タスク管理ソフトウェア：導入時に確認すべき5つの必須機能

はじめに
この記事を読んでいるということは、プロジェクトの効率化を目指して初めてタスク管理ソフトウェアを試そうとしているか、あるいは現在利用しているツールがニーズを満たしておらず、乗り換えを検討しているのかもしれません。どのような状況であれ、適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択することは、刻一刻と迫る期限の中で、多くのリソースを節約することにつながります。もし、チームのコラボレーション、組織化、そして成果を劇的に向上させるスイッチがあるとしたら、迷わず押すはずです。今回紹介する5つの機能を備えたソフトウェアこそが、まさにそのスイッチとなるでしょう。

もちろん、信頼性、クロスプラットフォーム対応、確かな実績といった、あらゆる業務ソフトウェアに求められる要件は依然として重要ですが、ここで挙げる機能はプロジェクトが進行している間、毎日使用することになるものです。組織には、チームメンバーと同じくらい懸命に働き、プロジェクト全体をサポートしてくれるソフトウェアが必要です。テクノロジーへの投資を行う際は、それが目的にかなっているかを確認してください。プロジェクト管理やタスク管理ソフトウェアを探す際の出発点として、以下の5つの特徴を参考にしてください。

的確な判断を支える通知とアラート機能
労働集約型のプロジェクトでは、複数の作業が同時に進行し、あるグループのタスクが別のグループへと流れていくことがよくあります。期限が前倒しになったり、重大な問題が発覚したりした場合は、後続のグループに影響を与える変更をできるだけ早く周知することが重要です。カスタマイズ可能なアラート機能を使えば、マイルストーンの達成や問題発生時に、関係するプロジェクトメンバーへメールやダッシュボード上のメッセージを送信し、即座に軌道修正を行うことができます。また、ダッシュボードはモバイルデバイスからアクセス可能であるべきです。これにより、チームメンバーがどこにいても通知を受け取ることができます。
この機能がないとプロジェクトにどのような悪影響があるか：

• 間違ったパラメータで作業が進められ、無駄が生じる。
• 数時間前に完了したタスクを待機したまま、熟練スタッフが手持ち無沙汰になる。
• 状況を把握していないマネージャーによって、提出物が意図せず保留される。

機密情報を守るセキュリティ機能
プロジェクトでは、未発表の製品、株価を左右しかねない問題の解決策、新しいイノベーションのための研究開発など、機密性の高いデータを扱うことがよくあります。プロジェクト内であっても、すべての作業グループに公開すべきではない情報が存在するため、タスク管理ソフトウェアにはプライバシー設定が必要です。個人へのメッセージ送信、外部のフリーランサーを特定の議論やコメントスレッドに招待すること、特定の小グループへの連絡などが、全体へのメッセージ送信と同じくらい簡単に行えるべきです。メッセージを送信するたびに不安を感じるようなら、そのタスク管理ソフトウェアには成功に必要な明確で使いやすいプライバシー設定が欠けている可能性があります。

この機能がないとプロジェクトにどのような悪影響があるか：
• 誤った相手にメッセージを送信することで、規制違反のリスクが生じる。
• 意図しない一斉送信による混乱の収拾に、時間と労力がかかる。
• 請負業者やフリーランサーを参加させるための複雑な回避策が、コミュニケーションを阻害する。

共同作業のためのドキュメントストレージ
生産的なブレインストーミングの最中に、ファイルサーバーを確認するためにダッシュボードから離れたり、クラウドドライブで適切な画像やドキュメントを探し回ったりしたいマネージャーはいません。会議において集中力は貴重な資源です。そのため、ドキュメントやファイルは外部のリンクを経由させるのではなく、仮想空間上のすぐ手の届く場所にあるべきです。また、選択するタスク管理ソフトウェアには、プロジェクトドキュメントをひとまとめにするのではなく、ファイルごとにパーティション（区分け）を設ける機能が必要です。グラフィックチームは必ずしもマーケティングチームの人口統計データを見る必要はなく、その逆もまた然りです。無関係なファイルのリストをスクロールし、一つずつ開いて確認する作業は、忙しいチームにとって耐えがたい負担です。ファイルを近くに整理して保管すれば、チームの効率は自然と向上します。

この機能がないとプロジェクトにどのような悪影響があるか：
• サードパーティのファイルストレージサイトは安全ではない可能性がある。
• コンピュータやOSが異なるユーザーは、ストレージサイトにアクセスできない場合がある。
• ファイルサイズやアカウントの容量制限により、アップロードに問題が生じる可能性がある。
• 外部ストレージ上のベースファイルが更新されていないと、チームメンバーが誤ったバージョンのファイルで作業してしまう可能性がある。

効率的な優先順位付けのための組織化ツール
説明責任（アカウンタビリティ）は単なるモチベーション向上だけでなく、多様なチームをプロジェクト管理の目標に沿って維持するための不可欠なツールです。ソフトウェアは、プロジェクトリーダーがToDoリストを作成・管理できる機能を提供すべきであり、同時にチームメンバーが自分のニーズに合わせてリストを調整できるパーソナライズオプションも必要です。カレンダーやアジェンダ機能があれば、メンバーはログイン時にその日のタスクや期限を確認でき、メールボックスを確認するような時間浪費を避けることができます。メッセージ、タスク、タイムラインが数回のクリックで確認できれば、先延ばしは減り、プロジェクトのスピードは向上します。この生産性の向上をチームメンバー全員分掛け合わせれば、プロジェクトはそれほど恐ろしいものではなくなるはずです。

この機能がないとプロジェクトにどのような悪影響があるか：
• リーダー間で管理スタイルが異なると、チームメンバーに矛盾した指示が与えられる可能性がある。
• 口頭やカジュアルな優先順位リストでは、説明責任を果たすための権限が不足する。
• 従業員評価を担当するマネージャーが、参照すべき関連データを見つけるのに苦労する。
• プロジェクトリーダーが不在の場合、統一されていない非公式なワークフローでは対応が困難になる。

プロジェクトの進捗を明確にするコミュニティベースの更新機能
チーム全体に重要な情報を一度に伝える必要がある場合、一斉メールは無視されたり見落とされたりしがちです。しかし、コミュニティベースの更新機能を持つタスク管理ソフトウェアを利用すれば、受信トレイに何が埋もれていようと、確実に全員の目にメッセージを留めることができます。クライアントからトーンや方向性の変更を求められた場合、個々のメンバーに個別に連絡して時間を浪費したくはないはずです。プロジェクトの方向転換が必要な際、混乱を排除し、成長痛を抑えるためには、全員を一度に同じ認識にさせることが重要です。理想を言えば、選択するソフトウェアは、馴染みのあるソーシャルメディアプログラムで使われているタイムライン表示のように、プロジェクトの重要な変更を記録し続けるべきです。このアプローチにより、多忙な時期に最大の時間泥棒となる、終わりのない会議を繰り返す必要もなくなります。

この機能がないとプロジェクトにどのような悪影響があるか：
• 1通のコラボレーションメールを見逃すだけで、チームメンバーが完全に誤った方向に進む可能性がある。
• グループへの周知のために、時間を浪費する会議が必要になる。
• 重要なニュースを即座に配信できず、メールや会議のスケジュールに組み込む必要がある。

結論
タスク管理ソフトウェアを選ぶ際には、グラフィックデザインやスムーズなユーザーインターフェースといった他の機能も考慮すべきですが、これらは優先順位としては低めです。最終的には、あなたが構築している現在の作業環境に融合するプログラムが必要です。あなた自身がそのツールに合わせて環境を変えなければならないようなものではいけません。プロジェクト管理の現場において、混乱は進歩の敵です。あなたの「デジタルな味方」が、あなたの努力を助けているのか、それとも妨げているのかを必ず確認してください。

著者
Umesh Lalwani
CEO AND CO-FOUNDER, GRAPPLE
以前はIT企業Assigncorpを15年間設立・経営し、年間1,300万米ドルの規模まで成長させた。Umeshは、個人の傾向やコラボレーションに向けたチームダイナミクス、そして物事を成し遂げることへの理解に情熱を注いでいる。