10 Tips bagi Usaha Kecil untuk Melacak Pengeluaran Mereka

Pengusaha baru memulai usaha mereka dengan harapan mendapatkan keuntungan dan dividen yang besar pada waktu yang tepat. Salah satu faktor utama yang menjaga bisnis tetap berjalan adalah modal. Berinvestasi dalam bisnis sendiri mengharuskan seseorang untuk mencari modal dengan bantuan orang lain atau menggunakan uang sendiri untuk mendanai operasional bisnis.

Arus masuk dan keluar modal adalah proses harian dalam bisnis apa pun karena sejumlah besar uang dibelanjakan sekaligus diperoleh. Proyeksi dibuat dan keputusan diambil, beberapa dengan cepat, yang lain dengan pemikiran matang. Namun, pada akhirnya, yang paling penting adalah perolehan laba. Di situlah letak pentingnya melacak pengeluaran Anda.

Melacak pengeluaran penting bagi usaha kecil karena memberikan gambaran yang baik tentang pendapatan yang diperoleh dibandingkan dengan uang yang dibelanjakan. Hal ini membantu pengusaha memetakan tindakan mereka di masa depan dengan jauh lebih jelas dan percaya diri.

Disebutkan di bawah ini adalah beberapa tips yang dapat digunakan oleh usaha kecil untuk melacak pengeluaran mereka secara efektif.

1. Manfaatkan Otomatisasi

Sudah saatnya berhenti mengandalkan kalkulator untuk melakukan pembukuan bisnis Anda. Beberapa program akuntansi tersedia untuk melacak dan mengelola pengeluaran dengan cara yang mudah dipahami. Sebagian besar bebas dari kesalahan dan menghasilkan hasil yang cepat. Saat memilih perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda, pastikan untuk mendapatkan program yang terkenal dan populer di kalangan akuntan.

Selain itu, program tersebut harus kompatibel dengan sistem dan kebutuhan Anda juga. Memiliki perangkat lunak seperti itu akan memudahkan akuntan Anda untuk mengimpor informasi bisnis, terutama saat melaporkan pajak Anda. MS Excel juga menawarkan templat yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran bisnis.

2. Pisahkan Keuangan Profesional dan Pribadi

Memisahkan pengeluaran profesional dan pribadi akan menghindarkan Anda dari banyak masalah karena mencampurnya dapat mengakibatkan kewajiban pajak yang besar dan masalah akuntansi di masa depan. Selain pengeluaran, Anda juga perlu memisahkan inventaris dan utang Anda. Ini akan memudahkan Anda untuk melacaknya.

Godaan untuk menggabungkan keuangan rumah tangga dan perusahaan muncul ketika salah satunya sedang dalam tekanan. Masuk akal untuk memiliki akun terpisah untuk masing-masing sejak awal dan memiliki setidaknya 6 bulan tabungan di keduanya sebelum Anda memulai bisnis agar lebih aman. Ini sangat penting karena mendapatkan keuntungan cenderung memakan waktu lebih lama dari yang kita perkirakan.

Selain itu, jika Anda ingin mengembangkan dan memperluas bisnis Anda, Anda mungkin harus mengambil pinjaman, yang memerlukan skor kredit yang sehat. Oleh karena itu, sangat penting untuk menghindari situasi yang dapat membuat Anda terjerat utang yang sulit dilunasi.

3. Masalah Kecil

Tunjuk satu orang tepercaya di perusahaan untuk menangani kas kecil. Ini akan memudahkan untuk melacak pergerakan uang Anda dan mengurangi kebingungan serta kesalahan. Meskipun menangani kas kecil tidak melibatkan jumlah uang yang besar, pengeluaran ini bertambah dengan cepat dan dapat membengkak menjadi jumlah yang besar. Tetapkan pedoman yang jelas mengenai apa yang boleh digunakan untuk kas kecil dan hilangkan pengeluaran yang tidak perlu.

4. Jangan Menunda-nunda

Disarankan untuk mencatat pengeluaran segera setelah dilakukan untuk menghindari penumpukan tanda terima. Penundaan dalam hal ini dapat menyebabkan Anda kehilangan jejak data keuangan Anda. Mendokumentasikan data tersebut secara teratur menghemat waktu Anda dan memastikan catatan Anda selalu mutakhir.

5. Simpan Tanda Terima

Pada saat audit bisnis, Anda mungkin diminta untuk menunjukkan tanda terima tertentu untuk mendokumentasikan pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak. Disarankan agar Anda menyimpan tanda terima dan mencatat tujuan pengeluaran pada masing-masing tanda terima tersebut.

Jika Anda merasa sulit untuk menyimpan salinan fisik setiap tanda terima, digitalkan dengan bantuan pemindai atau ponsel cerdas dan simpan secara elektronik ke komputer Anda atau unggah ke cloud.

6. Gunakan Kartu Kredit

Masuk akal untuk memiliki kartu kredit yang didedikasikan untuk penggunaan bisnis. Melakukan pengeluaran bisnis menggunakan kartu kredit ini akan membantu Anda mengatur pengeluaran dan melacaknya secara sistematis, yaitu bulanan, triwulanan, dan tahunan. Ini juga seharusnya lebih nyaman daripada membawa uang tunai karena sebagian besar pengecer sekarang menerima kartu kredit untuk transaksi kecil juga.

7. Pantau dengan Cermat

Manfaatkan perangkat lunak akuntansi Anda secara maksimal dan lacak pengeluaran Anda setiap minggu/bulan dengan membuat laporan keuangan dan meninjau transaksi serta pendapatan Anda secara pribadi.

Berdasarkan hal ini, Anda juga dapat memperkirakan tren dan mengembangkan anggaran bulanan, triwulanan, dan tahunan. Memantau pengeluaran akan memudahkan Anda untuk menentukan apakah pengeluaran tersebut selaras dengan anggaran yang dialokasikan.

8. Kunjungi Penasihat Pajak Anda

Menghitung pajak selalu menjadi masalah yang rumit, bahkan bagi pebisnis yang paling ulung sekalipun. Menggunakan jasa penasihat pajak bersertifikat akan membantu Anda dalam hal ini. Baik itu menganalisis situasi pajak tahun fiskal saat ini, memperkirakan pembayaran tahun depan, atau memilih rencana pembayaran jangka panjang, penasihat pajak bisa menjadi sekutu terbaik Anda.

Mereka sangat membantu dalam menyarankan skema penghematan pajak dan pengurangan karena mereka mengetahui beberapa struktur yang mungkin ideal untuk bisnis Anda. Saat bertemu dengan penasihat pajak Anda, bawalah semua catatan keuangan, laporan, dan formulir yang relevan, serta bersiaplah untuk mendiskusikan seluk-beluknya serta rencana masa depan.

9. Pertahankan Anggaran

Saya tahu ini mungkin sudah sering dikatakan kepada Anda, tetapi ini cukup penting untuk diulang. Mempertahankan anggaran sangat penting untuk melacak uang Anda. Periksa pengeluaran mingguan Anda secara mendetail dan lihat seberapa baik pendapatan Anda dibandingkan dengan pengeluaran tersebut.

Tergantung pada tampilannya, Anda mungkin perlu menyesuaikan anggaran Anda dari waktu ke waktu. Jangan ragu untuk melakukannya, tetapi pastikan Anda mengalokasikan dana yang cukup untuk semua departemen utama bisnis Anda. Selain itu, sisihkan dana darurat untuk keadaan yang tidak terduga.

10. Pahami Akuntansi Dasar

Untuk sukses dalam bisnis, sangat penting bagi Anda untuk memahami alat akuntansi dasar dan terlibat aktif dalam pengelolaan uang bisnis Anda, bahkan jika Anda telah mempekerjakan profesional yang berkualifikasi dan berpengalaman untuk melakukannya. Karena masalah uang sangat penting dalam dunia bisnis, mengetahui aspek keuangan dalam menjalankan usaha sama pentingnya dengan mengetahui produk/layanan yang Anda jual.

Luangkan waktu untuk mempelajari atau menyegarkan topik seperti pembukuan dan akuntansi untuk memahami investasi Anda. Lacak pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Ini disebut arus kas. Kas mengacu pada uang Anda di bank yang perlu Anda gunakan untuk membayar karyawan, pemasok, dan kreditur Anda.

Pahami perbedaan antara arus kas positif dan negatif karena keduanya menunjukkan kesehatan keuangan perusahaan Anda. Arus kas positif diinginkan karena berarti lebih banyak uang yang masuk daripada yang keluar. Sebaliknya, arus kas negatif menunjukkan lebih banyak uang yang keluar daripada yang masuk, yang berarti bisnis Anda sedang tidak baik-baik saja.

Mengikuti arus kas Anda akan membantu Anda melacak uang Anda dengan menentukan apakah terlalu banyak aset perusahaan Anda yang terikat dalam inventaris, apakah Anda perlu menagih uang yang menjadi hak Anda, atau apakah arus kas masuk ke dalam bisnis tidak mencukupi.

Selain itu, Anda juga perlu mempelajari neraca perusahaan Anda. Neraca menyajikan gambaran situasi keuangan perusahaan Anda pada titik waktu tertentu. Neraca mencantumkan aset dan kewajiban bisnis Anda untuk mendapatkan kekayaan bersihnya. Neraca juga menyajikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dimiliki dan menjadi utang bisnis Anda pada titik waktu tertentu.

Kesimpulan

Memulai bisnis bisa sangat menyenangkan, tetapi tantangan sebenarnya terletak pada mengubahnya menjadi kesuksesan dan mempertahankan momentumnya. Bersamaan dengan beberapa pasang surut, akan ada juga beberapa penurunan. Anda perlu membuat pengetahuan dan teknologi bekerja demi keuntungan Anda untuk menghadapi penurunan tersebut. Selain itu, tips di atas akan membantu Anda bersiap dan melewati badai dengan menjaga pengeluaran Anda tetap rendah dan pendapatan tetap tinggi.

Sumber Gambar: (1, 2, 3, 4, 5, 6)