Cara Membuat dan Mengirim Faktur yang Menarik kepada Klien Anda

Cara Membuat dan Mengirim Faktur yang Menarik kepada Klien Anda:

Ada banyak cara untuk menagih klien Anda di era modern ini, dan Anda tidak akan kekurangan pilihan untuk aspek bisnis lepas (freelance) Anda ini. Namun, tidak semua pilihan bebas dari hambatan, jadi penting untuk meluangkan waktu mendiskusikan prioritas apa yang harus Anda pegang teguh saat mencari solusi penagihan Anda sendiri.

Membuat dan mengelola faktur juga bukan akhir dari prosesnya, jadi kami akan meluangkan sedikit waktu untuk membahas elemen-elemen rumit seperti biaya keterlambatan, email pengingat, dan apa arti Net 30 serta mengapa hal itu harus segera ditinggalkan.

Aplikasi Faktur Untuk menagih klien, Anda harus membuat faktur. Beberapa bisnis menulis faktur tersebut dengan tangan dan mengirimkannya melalui layanan pos. Saya lebih suka metode yang lebih langsung dan tanpa hambatan.

Ada sejumlah aplikasi di luar sana untuk membantu Anda mengelola faktur dan penagihan Anda. Nama besar dalam bisnis ini adalah CloudBooks, dan itu adalah alat canggih yang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan mudah. Pilihan lain menawarkan fitur yang lebih sedikit tetapi lebih cepat, seperti Billings. Ini adalah aplikasi berbasis cloud, tetapi sangat bagus dalam melakukan apa yang saya butuhkan: membuat faktur dan estimasi PDF bermerek, serta memelihara basis data klien dan riwayat transaksi.

Ada beberapa pilihan berbasis web lainnya juga. Ballpark, FreshBooks, dan Harvest adalah pilihan yang bagus. Saya cenderung menghindarinya hanya untuk menghemat biaya bulanan yang biasanya mereka kenakan. Aplikasi desktop adalah pembelian satu kali dengan pembaruan berkala, menjadikannya lebih terjangkau dan lebih stabil.

Namun, pilihan baru telah muncul dalam beberapa bulan terakhir, dan layak dipertimbangkan bagi mereka yang memiliki sedikit persyaratan yang kaku. Square, perusahaan pemrosesan pembayaran yang didirikan oleh orang yang sama yang mendirikan Twitter (saya mengatakan ini untuk membantu Anda merasa lebih aman dalam mempercayai perusahaan yang mungkin belum pernah Anda dengar) telah menjadi pilihan yang bagus. Inilah alasannya:

Saya menyukai CloudBooks karena fitur penagihannya yang sangat baik. Namun, fitur terbaru CloudBooks adalah perubahan terbesar bagi pekerja lepas: penagihan. Dari dalam akun Anda, Anda dapat membuat faktur sederhana dengan menambahkan item baris, lalu menambahkan alamat email dan mengirimkannya. Klien mendapatkan faktur ramah email yang indah dengan tombol “Bayar Sekarang” yang membawa mereka ke halaman CloudBooks, di mana mereka cukup mengetikkan informasi kartu kredit mereka. Sederhana dan indah, dan Anda dibayar.

Membuat Faktur:
Tujuan saya dalam membuat faktur adalah menjaga agar layanan yang tercantum sejelas mungkin. Ada godaan setelah bertahun-tahun melakukan layanan yang sama untuk hanya menagih, “edit web,” padahal klien perlu tahu bahwa itu adalah, “edit ke halaman Tentang Kami dan Kontak – perbarui file logo dan tambahkan CAPTCHA.” Yang pertama berfungsi dengan baik untuk Anda, tetapi yang terakhir lebih baik untuk klien. Ketika klien memahami tagihan mereka, mereka lebih cenderung membayarnya segera.

Ide yang saya ingat adalah bahwa, di masa depan, salah satu klien saya mungkin ingin melihat kembali faktur lama karena suatu alasan, dan apa yang mereka baca di dalamnya, sering kali berbulan-bulan atau bertahun-tahun kemudian, harus sedeskriptif mungkin. Itu mungkin satu-satunya cara mereka akan mengingat apa yang mereka bayar untuk Anda lakukan. Jangan menulis paragraf untuk setiap item baris, tetapi cobalah untuk membuat frasa sederhana yang menangkap spesifikasi layanan. Selain itu, pastikan bahasa yang Anda pilih untuk item baris tersebut tidak dapat disalahartikan atau dimanfaatkan oleh klien. Saya secara rutin menagih deposit di awal proyek. Jika saya hanya menagih $500, tetapi tidak mencatat bahwa itu hanya sebagian dari proyek, maka akan mudah bagi klien “bermasalah” yang langka itu (mereka memang ada, jadi pastikan untuk membaca Panduan Pekerja Lepas untuk Klien) untuk memanipulasi situasi demi keuntungan mereka. Sebaliknya, saya menandai deposit dengan jelas, menulis “50% pertama” dalam deskripsi item sehingga penerima tahu ada faktur lain yang akan datang di masa depan untuk persentase sisanya.

Setiap faktur Anda harus memiliki informasi dasar yang sama: • nomor faktur • tanggal faktur • tanggal jatuh tempo (lebih lanjut tentang itu nanti) • informasi penagihan klien (nama, alamat, telepon, dll.) • informasi surat-menyurat Anda (nama, alamat, telepon, faks, dll.) • ketentuan pembayaran, termasuk biaya keterlambatan dan kebijakan pengembalian dana • item yang sebenarnya ditagih

Menggunakan aplikasi khusus, desktop atau berbasis web, akan menangani banyak item tersebut untuk Anda secara otomatis (saya mengatur templat faktur saya sekali di Billings, dan tidak perlu mengubah apa pun selama bertahun-tahun). Idealnya, Anda tidak perlu memasukkan lebih dari informasi klien dan daftar layanan. Jika Anda harus melakukan bagian lain setiap kali membuat faktur, itu adalah hambatan dan Anda perlu menghilangkannya. Habiskan sesedikit mungkin waktu untuk membuat faktur ini, karena itu adalah waktu yang bisa Anda habiskan untuk pekerjaan klien yang dibayar.

Mengirim Faktur:
Setelah Anda membuat faktur di aplikasi pilihan Anda, Anda perlu mengirimkannya ke klien. Banyak layanan berbasis web, seperti CloudBooks yang disebutkan sebelumnya, akan membuat email HTML dengan tombol yang disematkan di dalamnya, atau setidaknya tautan untuk melihat faktur secara online dan membayar dari sana. Itu adalah fitur yang sangat membantu dan jika itu berhasil untuk Anda, gunakan setiap saat dan edukasi klien Anda tentang cara kerjanya.

Preferensi saya, karena saya menggunakan aplikasi faktur CloudBooks Cloud, adalah membuat PDF dari setiap faktur. PDF sangat bagus karena beberapa alasan. Pertama, saya dapat menyimpan salinan lokal dalam catatan keuangan saya, jika sewaktu-waktu saya perlu mengirim ulang atau merujuknya dalam komunikasi di masa mendatang. Kedua, itu juga memberi klien sesuatu untuk diteruskan, dicetak, dan diarsipkan. Saya menyadari bahwa tautan faktur yang dihasilkan oleh sistem online dapat melakukan banyak hal yang sama, tetapi saya menemukan bahwa sebagian besar klien saya menghargai PDF di kotak masuk mereka.

Saya mengirim faktur sebagai lampiran dalam email baru kepada klien, dengan subjek pesan Deposit Proyek atau Faktur Proyek Akhir. Saya membuat isi email sesederhana dan sesingkat mungkin (orang tidak suka membaca email yang panjang). Saya selalu menyertakan tautan pembayaran (sesuatu yang akan saya bahas di bagian berikutnya) dan ekspektasi seputar pembayaran. Sebagai contoh, email faktur saya mungkin berbunyi:

Hai John, Terlampir faktur untuk setengah bagian akhir dari proyek desain logo. Tautan pembayaran ada di sini: http://dl.dropbox.com/u/ O123456_789 Sambil Anda mengurus faktur, saya akan menyiapkan file logo akhir dan mengemasnya untuk Anda unduh. Setelah pembayaran diterima, saya akan mengirimkan tautan yang dapat Anda gunakan untuk mengunduh file tersebut dan menyimpannya ke komputer Anda untuk segera digunakan. Terima kasih! Aaron

Sekarang giliran mereka. Elemen kunci dari email itu jelas, seperti di mana menemukan faktur (dilampirkan) dan gerbang pembayaran (saya memberikan tautan), dan saya menjelaskan proses saya untuk menangani pembayaran ketika hasil kerja diharapkan dari saya (setelah mereka membayar tagihan mereka, saya akan mengirim file mereka).

Hal-hal Terakhir

Berikut adalah beberapa saran acak yang tampaknya tidak pas ke dalam kategori yang rapi, tetapi tetap penting untuk prosesnya: • buat sistem penagihan Anda sesederhana mungkin • sistem tersebut harus dapat dibawa ke mana saja, jika Anda perlu menagih saat bepergian • simpan faktur secara lokal di folder juga, diurutkan berdasarkan tahun • pastikan ukuran file PDF Anda kecil • bersikaplah baik terhadap printer mereka dan gunakan maksimal dua warna • jika Anda harus mengirim faktur fisik, gunakan kertas yang bagus Penagihan adalah bagian penting dari menjadi pekerja lepas yang sukses (jika Anda tidak melakukannya, mereka tidak dapat membayar Anda), tetapi itu tidak boleh menjadi lubang hitam frustrasi dan pemborosan waktu. Temukan sistem yang berhasil untuk Anda, buat tetap sederhana, dan pikirkan kebutuhan klien.

Sekarang, ke bagian terbaik dari proses ini: menagih faktur tersebut dan kami akan mendiskusikannya di postingan blog baru kami.