請求書作成にExcelシートを使うのをやめるべき主な理由

Excelシートは時代遅れだと言うのは失礼ではないでしょうか？結局のところ、すべてはそこから始まったのです。Excelシートは会計担当者の作業を容易にしました。これらの請求書は、過去に多くのビジネスマンによって使用されてきました。しかし、信頼性が高く高度な請求書作成ソリューションが利用可能になった今、Excelシートは不要なものとなっています。基本的なニーズは満たせるかもしれませんが、新しく高度なソリューションを使用することで、回避できる不便さもあります。

請求書作成にExcelシートの使用をやめるべき理由は以下の通りです –

1. 修正が困難な領域
2. 請求書の一貫性が保てない
3. デスクに縛られる請求書作成
4. 管理が全くできない
5. 多くの機会を逃している

修正が困難な領域

Excelシートで直前の変更をしなければならなくなったことはありませんか？請求書を作成する直前にクライアントから追加の要望があり、それが請求対象になることはよくあることです。そうなると、請求書を修正しなければなりません。列で計算を行ったり、セルのセットを使用して合計を出したりしている場合、Excelで行を追加するのは非常にイライラする作業です。Excelシートに新しい項目を追加したり、エンティティを削除したりするのは困難な作業です。小さなポインターや手動での数式入力は、必然的に不必要なエラーにつながります。

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請求書の一貫性が保てない

Excelシートで請求書作成用のテンプレートを使用していても、請求書が同じ見た目になることはありません。行を1つ追加するだけで請求書のフォーマット全体が変わってしまうのは奇妙なことです。請求書の数が少ないときはあまり気にならないかもしれませんが、何百もの請求書をまとめる必要がある場合、それは本当に苦痛になります。それに、見た目も良くありません。クライアントは間違いなくそのような煩わしさを望んでいません。Excelシートのインターフェース全体は、数学が苦手な人向けには作られていません。

デスクに縛られる請求書作成

MicrosoftのMS Officeのようなアプリケーションを使って、スマートフォンで請求書を作成しようとしたことはありますか？試してみてください、イライラするはずです。すぐ下のセルを追加しようとすると、突然、存在すら知らなかったスプレッドシートの一部に飛ばされてしまいます。Excelシートの請求書は、ノートパソコンやデスクトップで作成または編集する場合にのみ価値があります。つまり、モバイル性が全くありません。これは大したことではないように思えるかもしれませんが、将来的には問題になる可能性があります。

管理が全くできない

Excelシートで何らかの修正を行うのは難しいでしょう。通常、これらのスプレッドシートはチームの作業員間で更新されます。あなたの元に戻ってくるまでに、各作業員によって新しい請求対象時間が追加されます。しかし、間違いがあった場合はどうすればよいでしょうか？シートを以前のバージョンに復元することはできますが、それは従業員がすべての作業を失い、最初からやり直さなければならないことを意味します。もう一つの解決策は手動でシートを更新することですが、これには多くの時間がかかり、イライラさせられます。Excelシートでバージョン管理のプロセスを自動化する方法は全くなく、手作業で行うしかありません。

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多くの機会を逃している

より良い方法があります。スマートフォンで2分で請求書を作成・印刷し、請求対象時間を追跡して不必要なビジネス上の損失を防ぐことができる世界を想像してみてください。これがオンライン請求書作成ソフトウェアの新しい世界です。ここでは、いつでもどこでも請求書にアクセスし、外出先で変更を加えることができます。クライアントが望む方法で請求できます。そして、一貫した請求書セットを維持することも可能です。見た目も非常に優れています。