クライアントが請求書の支払いを遅延させる6つの言い訳と、その対処法

MarketFinance（旧MarketInvoice）による包括的な調査によると、全請求書の約60%が期日を過ぎて支払われています。同レポートでは、請求書の平均支払遅延日数は6日であり、全体の5分の1は2週間以上遅延していることが明らかになっています。

これは、円滑な運営のために常にキャッシュフローを確保し、従業員や取引先への支払いを期限通りに行う必要がある中小企業経営者にとって、特に壊滅的な打撃となります。そのため、クライアントが支払いを遅延させる際によく使う言い訳を知り、それらにどう対処するかを理解しておくことは、ビジネスの存続に関わる重要な備えとなります。

1) 「小切手は郵送済みです」
クライアントが実際に小切手を投函したかどうかを確認する術がないため、彼らは郵便システムのせいにしたり、郵便局の不手際で届いていないと主張したりすることがあります。これは単に時間を稼ぐための言い訳かもしれません。支払いが長期間遅れている場合は、より毅然とした態度で臨み、以前の小切手を無効にするよう要求した上で、書留郵便での支払いを求め、追跡番号を提示させるのが賢明です。

2) 「請求書を受け取っていません」
この言い訳をされたら、まずは請求書を送付した宛先を再確認してください。宛先が正確であれば、ファックスや書留郵便など、受領時にクライアントの署名が必要な方法で再度請求書を送付しましょう。

3) 「商品を受け取っていません」
製品がデジタルファイルやドキュメントであれば、すぐに再送できます。しかし、物理的な製品の場合は、配送と配達のプロセスを追跡し、受領時にクライアントの署名をもらうようにする必要があります。

4) 「担当者が不在です」
この言い訳は、特に休暇シーズンによく聞かれます。それ以外の時期には「病欠です」という定番の言い訳が使われることもあります。数日で戻る予定であれば、待ってから改めて連絡し、支払いを済ませてもらうのが合理的です。しかし、クライアントが復帰時期を明言できない場合は、代理の担当者の連絡先を確認し、支払いを処理するよう強く促してください。自社のアカウントの重要性と、支払いが大幅に遅延しているという事実を強調すべきです。

5) 「大口クライアントからの入金がまだです」
この言い訳への対処法の一つは、分割払いを提案することです。クライアントにキャッシュフローの問題があるとわかった場合は、前払いを依頼するか、少なくとも今後の取引において手付金を支払ってもらうようにしましょう。

6) 「システム障害が発生しています」
テクノロジーのせいにすることは、支払いを遅延させるための一般的な手段です。クライアントに対しては率直に、いつ復旧する見込みかを確認してください。システムがいつ復旧するかわからないという回答であれば、小切手を送付するよう要求しましょう。

結論

中小企業は、CloudBooksが提供するような優れた請求書作成ソフトウェアを利用することで、こうした言い訳のほとんどを回避できます。「小切手は郵送済み」「請求書を受け取っていない」「システムがダウンしている」といった言い訳は通用しなくなります。クラウドベースの請求書作成ソフトウェアなら、すべての取引を追跡でき、詳細はクラウド上に保存されます。情報はいつでも、どのデバイスからでもアクセス可能です。

中小企業にとって、クライアントからの期日通りの支払いはミッションクリティカルな要素です。したがって、支払遅延の言い訳に効率的に対処する方法を学ぶことは、成功を確実にするために大きく貢献します。重要なのは、それが相互尊重の雰囲気を醸成し、将来のより良い取引のための前例を作ることにつながるという点です。

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