メールの使用をやめて生産性を2倍にする方法

メール以外の人生は存在します。そして、それは今のあなたの生活よりもずっと素晴らしいものです。

この話を聞いてください。私はメールのために生きていました。

私の一日の主なタスクは、受信トレイを空にすることでした。

また、私は真のメール忍者だと感じていました。受信してから数分以内に返信し、何百ものメールフォルダを管理していました。

私はモンスターであり、獣であり、凄腕でした。スマートフォンを持つことの利点は、いつでもメールをチェックできることだと思っていました。

**いくつかの興味深い事実**

ネットワークを調べてみると、Luisだけでなく、メールをコミュニケーションチャネルとして使うことをやめようと決意した人が他にもいることがわかりました。

私たちは1年間に73日もメールを読んだり返信したりすることに費やしていることをご存知ですか？73日ですよ！

もう一つの利点：この別の研究によると、メールを使わずに仕事をすることはマルチタスクを防ぎ、生産性を向上させます。

そして最後になりますが、重要なこととして、あなたが受け取るメールの40%は全く役に立たないものです。

代替手段はありますか？

一つの代替手段は、ソーシャルネットワークを使って他の人とつながることです。多くのプロフェッショナルが、ネットワークを通じて顧客を獲得し、コミュニケーションをとっています。

どうすればメールの使用をやめられますか？

私は過激派ではないことを明言しておきます。今でもメールを受け取り、頻繁に返信しています。

しかし、1日3〜4時間かかっていたメール対応を、1ヶ月で30分にまで減らしました。

私がどのようにしてそれを達成したかをお教えします：

ステップ1：ニュースレターにさようなら！

その通りです。私は購読していたニュースレターの90%を解除しました。

私が狂っていると言う前に、自分自身にこれらの質問を投げかけてみてください：

• そのニュースレターは本当に不可欠ですか？

• 投稿を見逃さないためだけなら、メール通知の代わりにRSSを使えませんか？

これを考えてみてください：メール1通 = 1回の集中力の途切れ。

ステップ2：自動化、私のもとへ！

メールの署名を自動化できるだけでなく（まだやっていないなら、ぜひやってください）、特にGmailを使っている場合、生産性を大幅に向上させるコツがいくつかあります。

Text Expanderを使って、同じ回答を何度も書く手間を省きましょう。特にカスタマーサービスやサポートの仕事をしている場合は有効です。

Gmailを自分のために働かせる：次のようなフィルタを設定しましょう：

メール通知（FacebookやTwitterのリマインダー、広告など）を受け取ったら、メッセージの横にあるドロップダウンメニューを選択し、「メールの自動振り分け設定」を選択します。

ステップ3：通知をオフにする

スマートフォンへのメール着信通知（音とバイブレーションの両方）をオフにしてください。

これくらい過激に。

それほど単純なことです。

それほど効果的なのです。

ステップ4：

新しいメールを確認する回数を1日の中で減らしましょう。最初は午前中の半ばです。もし一日の始まりにメールの返信から始めると、一日のうちで最も生産的な時間を無駄にすることになります。最も生産的な時間を守るために、2〜3時間はメールを見ないようにして、違いを感じてみてください。緊急であれば、他の手段で連絡が来るはずです。メールの返信時間は1時間、10分、30秒、あるいは1週間であるべきだと誰が決めたのでしょうか？

ステップ5：遠回しな表現をしない

とても単純ですが、同時にとても複雑なことですよね？

これは単純な原則に基づいています。段落を書く代わりに1行で答えられるなら、その1行だけを書くのです。

要点だけを伝えます。

もう一つ：あなたは話すのと同じ速さで書けますか？私は無理です……

もし10秒の電話で解決できるなら、メールで返信せず、電話をかけます。

ステップ6：連絡先を教育する

これは不可欠です。そうしなければ、同じ人々からメールを受け取り続けることになります。

やり方はとても簡単です。メールが送られてきたら、別のチャネルで返信するのです。

電話をかける、Whatsappでメッセージを送る、FacebookやTwitterでダイレクトメッセージを送るなどです……

あなたが受信トレイの外でより速く連絡が取れることを相手が知れば、メールは送られてこなくなります。

ステップ7：自分自身を教育する

おそらくこれがすべてにおいて鍵となります。習慣を変えなければ、うまくいきません。週末にメールを確認しない、1時間ごと、1分ごとに見ないといったことです……

習慣を変えるには大きな努力が必要です。

もし何らかのモチベーションが必要なら、私は生活の質が向上したと言えます。今では重要だと思うものだけに返信し、時間をよりうまくコントロールし、生産性が大幅に向上し、受信トレイを空にするために午前中を無駄にすることもなくなり、ソーシャルネットワークでの存在感も高まりました。

• メールは時間と生産性の吸血鬼です。

• 環境を変えるには、まず自分自身を変えなければなりません。

• メール量を可能な限り減らしましょう。

• より社会的で豊かなコミュニケーションを始めましょう

あなたは、メールにどれくらいの時間を費やしていますか？また、メールを使わずに生産性を高めるためにどのような工夫をしていますか？