中小企業経営者のための、本当に効果のある時間管理術

起業家である（あるいは起業を目指している）あなたなら、ビジネスの成功に不可欠な資質やスキルについて、すでにご存知のことでしょう。こうした資質は生まれ持ったものという人もいれば、成長過程で無意識のうちに身につけたという人もいます。また、意識的に努力して習得しなければならない人もいます。

「時は金なり」と言いますが、ビジネスの世界において時間を失うことは、お金を失うことと同義です。つまり、時間は決して無駄にできないということです。時間は常にあなたの手からすり抜けていくものであり、常に多くの要求が突きつけられるものです。

幸いなことに、あなた自身や従業員の時間をコントロールする方法は存在します。効果的に時間管理を行うためのヒントを以下にまとめました。

優先順位を設定する

効果的に優先順位をつけるために、タスクの重要度順にランク付けを行いましょう。軌道修正が必要な場合は「ToDoリスト」を作成し、それを守るようにしてください。

毎日、新しい問題や課題が持ち上がります。それに流されて時間を奪われてしまうのは簡単です。しかし、達成すべきタスクと期限をリスト化しておけば、集中力を維持することができます。

ランク付けは、最も重要かつ緊急なタスクを見極めるために不可欠です。完了したタスクをリストから消していくことは、大きなモチベーションにもつながります。

時間を記録する

時間を有効に使うためには、自分にどれだけの時間があり、それをどのように、どこで使っているかを測定する必要があります。これは優れた時間管理において極めて重要です。自分の時間を記録し、一日の貴重な数分や数時間がどこで費やされ、あるいは無駄にされているかを特定しなければなりません。

これにはいくつかの方法があります。物理的なリストやスマートフォンアプリ、あるいはタスクに費やした時間（分/時間）を記録するExcelスプレッドシートなどを使うことができます。

しかし、最も効果的な方法は、高品質な時間管理ソフトウェアを活用することです。これを使えば、最もシンプルな方法で時間を管理できるだけでなく、複雑な時間のギャップや変動も瞬時に計算できるため、結果として時間を節約できます。

こうしたソフトウェアは通常クラウドベースであるため、いつでもどこからでもアクセスし、保存されたすべてのデータを確認することができます。

委任をためらわない

前述のポイントを踏まえ、どこで時間を削減できるかを判断したら、自分のスキルや介入が必要なタスクと、そうでないタスク（委任できるタスク）を明確にしましょう。

あなた自身の完全な集中が必要なタスクは常に存在します。起業家であるあなたは、より戦略的な仕事に集中すべきです。実務的な仕事は他の従業員に任せることができます。何が委任可能で、何がそうでないかを区別できるようにしましょう。

委任とは、あなたが他の仕事をしている間に、他の人にタスクの完了を任せることを意味します。したがって、委任が裏目に出ないよう、信頼できる従業員を雇うようにしてください。

仕組み作り（システム化）に取り組む

場当たり的な仕事は常に時間を浪費します。整理され、効率化されたプロセスは、常に時間の節約につながります。

ほとんどのビジネスにおいて、オフィスを円滑に運営するために毎日必ず行わなければならないタスクがあります。

ここで、業務の効率化と、認識された効果的なシステムやプロセスの構築が重要になります。これらは日々の業務を迅速化し、最終的に多くの時間を節約します。

頻繁で長い会議を避ける

確かに会議は、成長する企業の文化において重要かつ避けられない要素ですが、生産的である場合に限ります。

建設的な成果や行動計画につながらない、長くて終わりのない会議は、あなたや他の従業員の時間を浪費するだけであり、その時間は他の重要なタスクを完了させるために使えたはずのものです。

会議を始める前に必ず議題を設定し、そこから逸脱しないように努めてください。さらに、議題に対する解決策やアイデアを提供できる主要なメンバーのみを参加させましょう。会議は短く、要点を絞って行うようにしてください。

難しいタスクを先に片付ける

最も困難だと感じるタスクを特定し、朝一番や、自分のパフォーマンスが最も高い時間帯にそれらを終わらせるようにしましょう。

成功者が毎朝何をしているかという話はよく耳にしますが、早起きの人だけが成功できるわけではありません。「夜型」の人も高い成果を上げています。

自分でビジネスを経営することの素晴らしい点は、朝型でないなら夜遅くまで働くといった柔軟性があることです。その利点を活かしましょう。

アウトソーシングを活用する

もちろん、あなたの会社には非常に優秀な人材が揃っているでしょうが、アウトソーシングできるタスクも存在するはずです。特定のタスクに関しては、専門の企業に依頼した方がより良い結果を得られる可能性があります。

採用、給与計算、広報など、専任の部署を設ける必要のない業務がこれに該当します。アウトソーシングは、特定の部署を立ち上げて運営するよりも安上がりです。

「ノー」と言うことを学ぶ

「ノー」と言って顧客を失望させたくないという気持ちはよく理解できますが、時には断らなければならないこともあります。

特に、すでに手一杯の状態であるにもかかわらず、顧客がしつこかったり、理不尽だったり、不必要に時間を浪費させたりする場合はなおさらです。

すでにスケジュールに入っている顧客との関係を危うくするよりも、理不尽な要求をする相手には「ノー」と伝えましょう。

中断に備える

中断は誰にとっても嫌なものですが、準備ができていない時に限って発生する傾向があります。

計画を何度も変更して時間を浪費する代わりに、中断に対処するための時間をあらかじめスケジュールに組み込んでおきましょう。

特に重要なプロジェクトに取り組んでいる場合は、すべてを投げ出して混乱に陥らないよう、プランBを用意しておいてください。

気を散らすものを排除する

ドアを閉める、音楽の音量を下げる、電話を「サイレント」モードにする、あるいは必要であればドアの外に「入室禁止」のサインを掲げるなど、気を散らすものを排除するために必要なことは何でも行いましょう。

それだけでなく、気を散らすものを減らすには、一緒に働く人々に時間を尊重し、目の前のタスクに集中するようトレーニングすることも含まれます。

休憩を取る

仕事と時間の比率はほとんどの場合バランスが崩れるものです。時間の経過の速さに圧倒されそうになっても、自分を責めないでください。

あなたは人間であり、限界があることを忘れないでください。ワーカホリックになって疲れ果て、ストレスを抱え込むことは、生産性を低下させるだけなので意味がありません。

集中力、精神的な健康、そして高いパフォーマンスレベルを維持するために、休憩や休暇をスケジュールに組み込みましょう。

結論

進歩的な起業家は、経験の有無にかかわらず、独特の思考パターンを持っています。彼らは、自分の仕事のやり方やビジネスの進め方には常に改善の余地があると信じています。彼らは時間を最も貴重な資源の一つとして大切にし、可能な限り最適に活用しようと努力しています。あなたも、貴重な時間を管理するためにタスクに優先順位をつけ、準備し、実行することで成功を収めることができるはずです。