Cara merancang faktur agar Anda dibayar tepat waktu

Cara merancang faktur agar Anda dibayar tepat waktu

Arus kas adalah nyawa dari setiap bisnis. Bisnis Anda mungkin menghasilkan jutaan dalam penjualan dan keuntungan, tetapi jika Anda tidak dibayar tepat waktu, bisnis Anda akan menderita.

Sebuah bisnis harus membayar karyawan, pemasok untuk inventaris, dan juga harus membayar pengeluaran lainnya-semuanya memerlukan aliran arus kas yang konstan ke dalam bisnis.

Meskipun demikian, banyak bisnis tidak dibayar tepat waktu bahkan untuk pekerjaan yang telah selesai dan dikirimkan.

Bisnis menggunakan faktur untuk menagih pelanggan mereka, namun, jika Anda tidak dibayar tepat waktu meskipun telah mengirimkan faktur tepat waktu, faktur Anda mungkin melewatkan tiga elemen kunci berikut:

Hubungan dengan pelanggan Anda

Faktur Anda harus berisi detail tentang apa yang dikirimkan kepada pelanggan Anda. Faktur tersebut harus memuat detail tentang apa yang Anda kirimkan dan berdasarkan perjanjian apa antara Anda dan pelanggan Anda.
Jika klien Anda sudah lama dan mapan, mungkin tidak masalah untuk mencantumkan bahasa hukum dalam faktur. Namun, jika klien Anda adalah seorang milenial muda, ia mungkin merasa terancam atau tersinggung saat membaca referensi ke perjanjian hukum dalam faktur Anda.

Saat membangun hubungan, sesuaikan bahasa pelanggan Anda dan jangan kaku.

Definisi Proses
Perilaku pembayaran pelanggan berubah seiring waktu. Pelanggan dapat dengan mudah melewatkan tenggat waktu baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

Alasannya bisa apa saja, tetapi tugas Anda adalah mengingatkan pelanggan tentang tenggat waktu.

Untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu, selalu bermanfaat untuk mengingatkan pelanggan Anda setidaknya 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Lebih baik lagi, tulis prosesnya di bagian belakang faktur. Idealnya, Anda harus menulis hal berikut di bagian belakang faktur:

“Jika Anda tidak dapat membayar segera, harap informasikan kepada kami dalam waktu 3 hari”

Tindak lanjuti dengan klien pada tanggal jatuh tempo, namun tetaplah fleksibel.

Mengelola Alasan
Setelah pelanggan Anda yakin bahwa Anda menindaklanjuti pembayaran, saatnya untuk mengelola alasan. Faktur Anda dapat digunakan untuk mengelola alasan bahkan sebelum diajukan oleh pelanggan.

Seringkali pelanggan mencoba menegosiasikan ulang harga dan mengajukan keberatan atas masalah seperti ketidaksepakatan dengan isi faktur atau bahkan pekerjaan yang Anda kirimkan. Merupakan asumsi umum bahwa jika pelanggan tidak mengajukan masalah setelah pekerjaan dikirimkan, bisnis menganggapnya sebagai pekerjaan yang selesai. Sebaliknya, pelanggan sering mengajukan pengamatan serius saat membayar faktur.

Jika jumlah faktur besar, Anda pasti akan menghadapi ketidaksepakatan dan upaya terakhir untuk menegosiasikan ulang harga.

Anda harus menulis, di bagian belakang faktur Anda, bahwa jika terjadi perselisihan, pelanggan dapat menghubungi Anda dalam beberapa hari tertentu. Sebutkan secara eksplisit di faktur Anda dan terbukalah untuk diskusi serta tawarkan diskon jika Anda bisa. Selalu lebih baik untuk mempertahankan pelanggan untuk bisnis di masa depan daripada kehilangan pelanggan Anda demi diskon 5% lebih lanjut.

Menggunakan bahasa pelanggan Anda dalam faktur dapat meningkatkan tingkat pembayaran Anda secara signifikan. Anda dapat menciptakan hubungan dengan pelanggan Anda dengan menggunakan bahasa yang tepat, jadi ikuti langkah-langkah di atas dan Anda mungkin akan terkejut mengetahui betapa cepatnya Anda dibayar.