支払い遅延を解消するために「期限超過請求書（Past Due Invoice）」を活用する方法

中小企業は支払い遅延の影響を最も受けやすく、組織の基盤となる機能や成功が深刻な打撃を受けています。

事実は数字で語るのが最も明確であるため、Marketvoiceが実施した中小企業向けの請求書に関する調査結果をご紹介します。この調査結果は、約90カ国のさまざまな企業に対して発行された8万通以上の請求書データに基づいています。

このデータから得られた主な事実は以下の通りです。

• 請求書の62%が支払い期限を過ぎて支払われている
• 請求書の3分の1が2週間以上の遅延で支払われている

以下は、さまざまなセクターの企業に対する支払い遅延の状況を示す画像です。

出典

この課題を効果的に解決する方法はあるのでしょうか？

請求書にはさまざまな種類がありますが、期限超過請求書（Past Due Invoice）は、顧客から未払い分を回収するプロセスを開始するのに役立ちます。

期限超過請求書について詳しく見ていきましょう。

期限超過請求書とは何か？

期限超過請求書は、中小企業の請求業務において重要な役割を果たします。これは、支払い期限までに支払われなかった金額を示す公式な請求明細書です。通常、中小企業はクライアントへのサービス提供に対して体系的な請求プロセスを導入しています。多くの場合、支払い詳細を含む請求書を自動送信するオンライン請求書作成ソフトウェアを活用しています。

支払い期限を過ぎると、請求ツールが自動的に期限超過請求書を発行し、未払い分や期限経過に伴うペナルティの詳細を通知します。

期限超過請求書が必要になるのはいつか？

中小企業では通常、プロジェクトは事前に完了・開発・納品されます。支払いは、進行中の作業に合わせて分割で行われるか、完了後に行われます。クライアントは製品を使用し、その利点を実感した上で、得られた利益から支払いを済ませます。これはサービス提供者への信頼不足によるものではなく、クライアントが常に十分な資金を確保しているとは限らないためです。

このような状況において、サービス提供者は、受領済みおよび未払いの支払い口座を管理するオンライン請求書作成ソフトウェアの助けを借ります。クライアントが支払いを怠り、設定された期間が経過すると、請求書ソフトウェアは即座に期限超過請求書をアラートとして送信します。

期限超過請求書は誰の役に立つのか？

フリーランス

フリーランスには独自の利点がありますが、報酬が期限通りに支払われないという悩みを頻繁に経験します。彼らは期限超過請求書を使用して、クライアントに支払いが遅れていることを通知できます。

期限超過請求書は、フリーランスがクライアントに対し、未払い分の資金を準備する必要があることを伝えるのに役立ちます。この請求書には、該当する場合、支払い遅延に対する追加料金を含めることも可能です。

小売業者

小売業において、在庫管理は最も困難なタスクの一つです。小売業者は理想的には卸売業者から製品を注文し、販売を開始します。受け取った製品に対しては一部支払いがなされます。

この場合、卸売業者は支払いが保留されており、期限が過ぎていることに気づくかもしれません。その際、小売業者に未払い額を知らせるために期限超過請求書を送付することができます。

期限超過請求書の目的と支払い回収における役割

期限超過請求書は、未払いの支払いを効率的に回収するのにも役立ちます。この手順には以下のステップが含まれます。

支払い条件の再設定

サービス提供者は、一定期間内に全額または一部を支払うようクライアントに助言する場合があります。また、支払い期間を短縮したり、遅延に対するペナルティを課したりすることもあります。

エラーのチェック

エラーのない請求書は、承認を迅速化し、支払いを早めるのに役立ちます。これには、第三者が請求書を校正し、誤りがないか確認するプロセスが含まれる場合があります。

与信審査

これには、中規模から大規模の信用供与の要請があった場合に、顧客の財務状況を審査することが含まれます。この審査には、クライアントの財務諸表や信用調査報告書の確認が含まれます。

期限超過請求書のテンプレートに含めるべき情報

• 請求書番号
• 請求書発行日および支払い期限
• 顧客/サービス提供者の氏名および連絡先情報
• 提供されたサービスの詳細な内訳（日付、説明、関与した工数、投入された人員、適用される料金を含む）
• 支払うべき金額の小計および合計
• 利用可能な特定の支払い方法
• 該当する場合、早期または遅延支払いに関する利用規約

期限超過請求書を送った後に予想されること

期限超過請求書は、特定の個人や企業の信用に悪影響を及ぼします。サービス提供者は、与信枠を縮小したり、プロジェクトの提案を受け付けなくなったりする可能性があります。

長期間放置された期限超過請求書は、最終的に回収業者に委託されます。これは、その企業に対する恒久的な不信感につながり、他のサービス提供者が取引を制限する結果となる可能性があります。

サービス提供者は、期限超過請求書を送った後も、顧客に警告し、複数回支払いを要求する場合があります。顧客が対応しない場合、そのような請求書は回収業者に回されます。

請求書発行後に取られるステップは以下の通りです。

1. 督促状の送付

これは、未払い金額、請求書番号、請求書発行日を伝える控えめなリマインダーメッセージです。

2. 電話によるリマインダー

督促状に反応がない場合、支払い状況を確認するために直接電話をかけます。

3. エスカレーション

サービス提供者が電話で担当者と話せず、顧客の意図を疑う場合、経理部門や上級管理職へエスカレーションを行うことがあります。

4. 支払いスケジュールの設定

顧客が経済的危機にある場合、サービス提供者は支払いを分割し、スケジュールを立てることで支援する場合があります。ただし、これには顧客側からの支払いに対する個人的な保証が伴います。

5. 法的措置の検討

これらの試みでも支払いを得られない場合、弁護士を通じて警告書を送付する場合があります。

6. 強制破産申し立ておよび顧客の提訴

サービス提供者が、顧客が他の企業に対しても支払いを済ませていないことを知った場合、それらの企業と協力して破産手続きを申し立て、法的手続きを開始することがあります。

最初のいくつかのポイントは、良好なビジネス関係を維持しようと努めながら、顧客から支払いを得るための控えめな努力であることに注意してください。残りの側面は、状況の深刻さに応じて未払い分を回収することに重点を置いており、ビジネス関係の終了につながる可能性があります。

結論

期限超過請求書は、支払いサイクルにおいて極めて重要な役割を果たします。これらは、サービス提供者が顧客に対して未払いの支払いを思い出させ、業務上の支障を避けるために一定期間内に資金を準備する必要があることを伝えるのに役立ちます。

効果的なオンライン請求書作成ソフトウェアを導入することで、必要に応じて期限超過請求書を自動発行し、支払い回収を容易にすることができます。あなたは支払いを管理するために導入していますか？ぜひ下のコメント欄であなたの経験を共有してください！