Petunjuk Bermanfaat untuk Menangkap Segalanya

Petunjuk Bermanfaat untuk Menangkap Segalanya:

Halo, pekerja lepas yang sibuk. Saya rasa Anda sudah menerima beberapa email hari ini. Apa? Lebih dari beberapa, katamu? Dan beberapa panggilan telepon juga? Ya, itu sudah menjadi bagian dari pekerjaan saat Anda menjalankan bisnis: orang-orang selalu ingin mempekerjakan Anda.

Panggilan telepon terakhir yang Anda terima mungkin memiliki satu atau dua tugas yang terselip di dalamnya yang menjadi tanggung jawab Anda. Kotak masuk email Anda kemungkinan besar penuh dengan daftar tugas untuk proyek, baik saat ini maupun masa depan. Dan, jangan sampai terjadi, jika Anda benar-benar bertemu dengan klien secara langsung, Anda mungkin mendapatkan beberapa hal untuk ditambahkan ke daftar Anda di sana juga.

Ini sangat mirip dengan bermain tangkap bola. Orang-orang melempar bola kepada Anda, dan Anda... um... menangkapnya. Namun, dalam dunia lepas, ada banyak orang yang melempar banyak bola (seringkali pada saat yang bersamaan), dan Anda diharapkan untuk menangkap semuanya. Semakin banyak yang bisa Anda tangkap dan kelola, semakin besar kemungkinan Anda membuat klien Anda senang.

Berikut adalah beberapa petunjuk bermanfaat untuk memastikan Anda menangkap segalanya, tidak peduli apa situasinya.

Alat yang Tepat
Kita akan membahas apa yang harus dilakukan dengan semua tugas yang tertangkap ini di bab berikutnya, karena sebelum Anda dapat mengelolanya, Anda perlu menemukannya. Seperti yang saya katakan sebelumnya, tugas bisa datang dari arah mana saja: panggilan telepon, rapat, atau bahkan melalui email. Seringkali, itu adalah daftar panjang yang muncul di awal proyek, tetapi terkadang itu adalah item baru yang tiba-tiba dilemparkan kepada Anda.
Intinya adalah Anda menemukan tugas dalam berbagai situasi. Itu berarti Anda harus siap untuk menangkapnya di mana pun Anda berada atau apa pun yang Anda lakukan. Jika Anda lupa menuliskan sesuatu yang perlu Anda lakukan untuk klien, Anda mungkin lupa melakukannya. Klien tidak suka jika kita melupakan sesuatu.

Saya memiliki beberapa alat yang saya gunakan setiap hari untuk menangkap tugas. Salah satunya adalah tumpukan kecil kartu indeks yang saya simpan di saku belakang. Saya menggunakan kartu desain saya sendiri, tetapi secarik kertas apa pun bisa digunakan. Yang penting adalah selalu membawa kertas itu bersama Anda.

Beberapa orang menggunakan buku catatan Field Notes karena ukurannya pas di saku dan tahan lama. Saya juga menyukainya, dan itulah yang saya gunakan untuk menyimpan kartu indeks saya. Satu-satunya masalah saya dengan buku catatan adalah halamannya dijahit. Dengan kartu indeks, saya tinggal melemparnya ke meja saya untuk diproses. Namun, halaman buku catatan tetap berada di dalam buku catatan.

Saya membawa ponsel pintar (iPhone adalah pilihan pribadi saya), jadi ada beberapa aplikasi yang bisa saya gunakan untuk menangkap tugas. Secara universal, kita semua memiliki email di ponsel kita, jadi solusi sederhana adalah dengan mengirimkan tugas tersebut melalui email kepada diri sendiri. Itu akan langsung masuk ke kotak masuk Anda bersama pesan lain tentang hal-hal yang perlu Anda lakukan.

Namun, jika Anda menggunakan Evernote, Anda dapat mengunduh aplikasi seluler mereka dan menggunakannya. Mereka bahkan memiliki fitur Pengingat (Reminds) yang terpasang, sehingga Anda dapat menetapkan tanggal untuk tugas tersebut saat Anda menangkapnya. Saya hanya menyarankan agar Anda menetapkan tanggal jatuh tempo untuk hari ini, sehingga ada lencana yang memberi tahu Anda tentang tugas baru tersebut dengan segera.

Ingat, tidak terlihat berarti tidak terpikirkan bagi kebanyakan orang. Anda tidak ingin menempatkan hal-hal ini di tempat yang mudah untuk dilupakan.

Aplikasi tugas pilihan saya adalah OmniFocus di iPhone. Alasan saya akan menjadi lebih jelas di bab berikutnya, tetapi pada dasarnya, saya menggunakan OF karena ini adalah aplikasi yang dibuat untuk menyimpan dan menyortir tugas. Selain itu, sangat mudah untuk memasukkan berbagai hal dengan cepat.

Dan itu mengarah pada poin lain yang perlu diingat: semakin lama waktu yang Anda butuhkan untuk mencatat suatu tugas, semakin kecil kemungkinan Anda untuk mempertahankan kebiasaan tersebut. Temukan metode yang berhasil untuk Anda, dan temukan cara untuk membuatnya lebih cepat. Anda tidak bisa mengalahkan kartu indeks untuk kecepatannya, tetapi beberapa aplikasi seluler mulai mendekati.

Tidak ada alat yang sempurna, sama seperti tidak ada sistem produktivitas yang sempurna. Gunakan alat apa pun yang paling cocok untuk Anda. Gunakan setiap saat, dan kuasai. Bangun kebiasaan—insting—yang membuat Anda tidak mungkin melewatkan tugas yang menjadi tanggung jawab Anda. Anda pernah mendengar pepatah bahwa kamera terbaik adalah kamera yang Anda bawa, dan hal yang sama berlaku untuk alat penangkap tugas.
Selalu menangkap.

Oh, satu catatan terakhir dan mungkin sudah sangat jelas: jika metode penangkapan pilihan Anda adalah analog (artinya, semacam alat kertas), maka Anda perlu memasukkan waktu ke dalam jadwal harian Anda untuk memasukkan semua tugas baru tersebut ke dalam daftar utama Anda. Itu mungkin berarti menyalinnya dengan tangan ke dalam buku catatan utama Anda, atau mengetik masing-masing ke dalam aplikasi pilihan Anda. Tanpa langkah terakhir ini, penangkapan yang Anda lakukan menjadi sia-sia.

Apa yang Harus Ditangkap
Saat Anda menangkap tugas liar, Anda perlu mencatat empat elemen kunci dari tugas tersebut:
• tugas itu sendiri
• tanggal jatuh tempo (bukan tanggal "pengerjaan")
• kategori atau area di mana tugas itu berada • waktu yang Anda perkirakan diperlukan
Saya cenderung menangkap teks tugas dalam format tertentu. Tampilannya seperti ini:

“60 menit – SMITH – buat file PSD berlapis untuk dev – 12/6/2014”

Ini memungkinkan saya untuk melihat aspek terpenting dari tugas tersebut secara sekilas. Saya dapat memberi tahu Anda berapa lama saya pikir tugas itu akan memakan waktu (60 menit), dan siapa klien yang terhubung dengan tugas tersebut (Smith). Tentu saja, tugas itu sendiri juga ada di sana (bagian terakhir itu). Semua item ini membantu saya memprioritaskan tugas nanti ketika saya sampai pada tahap “rencana” dari sistem saya.

Perhatikan bahwa kategorinya hilang. Bagi saya, semua yang saya lakukan antara jam 8 pagi dan 4 sore dimasukkan ke dalam satu kategori besar yang disebut “Pekerjaan”. Gila, saya tahu. Saya hanya suka memiliki sesedikit mungkin wadah. Namun, beberapa orang membuat wadah untuk setiap klien. Ini adalah sesuatu yang ingin Anda cerminkan saat Anda menangkap setiap tugas.

Sekarang setelah Anda menangkap segalanya, apa yang Anda lakukan dengan semua itu? Anda mengelolanya dengan benar, tentu saja. Terus maju dan ke atas!