Cara Memilih Solusi Faktur Bisnis Kecil: Panduan Lengkap

Tahukah Anda bahwa 27% usaha kecil dan menengah (UKM) mengakui bahwa mereka kesulitan dalam membuat dan mengirimkan faktur?

Anda mungkin ingin melihat infografis di bawah ini untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kondisi penagihan saat ini.

Sumber

Seperti yang Anda lihat, sistem penagihan yang mulus dan intuitif adalah kebutuhan yang sangat penting bagi bisnis Anda.

Memulai bisnis kecil mungkin menjadi impian yang terwujud bagi banyak pengusaha, tetapi menjalankannya membutuhkan usaha dan kerja cerdas. Bisnis modern perlu memanfaatkan teknologi yang tidak hanya mendukung proses mereka, tetapi juga meningkatkannya untuk menetapkan standar kesuksesan jangka panjang.

Setiap kali bisnis kecil Anda menjual produk atau layanan, faktur akan dibuat. Untuk bisnis yang berkembang pesat, itu berarti terlalu banyak faktur yang dibuat setiap harinya. Di sinilah solusi penagihan bisnis kecil yang efisien berperan. Solusi ini menghilangkan kekhawatiran dan kesalahan dalam melakukan penjualan dan pembayaran, serta membuat prosesnya menjadi cepat dan bebas repot (serta ramah lingkungan).

Artikel ini akan menjelaskan tujuan penagihan daring, cara kerjanya, dan faktor-faktor yang akan membantu Anda memilih solusi penagihan daring yang tepat untuk bisnis kecil Anda.

Tujuan Solusi Penagihan Daring

Memiliki perangkat lunak faktur bisnis kecil akan memungkinkan Anda untuk mengucapkan selamat tinggal pada solusi tradisional seperti MS Word dan/atau Excel. Hal ini, pada gilirannya, akan meningkatkan alur kerja Anda dan menghilangkan frustrasi yang timbul dari proses pengelolaan faktur yang melelahkan.

Dengan solusi penagihan yang tepat, menjadi mudah untuk membuat, melacak, dan memproses faktur serta detail bisnis dan pelanggan. Selain itu, perangkat lunak semacam itu dapat mempercepat dan meningkatkan arus kas Anda, serta mempercepat dan menyederhanakan pembayaran, selain membantu Anda menghemat waktu dan uang.

Perangkat lunak penagihan daring memungkinkan Anda menyimpan semua data Anda di cloud. Ini berarti Anda dapat mengesampingkan kekhawatiran terkait kehilangan faktur atau data klien, atau bahkan masalah komputer rusak dan peretasan. Yang perlu Anda lakukan hanyalah masuk ke akun Anda untuk mengakses semua informasi penting bisnis Anda dan mulai menagih klien Anda.

Disebutkan di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang tidak dapat disangkal dari penggunaan perangkat lunak penagihan daring.

a. Pembayaran Digital Otomatis

Perangkat lunak penagihan memungkinkan bisnis untuk melakukan transaksi digital yang aman dan mengotomatiskan arus keluar dengan mengatur pembayaran berulang. Ini sangat membantu untuk klien jangka panjang. Sistem mengirimkan pesan tindak lanjut dan pengingat pembayaran untuk faktur yang akan datang dan jatuh tempo. Hal ini, pada gilirannya, menghilangkan stres karena harus melacak dan mengejar pembayaran ini secara manual.

b. Amankan Data Anda

Faktur kertas dapat dengan mudah hilang atau jatuh ke tangan yang salah. Sistem penagihan yang baik mencegah hal ini dengan memprioritaskan keamanan data. Pastikan untuk berinvestasi pada perangkat lunak yang mematuhi Standar Keamanan PCI. Perangkat lunak tersebut menggunakan perlindungan keamanan canggih, seperti enkripsi SSL, terhadap ancaman dan kehilangan data.

c. Dapatkan Dukungan Multi-Bahasa dan Multi-Mata Uang

Teknologi telah membuat dunia lebih dekat, memungkinkan bisnis kecil untuk bekerja dengan klien global. Platform penagihan berbasis cloud menjadi semakin populer karena kemampuannya untuk memungkinkan pengguna memilih bahasa dan mata uang pilihan mereka, membuat interaksi dan transaksi antara perusahaan dan klien menjadi lebih lancar dan jelas. Karena sistem penagihan daring mampu beroperasi dengan sempurna di pasar global, hambatan pembayaran pun dihilangkan.

d. Akses Informasi Kapan Saja dari Mana Saja

Sistem manajemen faktur daring memberdayakan pemilik bisnis untuk mengakses dan mengelola informasi klien serta data penagihan dari lokasi dan zona waktu mana pun dan di perangkat seluler pintar apa pun. Baik Anda bekerja dari kantor, rumah, atau sedang bepergian, Anda dapat menjalankan bisnis seperti biasa tanpa hambatan.

e. Audit yang Lebih Mudah

Sangat mudah untuk mengakses dan menafsirkan informasi dengan perangkat lunak penagihan karena memungkinkan Anda untuk menyimpan dan melihat tagihan, estimasi, tanda terima pengeluaran, laporan transaksi, dan dokumen penting lainnya di satu dasbor. Sistem ini menciptakan proses yang sistematis dan cepat untuk menilai laporan keuangan yang terkait dengan akun dan potongan pajak Anda. Hal ini memudahkan Anda untuk memelihara catatan Anda dengan cara yang bebas kesalahan, yang bisa sangat membantu selama audit IRS.

f. Pembayaran Lebih Cepat

Mengirim faktur secara daring dan menerima pembayaran menjadi cepat dan mudah dengan sistem penagihan, terlebih lagi jika Anda menggunakan fasilitas penagihan berulang. Menerima, meninjau, dan mengembalikan faktur dapat dilakukan dengan satu klik tombol. Ini berarti pembayaran lebih cepat dengan cara yang aman.

g. Hemat Waktu dan Biaya

Pemilik bisnis dapat mengucapkan selamat tinggal pada entri data yang membosankan dengan sistem penagihan daring karena sistem ini memungkinkan Anda membuat dan mendistribusikan banyak faktur tanpa memasukkan kembali informasi pelanggan setiap saat. Tagihan juga dapat dilacak dengan mudah. Selain itu, biaya overhead dapat dikurangi dengan membuang penggunaan kertas, alat tulis, prangko, dan barang penyimpanan dokumen yang digunakan untuk mengirim faktur.

h. Perkuat Identitas Merek Anda

Semua faktur yang dihasilkan sistem akan memiliki logo perusahaan, skema warna, dan font yang merupakan bagian dari standar merek Anda. Dengan identitas merek yang diperkuat, klien pasti akan menganggap serius bisnis Anda dan melakukan pembayaran tepat waktu. Selain itu, Anda dapat menyesuaikan faktur Anda dengan pesan seperti “Terima Kasih!” Anda juga akan dapat menautkan ke konten yang dibuat oleh Anda untuk membantu memecahkan masalah spesifik klien. Ini akan memperkuat identitas merek Anda sekaligus membangun kepemimpinan dan keahlian Anda.

Bagaimana Cara Kerja Perangkat Lunak Penagihan?

Sederhananya, sistem penagihan daring untuk bisnis kecil memungkinkan pemilik untuk membuat dan mengirim tagihan secara elektronik. Namun, ada lebih dari itu. Sistem ini juga memungkinkan pengguna untuk membuat, mengontrol, dan mengevaluasi faktur di ponsel cerdas atau tablet Anda. Ini pada dasarnya berarti Anda selalu mengetahui perkembangan terkait pekerjaan Anda. Baca terus untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang cara menggunakan solusi penagihan yang efisien untuk menyederhanakan hidup Anda:

• Mulailah dengan memasukkan informasi klien Anda ke dalam sistem penagihan Anda. Ini termasuk nama, detail kontak, alamat email, alamat penagihan dan surat-menyurat, serta metode pembayaran pilihan mereka. Mengatur data ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur pembayaran berulang dan menerbitkan faktur secara instan.
• Pengguna juga dapat memasukkan biaya penagihan yang biasa sekali untuk selamanya ke dalam sistem. Perangkat lunak akan menghitung total tagihan di akhir setiap siklus secara otomatis. Ini bekerja sangat baik jika Anda mengenakan tarif per jam.
• Tetapkan syarat dan kebijakan pembayaran Anda karena ini akan menentukan bagaimana faktur Anda akan dibayar. Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah jadwal pembayaran dan metode pembayaran pilihan. Memutuskan aspek-aspek ini akan membuat proses penagihan Anda bebas gangguan. Hal ini seharusnya memotivasi klien untuk membayar faktur tepat waktu dan tanpa ragu-ragu.
• Sistem penagihan memungkinkan Anda merancang faktur dengan cermat untuk mencegah kebingungan dan penundaan. Meskipun ini mungkin tampak rumit, sebenarnya tidak. Pastikan faktur Anda menyertakan logo merek Anda, skema warna, informasi kontak Anda, nomor faktur, tanggal jatuh tempo pembayaran, syarat dan kebijakan pembayaran, daftar produk/layanan terperinci, dan catatan terima kasih kepada klien atas pembayaran tersebut.
• Anda dapat menyimpan catatan kontrak, perjanjian, pembayaran (dibayar dan jatuh tempo), dan dokumen lainnya dengan cara yang paling teratur dengan bantuan perangkat lunak penagihan daring.

Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Penagihan Daring yang Tepat?

Salah satu teka-teki yang dihadapi pemilik bisnis kecil berkaitan dengan memilih perangkat lunak penagihan yang tepat. Ini bisa menjadi rumit karena banyaknya solusi khusus industri yang tersedia di pasar. Namun, Anda akan melakukannya dengan baik untuk fokus pada kriteria berikut saat memilih sistem untuk bisnis Anda guna memastikan bahwa semua kebutuhannya terpenuhi.

a. Keamanan Data Tingkat Tinggi

Cari tahu apakah sistem manajemen faktur Anda menyimpan data Anda di servernya sendiri atau server pihak ketiga. Tanyakan kepada penyedia tentang langkah-langkah keamanan yang mereka ambil untuk memastikan keamanan informasi Anda. Selain itu, verifikasi apakah penyedia perangkat lunak menggunakan koneksi HTTPS (dari URL situs web mereka di bilah alamat). Protokol ini memastikan bahwa data yang ditransfer dari komputer Anda ke server mereka dienkripsi dan aman dari peretas. Anda juga dapat melihat sertifikat keamanan mereka di situs web mereka.

b. Ketersediaan Fitur Penting

Solusi penagihan yang efisien akan dengan mudah memungkinkan Anda untuk:

• Membuat dan mengelola catatan pelanggan dan informasi pembelian pada basis data terpusat dengan cara yang aman
• Mengaktifkan pembayaran cepat dengan memproses kartu kredit dengan segera dan memungkinkan penagihan berulang
• Membuat faktur berkualitas tinggi, terlihat profesional, dan dapat disesuaikan dengan templat yang telah ditentukan sebelumnya
• Mengategorikan dan melacak biaya dan transaksi berdasarkan proyek
• Mengelola inventaris, pergerakan stok, dan pemborosan
• Menyelesaikan akun dengan mengimpor transaksi perbankan
• Membuat dan mencatat pesanan pembelian
• Mencatat entri voucher
• Berintegrasi secara mulus dengan gateway pembayaran
• Mengelola daftar pelanggan dan vendor
• Melihat neraca, utang dan piutang, laporan laba rugi, dan laporan pajak
• Menerima dukungan multi-bahasa dan multi-mata uang untuk menerbitkan tanda terima, menerima pembayaran, dan mengelola pajak
• Mengirim penawaran kepada pelanggan dari basis data terpusat
• Menambahkan anggota tim dan memberikan kontrol akses

c. Kemudahan Penggunaan

Tidak semua pemilik bisnis mahir dalam akuntansi, itulah sebabnya rangkaian penagihan menjadi kebutuhan. Bahkan dengan akuntan khusus, pemilik bisnis harus dapat melihat dan memahami informasi keuangan tanpa masalah. Pastikan Anda mendapatkan perangkat lunak yang mudah digunakan dengan antarmuka ramah pengguna yang bersih yang memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas penting bisnis.

d. Skalabilitas

Banyak pemilik bisnis membuat kesalahan dengan berpikir jangka pendek dan membeli perangkat lunak yang gagal mendukung kebutuhan operasi mereka yang berkembang. Ini memperlambat kemajuan dan memaksa pengusaha untuk bermigrasi ke perangkat lunak lain, yang bisa menjadi kerumitan. Oleh karena itu, bijaksana untuk mendapatkan perangkat lunak yang berskala dengan kebutuhan bisnis Anda. Pilihlah yang menawarkan fitur tingkat pemula gratis dan dapat ditingkatkan ke versi berbayar lengkap yang canggih, yang akan Anda butuhkan di masa mendatang.

Kesimpulan

Memiliki perangkat lunak penagihan yang cerdas tentu dapat membantu bisnis kecil merampingkan proses mereka dan bekerja lebih baik dengan klien. Mulai dari mengotomatiskan faktur dan mengatur data hingga menerima pembayaran dengan aman, solusi penagihan daring dapat melakukan semuanya. Jenis sistem yang Anda butuhkan sepenuhnya bergantung pada tujuan bisnis Anda dan jenis perangkat lunak lama yang telah Anda gunakan. Gunakan informasi di atas untuk membuat keputusan yang tepat dan mendorong bisnis Anda menuju kesuksesan.

Tantangan apa yang Anda hadapi saat memilih sistem manajemen faktur untuk bisnis Anda, dan bagaimana Anda mengatasinya? Beri tahu kami di kolom komentar.