Perangkat Lunak Manajemen Proyek Online untuk Bisnis Kecil: Memilih dengan Bijak

Menurut temuan, hanya 58% organisasi yang sepenuhnya memahami nilai manajemen proyek. Sementara itu, sebanyak 93% organisasi melaporkan menggunakan praktik manajemen proyek terstandarisasi. Faktanya, 77% proyek berkinerja tinggi menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Antara tahun 2017 dan 2018, persentase organisasi yang menggunakan spreadsheet untuk mengelola proyek tangkas (agile) mereka turun dari 74% menjadi 67%. Hal ini dikarenakan organisasi-organisasi tersebut beralih ke alat manajemen proyek khusus.

Dalam menjalankan bisnis kecil yang sukses, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang mulus yang membantu Anda tetap fokus pada tujuan dan mencapainya tanpa penundaan.

Mulai dari melewati tahap awal perencanaan, penjadwalan, dan komunikasi hingga mengelola sumber daya penting, melacak biaya, dan pelaporan, program manajemen proyek yang tangguh dapat mewujudkan semuanya dengan sempurna. Selain itu, menjadi mudah untuk berkolaborasi dengan transparansi maksimal dalam setiap proses.

Tujuan utama dari perangkat lunak manajemen proyek bisnis kecil adalah untuk merampingkan dan menyederhanakan tugas bagi manajer proyek. Ini menempatkan mereka di kursi pengemudi di mana mereka dapat memutuskan apa, kapan, mengapa, dan bagaimana pelaksanaan tugas terkait proyek.

Berkat kolaborasi yang mudah, proses dapat disatukan karena tim yang berbeda bekerja sama di berbagai aplikasi sambil tetap mengikuti perkembangan terbaru. Tugas-tugas seperti berbagi file, pemantauan tugas, pelaporan, dan komunikasi dapat dilakukan dari satu tempat.

Dengan kata lain, perangkat lunak manajemen proyek cloud yang komprehensif akan memastikan bahwa Anda selalu mengetahui detail terkecil serta gambaran yang lebih besar.

Tahukah Anda bahwa kinerja proyek telah meningkat secara global? Pada tahun 2018, hampir 70% proyek memenuhi tujuan awal atau maksud bisnis mereka, sementara sekitar 60% diselesaikan sesuai anggaran awal. Kedua angka ini naik dari masing-masing 62% dan 50% pada tahun 2016.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa memilih sistem manajemen proyek yang tepat untuk bisnis Anda sangatlah penting.

• Meskipun merupakan upaya yang menantang, menggunakan program manajemen proyek yang tepat dapat mengatur operasi bisnis Anda, memungkinkan organisasi Anda memberikan hasil yang optimal melalui proses kerja kelas satu.
• Dalam lanskap bisnis modern, menggunakan alat manual dan usang seperti kertas-dan-pena serta spreadsheet untuk memelihara catatan dapat terbukti sangat tidak efektif dan rentan terhadap kesalahan. Masalah-masalah ini dapat dihindari dengan perangkat lunak manajemen proyek.
• Klien Anda mengharapkan kinerja tinggi dari bisnis Anda. Melewatkan tenggat waktu, membuang-buang sumber daya, manajemen risiko yang buruk, dan masalah serupa dapat mengakibatkan masalah besar bagi Anda dan dapat menyebabkan proyek Anda gagal bahkan sebelum dimulai. Tidak satu pun dari hal ini terjadi ketika Anda memiliki sistem manajemen proyek yang efisien.
• Manajemen klien yang efektif adalah aspek penting dalam mengembangkan bisnis kecil. Alat manajemen proyek yang tepat juga menangani hal ini.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara memilih sistem yang tepat untuk bisnis kecil Anda, bukan!

Izinkan saya menunjukkan kepada Anda, Bagaimana caranya?

Pertimbangkan hal-hal di bawah ini saat memilih perangkat lunak manajemen proyek untuk bisnis kecil Anda:

1. Terbaik di Kelasnya vs Kebutuhan Bisnis

Banyak pemilik bisnis kecil membuat kesalahan dengan membeli perangkat lunak kelas atas yang penuh dengan fitur yang menjanjikan untuk memenuhi kebutuhan seluruh perusahaan. Jenis perangkat lunak ini biasanya dipromosikan sebagai "terbaik di kelasnya." Namun, Anda harus cerdas dan menentukan apakah itu yang terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda atau tidak.

Biasanya, program semacam itu berakhir sebagai shelfware (perangkat lunak yang tidak terpakai). Pemilik bisnis terjebak pada shelfware dengan memilih dari beberapa nama berdasarkan ingatan yang paling menonjol. Penting untuk mengukur fitur dan manfaat program sehubungan dengan bisnis Anda, dan membelanjakannya dengan bijak.

Meskipun metode manual dan spreadsheet mungkin telah melayani bisnis Anda sejauh ini, Anda perlu mengikuti perubahan zaman dan memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan proses dan hasil manajemen proyek Anda. Meskipun kami tidak menyarankan untuk membeli perangkat lunak berikutnya yang Anda temui, kami menyarankan untuk menentukan persyaratan khusus bisnis Anda dan memilih program yang menutup celah dalam sistem.

2. Uji Coba Gratis Hanya Untuk Anda

Masuk akal untuk benar-benar mencoba alat manajemen proyek terlebih dahulu untuk menentukan apakah alat tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda atau tidak. Namun, jangan berhenti pada satu atau dua. Periksa demo dari 5 – 10 program dan buat daftar pendek beberapa untuk melihat cara kerjanya.

Manfaatkan uji coba gratis yang ditawarkan sebagian besar penyedia/vendor baik di bawah akun terbatas atau untuk jangka waktu tertentu. Jika penyedia Anda tidak menawarkan fasilitas ini di muka, jangan ragu untuk menanyakannya.

Kedua, perangkat lunak yang Anda pilih harus membuat proses komunikasi dan kolaborasi semulus mungkin. Dan, itulah mengapa penting untuk menguji perangkat lunak baru dengan tim sebelum membelinya. Dapatkan umpan balik mereka tentang bagaimana proses tersebut bekerja untuk mereka. Melakukan hal ini juga akan membuat tim Anda merasa dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

Durasi uji coba harus cukup lama untuk memungkinkan Anda mengukur perangkat lunak dan merasa yakin bahwa perangkat lunak tersebut sesuai dengan gaya kerja dan kebutuhan bisnis Anda. Evaluasi setiap penyedia untuk memastikan bahwa Anda tidak berakhir dengan sistem yang asal-asalan, tetapi mendapatkan sistem yang benar-benar melayani Anda dengan baik.

Yang terpenting, selalu ingat untuk mempertimbangkan layanan pelanggan dan responsivitas vendor secara keseluruhan. Sering kali, bahkan para profesional membuat kesalahan kecil dengan mengabaikan dukungan pelanggan yang membuat mereka mendapat masalah di kemudian hari.

Mengapa Anda tidak boleh mengabaikan dukungan pelanggan?

Jika Anda menemui hambatan atau memiliki pertanyaan tertentu di benak Anda dan Anda menghubungi tim dukungan mereka tetapi Anda tidak mendapatkan respons yang diinginkan. Itu akan menjadi malapetaka bagi proyek Anda.

Jadi, langkah bijak adalah mengajukan beberapa pertanyaan dan memeriksa responsivitas mereka dalam menanggapi pertanyaan tersebut, serta solusi yang mereka berikan. Melakukan hal ini akan memungkinkan Anda untuk melihat seberapa reseptif dan kooperatif mereka.

3. Biaya vs Kemampuan

Terlepas dari volume proyek, bisnis kecil biasanya bekerja dengan batasan anggaran. Oleh karena itu, memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis unik Anda bisa menjadi tantangan. Dalam kasus seperti itu, masuk akal untuk mendapatkan program yang menawarkan nilai penuh untuk uang Anda.

Biaya perangkat lunak manajemen proyek bervariasi dari satu penyedia ke penyedia lainnya. Beberapa mungkin berharga serendah $50 sementara solusi ERP yang kompleks dapat membuat Anda mengeluarkan ribuan dolar. Jika Anda fokus untuk mendapatkan perangkat lunak berkualitas, Anda dapat menganggap uang Anda dibelanjakan dengan baik.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi:

· Apa solusi pembayaran yang ideal?
· Haruskah Anda memilih opsi berlangganan atau tetap menggunakan pembayaran bulanan/triwulanan/tahunan?
· Berapa biaya adopsi dan implementasi program?
· Apakah Anda mendapatkan cukup fitur/fasilitas untuk harga yang Anda bayar?
· Akankah memiliki program tersebut memakan biaya lebih besar daripada menjalankan bisnis tanpa program tersebut?

Jawaban atas pertanyaan di atas akan membantu Anda mengetahui apakah perangkat lunak tersebut dapat membenarkan biayanya atau tidak.

4. Skalabilitas Untuk Masa Depan

Beberapa pemilik bisnis kecil akhirnya membeli alat manajemen proyek yang hanya memenuhi kebutuhan mereka saat ini, mengabaikan kemungkinan pertumbuhan bisnis yang cepat. Saat mereka berkembang, mereka menyadari bahwa perangkat lunak mereka tidak cukup fleksibel untuk mengakomodasi tuntutan bisnis yang berkembang dan ekspektasi pelanggan.

Hal ini memerlukan pengeluaran lebih lanjut untuk membeli program yang lebih canggih. Sangat penting untuk berinvestasi dalam sistem manajemen proyek yang fleksibel dan dapat diskalakan yang tumbuh seiring kemajuan bisnis Anda. Pastikan untuk mendapatkan program yang memungkinkan Anda menambahkan lebih banyak fitur ke dalamnya dan melakukan peningkatan seiring pertumbuhan Anda.

5. Perlindungan Terhadap Serangan Siber

Jangan meremehkan aspek keamanan perangkat lunak manajemen proyek Anda. Tanpa diragukan lagi, keamanan adalah salah satu faktor terpenting untuk dipertimbangkan saat berinvestasi dalam solusi perangkat lunak.

Ketika klien Anda bekerja sama dengan Anda, mereka memercayai Anda dengan beberapa data mereka yang paling kritis dan rahasia. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah kehilangan kepercayaan mereka dan kredibilitas Anda karena pihak yang berkepentingan meretas perangkat lunak Anda dan mencuri/menyalahgunakan informasi sensitif ini.

Selain data klien, data bisnis Anda sendiri, penelitian, temuan, paten, dan merek dagang juga perlu dijauhkan dari penjahat online yang kejam.

Mencegah/Menghindari Serangan Siber dan masalah keamanan lainnya harus menjadi prioritas utama Anda sejak hari pertama. Memilih program yang diperkuat dan aman akan menjaga Anda tetap aman dari peretas, malware, virus, dan sejenisnya.

Disarankan untuk memeriksa dan memeriksa ulang fitur keamanan perangkat lunak yang ingin Anda beli dan mengukur keandalannya. Selain itu, efisiensi dan ketergantungan vendor dalam mencadangkan data Anda secara berkala juga harus diperhitungkan dalam keputusan Anda. Tentukan apakah mereka menggunakan platform hosting yang aman untuk mencadangkan informasi pelanggan atau tidak, tanpa mengganggu operasi saat ini.

Pertimbangan lain dalam hal ini adalah waktu henti (downtime). Solusi manajemen proyek yang Anda pilih harus tersedia setiap saat tanpa gangguan. Anda tidak ingin membuat klien Anda menunggu karena masalah dengan alat manajemen proyek dan ketidakmampuan tim dukungan pelanggan vendor untuk menanggapi pertanyaan Anda.

6. Antarmuka yang Mudah Digunakan

Salah satu alasan utama untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen proyek adalah agar pemilik bisnis dapat berhenti mengkhawatirkan operasi sehari-hari dan fokus pada strategi bisnis.

Dengan waktu yang menjadi kemewahan, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menghabiskannya untuk mempelajari cara kerja perangkat lunak Anda, bukan!

Sangat penting untuk mendapatkan solusi manajemen proyek yang dilengkapi dengan antarmuka yang ramah pengguna dan memungkinkan Anda bekerja dengannya dengan mudah tanpa banyak pelatihan. Program terbaik memerlukan pelatihan minimal dan memungkinkan pengguna untuk langsung bekerja dengannya. Ini karena antarmuka pengguna mereka yang intuitif.

Salah satu faktor yang paling sering diabaikan di sini adalah bahwa perangkat lunak Anda harus meminimalkan risiko pengguna melakukan kesalahan dan membuat kesalahan yang merugikan. Untuk memastikan keramahan pengguna, perangkat lunak Anda harus:

• Intuitif: Perangkat lunak harus mudah digunakan bahkan untuk pemula, sekaligus dapat dikonfigurasi oleh para ahli. Menemukan dan mengubah pengaturan perangkat lunak harus cepat dan bebas repot.
• Dapat diakses: Sistem manajemen proyek harus mudah diakses oleh staf di lokasi maupun staf jarak jauh dengan ID login dan kata sandi. Selain itu, harus dapat diakses di berbagai perangkat dan platform.
• Dapat didukung: Fitur dalam perangkat lunak manajemen proyek online berbasis cloud ditingkatkan secara berkala untuk memaksimalkan kinerja dan meningkatkan hasil. Program Anda harus menawarkan pemeliharaan dan dukungan yang memadai dalam hal ini baik secara gratis atau dengan harga yang wajar.

Kesimpulan

Memilih perangkat lunak manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda adalah kunci untuk mencapai tujuan organisasi Anda. Ini dapat membantu Anda dengan kemampuan pengambilan keputusan yang ditingkatkan dan kepuasan pelanggan, yang menghasilkan kesuksesan yang tak tergoyahkan. Namun, jangan tertipu oleh perangkat lunak mewah yang membuat klaim tinggi tentang fitur-fiturnya. Anda mungkin hanya berakhir dengan biaya yang lebih tinggi dan fitur yang bahkan tidak Anda butuhkan. Perhatikan faktor-faktor yang disebutkan di atas, dan Anda akan dapat menentukan satu yang paling cocok untuk bisnis, tim, dan klien Anda.

Apakah Anda telah menggunakan alat manajemen proyek untuk mendorong bisnis kecil Anda? Fitur mana yang menurut Anda paling penting? Beri tahu kami tentang hal itu di komentar Anda.