 請求書番号
• 請求書の日付および支払期限
• 発注書（PO）番号
• 部品表（BOM）番号（該当する場合）
• 自社およびクライアントの名称と連絡先詳細
• 請求対象となるサービスや製品の項目別説明
• 関連する税金、割引、その他の料金の内訳を含む請求合計額
• 支払条件（該当する場合は遅延損害金を含む）
• クライアントへの特別な指示やメモ（もしあれば）

この情報に加えて、プロジェクト完了時の最終請求書には、それまでのすべての中間請求書の詳細とともに、合計未払い額を記載する必要があります。

中間請求書を送付したら、クライアントが期限内に支払いを行うことを期待すべきです。そうでない場合は、フォローアップが必要です。今日では、請求書作成ソフトウェアにより、中間請求書を含むさまざまな種類の請求書を簡単に作成できるようになりました。また、ほとんどの請求ツールを他のビジネスアプリケーションと統合することで、より正確な請求書を作成し、メールリマインダーによる自動フォローアップを行うことも可能です。

最後に

お分かりのように、オンラインの中間請求書は中小企業にとって強力なツールです。キャッシュフローを維持するだけでなく、クライアントに少額の分割払いという柔軟性を提供することもできます。まだ中小企業の請求書作成にExcelシートを使っていますか？そろそろオンライン請求ツールに切り替える時期かもしれません。問題は、いつ実行するかです。コメント欄でぜひ教えてください。