Cara menghindari faktur yang belum dibayar dan cara terbaik untuk menghadapi klien yang membayar terlambat

Dalam posting blog hari ini, saya akan menjelaskan cara menghindari faktur yang belum dibayar dan cara terbaik untuk menghadapi klien yang membayar terlambat, atau lebih buruk lagi, tidak membayar Anda sama sekali.

Faktur yang belum dibayar dan pembayaran yang terlambat sering kali mengganggu pekerja lepas, konsultan, dan pemilik usaha kecil. Jika masalah ini merugikan laba bisnis Anda, Anda akan senang mengetahui bahwa ada beberapa cara untuk menghadapi klien yang sering membayar terlambat yang benar-benar berhasil. Saya akan membahas lima cara untuk menangani faktur yang belum dibayar dan pembayaran yang terlambat, yang terbukti berhasil oleh pemilik usaha kecil seperti Anda.

1: Kirim faktur Anda ke klien segera. Salah satu cara terbaik untuk dibayar segera oleh klien adalah dengan mengirimkan faktur Anda segera setelah memberikan barang atau jasa yang Anda tagihkan. Ryan Holden adalah direktur Progressive Heating and Air, sebuah perusahaan HVAC yang berbasis di San Diego, California. Dia mengatakan bahwa dia telah melihat pengurangan 70% dalam faktur yang jatuh tempo dengan mengirimkan faktur lebih awal. Dengan mengirimkan faktur segera setelah Anda menyelesaikan pekerjaan, Anda tetap menjadi prioritas bagi klien dan mereka tidak punya alasan untuk melupakan Anda. Perangkat lunak penagihan juga memudahkan Anda untuk mengirim faktur ke klien sesegera mungkin dan mengurangi hambatan seputar pembayaran. Misalnya, CloudBooks memungkinkan Anda menjadwalkan dan mengirim faktur berulang ke klien yang bekerja sama dengan Anda secara rutin. Anda bahkan dapat mengirim faktur saat bepergian dari aplikasi seluler mereka.

2: Biarkan klien Anda membayar secara online. Semakin mudah Anda membuat klien membayar Anda, semakin cepat Anda akan melihat pembayaran mereka masuk ke rekening bank Anda. Matt Woodley, seorang pemasar digital lepas yang berbasis di San Francisco dan pendiri MoverFocus.com, telah melihat peningkatan 10% dalam pembayaran tepat waktu sejak dia memperluas opsi pembayaran untuk klien. Sekarang klien Matt dapat membayar dengan kartu kredit, transfer bank, atau PayPal. Pemroses pembayaran seperti CloudBooks akan terintegrasi dengan perangkat lunak penagihan dan akuntansi Anda serta memungkinkan pelanggan membayar faktur secara online.

3: Minta deposit di muka kepada klien Anda. Bahkan meminta deposit kecil di muka membuat klien Anda terlibat secara psikologis dan finansial dalam pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk mereka. Misalnya, jika Anda mengerjakan pekerjaan senilai seribu dolar untuk klien, pertimbangkan untuk meminta pembayaran 25% di muka dan sisanya setelah Anda menyelesaikan pekerjaan. Dylan Sprouse, salah satu pendiri situs transportasi ramah lingkungan, SprouseBros.com, mengatakan bahwa meminta pembayaran di muka bersama dengan beberapa strategi lainnya telah menghasilkan 80% klien mereka membayar tepat waktu. Sprouse mengatakan meminta deposit adalah cara yang baik untuk mengukur profesionalisme klien bahkan sebelum Anda mulai bekerja dengan mereka, dan Anda sudah menetapkan nada bahwa dibayar untuk barang atau jasa Anda adalah bagian penting dari hubungan profesional.

4: Tawarkan diskon pembayaran lebih awal dan kenakan biaya keterlambatan jika diperlukan. Banyak pemilik usaha kecil berhasil dengan menawarkan diskon pembayaran lebih awal kepada klien mereka. Seperti namanya, ini berarti menawarkan diskon 3% atau 4% pada harga ketika klien membayar dalam jangka waktu tertentu, seperti dalam 10 hari setelah menerima faktur. Banyak klien yang sadar anggaran akan tertarik dan membayar Anda tepat waktu untuk mendapatkan diskon dan ini bagus untuk arus kas Anda. Matthew Ross, salah satu pemilik dan COO The Slumber Yard, situs ulasan kasur, mengatakan bahwa sekitar 40% pelanggan mereka memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal, yang membuat mereka mendapatkan uang lebih cepat yang kemudian dapat mereka gunakan untuk biaya operasional dan biaya bisnis lainnya. Di sisi lain dari diskon pembayaran lebih awal, bisa menjadi ide yang baik untuk menetapkan dan menegakkan denda keterlambatan pembayaran. Jika klien tahu sebelumnya bahwa Anda akan mengenakan biaya, misalnya, 10% untuk faktur yang terlambat satu minggu dan denda yang lebih tinggi untuk faktur yang lebih terlambat, mereka lebih cenderung untuk segera bertindak.

5: Buat kampanye tetes (drip campaign) untuk pengingat. Ini sebenarnya adalah tip dari Brian Cairnes, CEO ProStrategix Consulting. Kampanye tetes adalah kampanye pemasaran email yang secara otomatis keluar ke pelanggan sesuai jadwal yang ditetapkan. Biasanya, kampanye tetes digunakan untuk membina klien melalui corong penjualan, tetapi Cairnes mengadopsi strategi tersebut untuk pembayaran faktur. Dia memastikan bahwa pengingat email untuk melakukan pembayaran keluar dua hari sebelum pembayaran jatuh tempo, pada hari pembayaran jatuh tempo, dan kemudian ditambah dua hari, ditambah lima hari, ditambah tujuh hari, ditambah 10 hari, ditambah 14 hari, dan ditambah 21 hari. Setelah faktur berusia 28 hari, faktur tersebut masuk ke penagihan dengan denda. Setelah pembayaran dilakukan, klien keluar dari kampanye tetes, dan opsi pembayaran disematkan di setiap email. Menurut Cairnes, sistem ini mengurangi pembayaran terlambat sebesar 45% dan penagihan sebesar 72%. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pemasaran email seperti MailChimp untuk menyiapkan kampanye tetes bermerek untuk klien Anda. Perangkat lunak penagihan juga memungkinkan Anda mengirim pengingat email berulang.

6: Lakukan riset tentang klien Anda. Melakukan sedikit riset tentang calon klien dapat sangat membantu dalam mengurangi faktur yang belum dibayar di masa mendatang. Berikut adalah beberapa tip untuk meneliti klien. Pertama, periksa laporan kredit bisnis mereka. Bisnis apa pun dapat memeriksa laporan kredit bisnis untuk perusahaan lain dan melihat berapa banyak akun yang dimiliki perusahaan tersebut yang saat ini sudah jatuh tempo. Beberapa akun yang sudah jatuh tempo harus segera mengirimkan tanda bahaya. Anda juga harus bertanya kepada vendor lain. Jika Anda tahu bahwa bisnis tersebut bekerja sama dengan vendor lain atau sesama pemilik bisnis, tanyakan kepada mereka apakah klien tersebut membayar tepat waktu. Dan tanyakan tentang proses pembayaran mereka. Sebelum bekerja dengan klien, tanyakan tentang proses pembayaran mereka. Jika mereka memiliki departemen utang usaha atau staf khusus untuk membayar vendor, itu pertanda baik.

7: Eskalasi masalah jika diperlukan. Sebagai upaya terakhir, Anda selalu dapat meningkatkan eskalasi faktur yang terlambat atau belum dibayar. Ini paling membantu ketika faktur sudah jatuh tempo 90 hari atau lebih. Anda dapat menyewa pengacara untuk menulis surat tuntutan atas nama Anda, yang menyatakan bahwa pembayaran sudah jatuh tempo dan bahwa Anda akan mengambil tindakan hukum dalam jangka waktu tertentu. Sekarang, menuntut klien di pengadilan bisa membuang-buang waktu dan sumber daya Anda, terutama untuk faktur yang lebih kecil, tetapi hanya dengan mengirimkan surat dapat mendorong banyak klien untuk membayar. Anda juga dapat menyewa penagih utang untuk mengejar faktur yang belum dibayar. Pastikan saja jika keadaan mencapai titik ini, jangan bekerja dengan klien itu lagi.

Itulah tujuh cara terbukti untuk menangani faktur yang belum dibayar dan pembayaran yang terlambat. Mengikuti strategi ini akan membantu Anda meningkatkan arus kas bisnis Anda.