Tips Terbaik untuk Mengatur Tugas Anda

Tips Terbaik untuk Mengatur Tugas Anda:

Menangkap ide hanyalah setengah dari perjuangan. Sisanya bergantung pada cara Anda mengatur tugas-tugas tersebut. Sayangnya, menuliskan hal-hal yang perlu diingat pada kartu indeks tidak akan membawa Anda jauh. Jika kita semua berhenti di situ, kita hanya akan memiliki tumpukan kartu indeks di atas meja dan meja dapur. Jika tujuan menangkap ide adalah untuk menindaklanjutinya agar kita bisa membahagiakan klien dan mengembangkan bisnis lepas kita, maka kita perlu melakukan sesuatu dengan semua ide tersebut.

Saya memiliki barang antik di kantor saya. Saya rasa banyak dari Anda juga memilikinya. Namanya kotak masuk (inbox). Bukan yang ada di dalam aplikasi email komputer saya; ini adalah kakek dari segala kotak masuk, sumber metafora dan nama dari apa yang kita gunakan saat ini. Milik saya adalah baki plastik dengan tiga dinding tinggi, dan tujuannya pasti sudah tidak asing lagi bagi Anda semua.

Dahulu kala, di dekade yang sangat jauh, tidak ada komputer di kantor. Ketika pemilik bisnis menerima faktur melalui pos (jenis yang menggunakan amplop dan prangko), mereka akan membuka faktur tersebut, membacanya, lalu meletakkannya di kotak masuk mereka. Dan kotak kecil itu menjadi titik pengumpulan untuk semua item yang perlu diselesaikan. Setelah selesai, orang tersebut akan mengarsipkannya (sekali lagi, secara harfiah, dalam folder fisik) untuk penyimpanan jangka panjang.

Gila, saya tahu. Begitulah cara kerja di masa lalu. Meskipun alat mungkin telah berubah selama dua dekade terakhir, konsep dasarnya tidak. Berhentilah memfokuskan perhatian Anda pada alat dan gimik, dan kuasailah prinsip-prinsip dasar organisasi sebagai gantinya. Alat akan berubah seiring waktu. Selalu begitu. Dasar-dasar bersifat abadi.

Jadi, Anda sedang menangkap semuanya. Luar biasa. Setelah Anda mengumpulkan banyak tugas, Anda perlu menempatkannya di suatu tempat. Di situlah "koleksi utama" Anda berperan.

Ini adalah kotak masuk, secara metaforis, dan memiliki beberapa karakteristik yang harus Anda yakini, jika tidak, Anda berisiko menyia-nyiakan waktu dan upaya yang telah Anda curahkan untuk mengumpulkan semuanya. Mari kita bedah kualitas-kualitas ini dan jelaskan satu per satu.

Hanya Boleh Ada Satu
Saya mengenal pekerja lepas yang memiliki banyak koleksi item tugas. Beberapa dari orang-orang ini menarik garis antara tugas pribadi dan profesional, sehingga setiap kategori memiliki koleksi utamanya sendiri. Umum bagi orang untuk bahkan menggunakan aplikasi yang benar-benar berbeda untuk setiap koleksi tugas agar pembagiannya sejelas mungkin. Saya memiliki masalah dengan taktik semacam ini. Saya jauh lebih suka menyimpan semuanya dalam satu koleksi.

Ketika kita membuat pembagian, kita meningkatkan kebutuhan akan manajemen yang konstan. Kita menambahkan langkah dan kompleksitas. Sistem yang kompleks lebih mudah rusak daripada sistem yang sederhana, dan hal terakhir yang kita butuhkan dalam sistem produktivitas kita adalah peluang untuk gagal. Pilihan yang lebih baik, dan pilihan dengan jumlah hambatan paling sedikit, adalah menyimpan semuanya dalam satu daftar besar.

Saya mengerti. Dalam banyak hal, tampaknya lebih logis untuk membagi-bagi dan mengurutkannya. Namun, saya memikirkan segalanya dalam hal jumlah langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ketika kita membagi sistem produktivitas kita ke dalam beberapa kompartemen, setiap momen penangkapan perlu dimulai dengan memutuskan di daftar utama mana tugas tersebut harus diarsipkan. Bahkan jika kita hanya memiliki dua kategori, seperti teman-teman saya yang memisahkan pekerjaan dan item pribadi, itu tetap akan menimbulkan kompleksitas dan keputusan tambahan.

Sebaliknya, simpan semuanya di satu tempat. Dengan cara ini, yang perlu Anda perhatikan hanyalah teks tugas dan tanggal penyelesaiannya. Jika mengatur tugas Anda berdasarkan proyek atau bidang kehidupan sangat penting bagi Anda, gunakan trik saya yaitu memulai teks setiap tugas dengan istilah referensi yang mencerminkan di mana tugas itu berada (itu adalah bagian "SMITH" dalam contoh saya di bab sebelumnya). Kita akan membahasnya lebih lanjut sebentar lagi.

Satu baris teks, yang berisi semua yang saya butuhkan, membantu saya memahami setiap item dalam satu daftar tugas yang besar. Jangan memecah daftar tugas Anda menjadi fragmen. Jika Anda ingin menjaga sistem Anda untuk menangkap dan mengatur setiap item seefisien mungkin, hanya boleh ada satu.

Tanggal untuk Diingat
Setiap tugas yang Anda tangkap harus memiliki tanggal jatuh tempo. Ini seperti memiliki bayi: setiap bayi butuh nama, dan meskipun saya benar-benar mengenal pasangan yang tidak memutuskan nama untuk bayi mereka sebelum mereka meninggalkan rumah sakit, mereka akhirnya menamainya. Tugas tanpa tanggal jatuh tempo seperti bayi tanpa nama.

Beberapa orang suka menetapkan tanggal jatuh tempo dalam artian bahwa itu adalah tanggal tugas harus diselesaikan. Namun, jika Anda melakukan satu tugas kecil yang merupakan bagian dari proyek klien yang lebih besar, saya sarankan Anda menetapkan "tanggal pengerjaan" yang jauh sebelum tanggal jatuh tempo proyek secara keseluruhan. Itu adalah tanggal Anda berencana untuk "mengerjakan" tugas tersebut (istilah "do date", mengerti?). Beberapa proyek hanya terdiri dari satu tugas, tetapi yang lain adalah serangkaian lusinan hal yang harus dilakukan. Setiap tugas memerlukan tanggal kapan Anda berencana untuk menyelesaikannya, secara berurutan, semuanya mengarah ke tanggal di mana seluruh proyek harus diselesaikan.

Saya memberikan tanggal jatuh tempo pada tugas-tugas saya saat saya menambahkannya ke koleksi utama saya. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, saya menggunakan aplikasi bernama OmniFocus, tetapi Anda dapat menemukan solusi pilihan Anda sendiri. Beberapa orang yang saya kenal suka melemparkan tugas mereka ke dalam tumpukan umum, lalu kembali seminggu sekali untuk menambahkan tanggal jatuh tempo dan mengaturnya dengan lebih baik. Saya hanya merasa bahwa momen terbaik bagi saya untuk menetapkan tanggal jatuh tempo adalah saat tugas itu lahir ketika masih segar dalam pikiran saya, jadi saya berpikir sejenak dan memberinya tanggal.

Saya membuat keputusan ini dengan melihat ke depan beberapa hari ke depan untuk melihat seberapa kosong atau padatnya hari-hari tersebut. Di sinilah estimasi waktu dalam nama tugas berperan untuk pertama kalinya. Jika daftar besok memiliki enam tugas berdurasi 1 jam, daftar itu penuh dan saya akan bodoh jika menambahkannya lagi. Jadi saya kemudian akan memeriksa hari berikutnya. Dan berikutnya. Saya terus melihat ke depan sampai saya menemukan hari yang memiliki ruang untuk tugas 1 jam. Kecuali jika "tanggal jatuh tempo" yang sebenarnya (saat klien mengharapkan hasil dari saya) lebih lambat dari tanggal itu, saya aman. Tetapkan dan lupakan sampai hari itu tiba.

Namun, tanggal-tanggal ini bisa berubah. Jika saya duduk di malam hari untuk menyusun jadwal saya untuk hari berikutnya (sesuatu yang akan kita bicarakan lebih detail nanti di bab ini), saya menghitung ulang matematika dan menilai apakah semua yang ada di daftar benar-benar bisa masuk ke hari itu. Jika item perlu dipotong, saya mengambil item prioritas terendah dan memindahkannya lebih jauh. Bersikaplah tegas dalam menetapkan tanggal (tindakannya), tetapi jangan kaku dengan kapan tanggal itu sebenarnya (spesifikasinya).

Selalu Hadir
Jika memungkinkan, gunakan metode pengumpulan tugas Anda yang dapat diakses dari banyak tempat. Anda mungkin perlu mengakses daftar utama Anda saat Anda sedang di jalan atau dalam rapat dengan klien. Memiliki akses ke daftar utama Anda setiap saat dari lokasi mana pun adalah keuntungan besar bagi pekerja lepas, meskipun itu adalah kualitas yang jarang disadari perlu dikejar.

Selain banyak fitur yang menjadikannya alat mandiri yang hebat, saya lebih suka OmniFocus karena memiliki rekan yang tersedia untuk iPhone dan iPad, serta sistem sinkronisasi luar biasa yang menjaga basis data tetap diperbarui di semua perangkat saya. Tambahkan fakta bahwa ketiga versi aplikasi tersebut membuatnya sangat mudah untuk menangkap tugas dan memproses daftar Anda, dan OmniFocus menjadi contoh buku teks tentang apa yang harus dicari oleh setiap pekerja lepas dalam sistem pengumpulan.

Evernote bisa bekerja dengan cara yang sama untuk Anda, dengan manfaat tambahan berupa versi web yang bahkan bisa Anda akses dari komputer publik. Dan Evernote sangat bagus untuk menangkap catatan (tentu saja) dalam rapat klien dan saat menelepon, sehingga semua catatan proyek Anda akan berada dalam sistem yang sama dengan tugas Anda.

Anda bahkan dapat menyimpan daftar utama Anda di buku catatan, selama Anda bersumpah bahwa itu akan dibawa ke mana pun Anda pergi. Dan cobalah untuk tidak meninggalkan buku catatan itu di celana jeans Anda saat Anda mencuci pakaian. Itu akan sangat, sangat buruk bagi bisnis Anda (dan celana jeans Anda).

Pada akhirnya, hal terpenting untuk diingat adalah bahwa koleksi tugas Anda yang tertangkap adalah sumber kehidupan bisnis lepas Anda. Jika Anda gagal membuatnya mudah ditemukan, mudah diatur, dan dapat diakses secara instan, maka Anda mengikat beban timah ke pergelangan kaki Anda. Untuk sukses, Anda harus berlari dengan cepat dan bebas.

Mengatur daftar tugas Anda adalah kunci untuk memungkinkan Anda melakukan hal itu.