在宅勤務 — 物理的、仮想的、そして心理的な側面

Upworkで管理サポートおよびWeb・プログラミングのカテゴリーで活動するMandy Griffin氏は、15年以上にわたり、ベイエリアの自宅でホームオフィスを維持しています。先日、私はMandy氏と対談し、彼女の在宅勤務の秘訣を伺いました。

物理的なワークスペースから、在宅勤務における心理的・家庭的な側面まで、Mandy氏がどのようにして在宅勤務のプロになったのかをご紹介します。

R: ホームオフィスのセットアップはどのようになっていますか？

M: 自宅の増築部分に専用のオフィススペースを設けています。オフィスには庭を見渡せる非常に大きな窓があり、自然光をたっぷり取り入れ、自然を身近に感じることができます。

R: 在宅勤務中、どのように整理整頓を保ち、周囲とつながっていますか？

M: 大きなデスクにファイル引き出し、ノートパソコン、複合プリンター・コピー機、請求書作成ソフトウェア、そしてファックス機（ファックス送信にはeFaxを使っています）を備えています。ブロードバンド回線を1つ、バックアップとして無線接続を1つ用意しています。何が起こるかわかりませんからね！もちろん電話もあり、大きな計算機、ペンやペーパークリップなどの事務用品も十分に揃えています。

R: 子供たちが帰宅する夕方はどうしていますか？

M: デスクの上に埋め込み式の照明を設置したので、遅くまで仕事をする際も明るさを確保できます。部屋にはガス暖炉とソファがいくつかあり、子供たちは放課後、そこで宿題をします。自分の部屋のデスクには決して座らないので。

R: 仕事中、子供たちが退屈しないようにどう工夫していますか？

M: 宿題に集中させるようにしています。3段の引き出し付きキャビネットを購入し、子供たちの学用品をすべてそこにまとめました。そのため、ハサミや計算機などを探して私のデスクに来る必要はありません。宿題が終われば、外で遊んだり、別の部屋でテレビを見たりできます。唯一禁止しているのは、この部屋でのテレビです。ここはオフィスエリアであり、娯楽エリアではないことを子供たちも理解しています。

R: 自宅の仮想環境（ソフトウェア環境）はどのようなものですか？

M: Microsoft 2007スイート、Adobe、Photoshopなどの一般的なソフトウェアを使用しています。また、SkypeやMSN Messengerも使っています。SkypeのVOIPを頻繁に利用するため、マイクも備えています。世界中のクライアントと話すのに最適です。

R: 仕事を始めるために、どのように精神的な準備をしていますか？

M: その場にふさわしい服装をするようにしています。これについては人それぞれ意見があるでしょうが、私は両方試しました。パジャマでカジュアルかつ快適に過ごす方法と、身だしなみに気を使う方法です。

R: つまり、在宅勤務であってもプロフェッショナルな服装を選ぶということですね。それがどのように仕事への精神的な準備に役立っていますか？

M: 何を着て、どのような見た目であるかは、私の気分、ひいては仕事の仕方に直接影響します。きちんとした身なりをしていれば、自分自身もきちんとしていてコントロールできていると感じます。コントロールできていれば、仕事の成果もプロフェッショナルなものになります。

R: オフィスで働くことの特典を逃していると感じることはありますか？

M: 基本的にはありません。ただ、孤独感を感じないように、Elance Water Coolerを訪れるようにしています。オフィスにいるのと変わらない感覚です。他の人々と交流し、意見を共有することができます。

R: 在宅勤務中に気が散らないように、どのように管理していますか？

M: 1日8時間、時にはそれ以上働きます。また、昼食に1時間、2〜3時間おきに10〜15分の休憩を必ず取るようにしています。オフィスエリアにはテレビを置かず、プロジェクトに関連する作業以外ではインターネットを見ないようにしています。

もう一つ、オフィスを散らかさないようにしています。散らかった状態は非常に気が散る原因になります。書類やペンを探すのに時間を費やしたくありません。常に整理整頓を心がけています。

R: 人による邪魔についてはどうですか？突然の訪問者や予期せぬ個人的な電話はありますか？

M: 自分が仕事中であることを周囲に伝えるよう意識しています。友人や家族にスケジュールを知らせ、いつなら話せるか、いつなら話せないかを伝えています。電話がかかってきて話せない場合は、後でかけ直すと伝えます。15年間、スケジュールについてオープンかつ正直に接してきた結果、勤務時間中に個人的な電話がかかってくることは減りました。

R: 家族が仕事に集中できるように、どのように準備しましたか？

M: 子供たちが小さかった頃は、本当に綱渡りのような状態でした。日中に失った時間を取り戻すために、夜遅くまで働くことも多かったです。今では子供たちも大きくなり、境界線を理解してくれるようになったので、邪魔されることなく通常の時間帯に働けています。

R: 在宅勤務によって、子供たちと過ごす時間が増えましたか？

M: 子供たちと毎日、私が完全に彼らのために使える時間を設けています。もちろん、彼らには相談したいことがあり、そのための時間が確保されていると知っておくことは重要です。どんな家族でも、とても良い日もあれば、どうしようもない日もあります。

R: ホームオフィスで成功しようとしている他の在宅勤務の母親たちに、どのようなアドバイスを送りますか？

M:

1. 仕事専用のスペースを確保する。

改装前は寝室の隅だけで仕事をしていましたが、それでも「仕事に行く」場所を持つことは重要です。

2. ワークスペースを魅力的にする。

座って考え、プロジェクトに集中できる場所が必要です。これは人によって異なります。私にとっては、素晴らしい景色が見える居心地の良い独立した部屋がそれにあたります。

あなたにとっては、たくさんの植物に囲まれ、明るい窓が開いていることかもしれませんし、あるいは、大胆な色の壁に絵画がたくさん飾られていることかもしれません。Martha Stewartのように完璧である必要はありません。あなたが心から快適だと感じられる場所であれば良いのです。

3. 最新かつ最高のソフトウェアを使用する。

必要なソフトウェアがすぐに使える状態にあることは、在宅勤務をずっと楽にします。生産性を劇的に向上させることができます。

4. 不具合のある機器は交換する。

在宅勤務をキャリアにしているなら、機器が確実に動作し、信頼できるものであることを確認する必要があります。また、万が一に備えて、すべてのファイルのバックアップを取っておくことも常に役立ちます。

5. 自分自身と自分の仕事を真剣に捉える。

そして、家族や友人にもそれを真剣に捉えてもらうようにしましょう。在宅勤務がフルタイムの仕事であれ、パートタイムであれ、その重要性を家族や友人に伝える時間を取れば、成功の可能性は高まります。

6. 自分はプロフェッショナルであることを忘れない。

間違いなく、あなたは懸命に働き、仕事の評価を受け、正当な報酬を得ています。それはあなたがプロフェッショナルであることを意味します。クライアントと仕事をする際は、常にそのことを念頭に置いてください。