適切な経理担当者を雇うためのヒント

適切な経理担当者を雇うためのヒント

経理担当者を雇う際に注目すべき点について。最初のヒントは、十分な経験を持つ人を見つけることです。時にはそれが難しいこともあります。今日の職場では、採用可能な経理担当者が年々減少しているようです。面接の際には、優れた経験を持つ人を探す必要があります。どの程度の経験が必要でしょうか？私は、予算内で雇える限り経験豊富な人を選ぶべきだと考えます。経理担当者の能力が高ければ高いほど、あなたとあなたのビジネスにとってプラスになります。「予算内で最大限の能力を持つ経理担当者を雇いなさい」ということです。

2つ目のヒントは、その経験を評価する際、事務職としての経験と、全般的な責任を負う経理担当者としての経験は別物であることを覚えておくことです。中小企業において、すべての経理業務を任せられる人を探している場合、いわゆる「責任者クラスの経理担当者」が必要です。買掛金、売掛金、給与計算、消費税、仕訳帳への記入などに精通している人です。全体的な経験が求められます。

経理業務を複数の担当者で分担している場合は、給与計算担当者や買掛金担当者を雇うのも良いでしょう。しかし、全体を統括する経理担当者を探しているなら、その経験があることを確認してください。買掛金担当者が必ずしも優れた経理責任者になるとは限りません。多くの場合、オフィス管理者兼経理担当者を雇おうとしますが、それは問題ありません。ただし、しっかりとした経理スキルを持っていることを確認してください。経験を重視し、予算内でより優秀な人材を雇うことで、あなたが監督すべき手間を減らすことができます。

もし相手の理解が浅く、能力が不足していれば、あなたが業務を監督するのに多くの時間を費やすか、外部のCPA（公認会計士）にチェックを依頼することになります。教育やトレーニング、進捗管理、エラーの修正に多大な時間がかかるでしょう。自分自身のために、予算内で最大限の能力を持つ経理担当者を雇うこと、これが最初のヒントです。

2つ目のヒントはテクノロジーです。テクノロジーは今日の生活の一部です。雇う経理担当者が、自社の会計システムを快適に使いこなせることを確認しましょう。多くの企業が、ビジネスの追跡に最適なプログラムであるCloudBooksを使用しています。そのため、そのソフトに精通しているか確認してください。ソフトウェアだけでなく、クラウドの利用にも慣れている必要があります。多くの人が情報をオンラインで保存し、データのバックアップをオンラインに置いています。領収書をスキャンしてペーパーレス化し、クラウドに保存することもあるでしょう。

クラウドを利用する場合でも、サーバーにバックアップを取る場合でも、経理担当者が使用するテクノロジーに慣れていることが重要です。現在、銀行取引や顧客関係の多くもオンラインで行われています。テクノロジーに不慣れな場合、必要な業務をこなすことは難しいでしょう。

3つ目のヒントは、データ入力とレポート作成についてです。データ入力とは、あなたが提供する情報、あるいは顧客やベンダーから提供される情報を会計システムに正確に入力する能力のことです。彼らはこれに長けている必要があります。日次、週次、月次など、ビジネスの規模に応じてタイムリーに行う必要があります。

業務が滞らないようにすることが重要です。タイムリーに情報が入力されていれば、月が終わった時点で財務諸表を作成できます。レポートの観点からは、質の高い財務諸表が必要です。経理担当者は、財務諸表を見て何かがおかしい、あるいは不自然だと気づき、修正できる能力がなければなりません。

繰り返しになりますが、高レベルの経理担当者を雇う余裕がなく、経験の浅い人を採用した場合は、あなた自身か外部のCPAがチェックを行うことになります。ミスを見つけ、修正を指示しなければなりません。優れた情報と財務諸表があれば、ビジネスをより適切に管理し、将来の予測を立て、計画を練ることができます。すべてをタイムリーに行い、必要なレポートを手元に置くことは、ビジネスにとって非常に理にかなっています。

それに関連して、税金について考えましょう。適切な税務計画を立てるには、会計システムにタイムリーな情報が必要です。私は少なくとも11月か12月の間に顧客と面談し、調整や変更が必要かどうかを検討します。年末の役員報酬の調整なども同様です。正確でタイムリーな情報がなければ、これらは実行できません。「ゴミを入れればゴミが出てくる（Garbage in, garbage out）」という言葉通り、情報が不正確であれば、良い計画は立てられません。

次に、実際の納税申告についてです。所得税の申告においては、正確な情報があれば、納税額を抑え、手元に残る利益を最大化することができます。さらに、給与税、消費税、固定資産税など、他にも多くの申告が必要です。ここでも正確な情報が不可欠です。

経理担当者は、税務の世界にある程度精通している必要があります。CPAに何を提供すべきかを理解し、給与税の申告を正確に行い、ペナルティによる無駄な出費を防ぐ必要があります。消費税や固定資産税の申告も同様です。税務に精通していることは非常に重要です。

最後に、キャッシュフロー管理の観点から。ビジネスにおいて最も重要なのはキャッシュフローです。キャッシュフローを理解しておく必要があります。給与支払いの時期になって、支払いに十分な現金がないことに気づくのは避けたい事態です。買掛金の支払いが遅れたり、30日以内の支払いが条件の顧客から60日、90日経っても入金がなかったりすることもあります。

優れた経理担当者は、これらすべてを監視し、問題があればあなたに助言します。自ら率先して顧客にフォローアップを行い、支払いが遅れている理由を確認します。ビジネスを適切に管理するために、請求が滞らないようにし、問題があれば即座に把握できるようにします。キャッシュフローは本当に重要です。

これは銀行との関係においても重要です。多くの企業は銀行と当座貸越契約を結んでいます。その枠を使い果たしてしまい、必要な時に柔軟性がなくなるような事態は避けなければなりません。優れた経理担当者は、キャッシュフロー管理だけでなく、与信管理も行い、必要な時に必要な資金を確保できるようサポートしてくれます。

繰り返しになりますが、優れた経理担当者とは、仕事に必要な経験を持ち、テクノロジーに精通している人です。データ入力はタイムリーで、レポートの正確性を判断でき、質の高い財務情報を提供してくれます。彼らは、税務状況、キャッシュフロー、銀行との与信関係を管理する手助けをしてくれます。驚くような事態は不要です。ビジネスを成長させ、管理し、長期的に利益を上げ続けるために、これらの業務が確実に行われるようにしましょう。