Cara meningkatkan proses AR perusahaan Anda

Pernahkah Anda melihat laporan penuaan piutang Anda dengan harapan besar bahwa kolom di atas 60 hari dan di atas 90 hari akan menjadi nol kali ini saja? Saya pernah, berulang kali, dan saya cukup yakin saya bukan satu-satunya!

Apa yang terjadi dengan klien-klien ini? Dalam posting blog ini, kita akan membahas alasan paling umum mengapa saldo ini tetap ada dan bagaimana Anda bisa membuatnya mendekati nol saat Anda melihat laporan Anda berikutnya.

Kejutan Tagihan!

Alasan pertama adalah tentang komunikasi. Pelanggan sering menangguhkan pembayaran ketika tagihan tidak sesuai dengan harapan mereka. Kejutan itu menyenangkan saat ulang tahun dan hari libur, tetapi tidak pernah saat waktu penagihan. Jika jumlah yang ditagihkan lebih tinggi dari yang diharapkan pelanggan, maka hal itu dapat menunda atau membahayakan pembayaran Anda.

Jika Anda baru dalam peran piutang usaha, atau merupakan bagian dari bisnis yang lebih baru di mana faktur adalah bagian dari mendapatkan bayaran, menagih dengan percaya diri dan konsisten adalah keterampilan yang dipelajari. Tetaplah berkomunikasi dengan klien sepanjang periode layanan Anda—terutama jika tagihan atau ruang lingkup proyek mulai membengkak. Gunakan perintah perubahan untuk mendapatkan persetujuan klien atas biaya baru yang tidak disetujui dalam kontrak asli Anda.

Saya memiliki klien di Asia yang menginginkan pekerjaan tambahan yang awalnya ada dalam ruang lingkup proyek tetapi dipotong karena masalah anggaran. Saya sudah berada di lokasi, setengah jalan di seluruh dunia, ketika ini muncul. Akan mudah untuk melakukannya begitu saja, tetapi saya tetap pada pendirian saya, mengajukan perintah perubahan, dan itu tidak disetujui. Ini memberi saya amunisi yang saya butuhkan untuk menolak pekerjaan tambahan tersebut dan menghindari segala macam masalah dengan penagihan.

Faktur Hilang

Berpura-pura hilang di acara TV mungkin membuat drama yang hebat, tetapi tagihan Anda yang hilang bukanlah jenis drama yang Anda inginkan dalam bisnis Anda. Seringkali dengan sistem penagihan yang mengirimkan faktur melalui email, faktur menjadi korban tak bersalah dari filter SPAM pelanggan Anda. Dalam kasus lain, alamat penagihan atau kontak mungkin telah berubah dan menyebabkan ketidaksesuaian penagihan.

Praktik penagihan yang membantu adalah meminta konfirmasi bahwa faktur telah diterima oleh orang di kantor pelanggan Anda—misalnya kontak hutang usaha, manajer keuangan, atau orang lain yang bertanggung jawab atas pembayaran. Jika itu tidak memungkinkan atau tidak sesuai untuk bisnis Anda, hal terbaik berikutnya adalah menindaklanjuti sekitar seminggu sebelum setiap faktur Anda jatuh tempo untuk memastikan tidak ada hambatan untuk pembayaran tepat waktu.

Tidak Bisa Membayar atau Tidak Ada Niat Untuk Membayar

Dalam beberapa kasus, vendor tidak bisa atau tidak mau membayar.

Proses kredit yang efektif sejak dini dapat membantu menyingkirkan vendor-vendor ini sebelum Anda berbisnis dengan mereka. Jika jumlah tagihan signifikan bagi Anda atau bisnis Anda, lakukan pemeriksaan kredit sebelum Anda melakukan pekerjaan tersebut.

Untuk perusahaan komersial, lihat Dun & Bradstreet, dan untuk laporan kredit individu, Anda bisa pergi ke Experian, Equifax, dan TransUnion.

Jika tidak ada laporan yang tersedia, adalah hal yang umum untuk meminta tiga referensi dagang dan kontak perbankan yang dapat memverifikasi detail dasar tentang pelanggan sebelum Anda mulai melakukan pekerjaan tersebut. Dalam beberapa kasus, alat mitigasi risiko terbaik adalah meminta pelanggan Anda membayar 50 persen di muka.

Dan berhati-hatilah. Saya pernah mendengar cerita dari klien bahwa cek deposit klien baru terpental setelah pekerjaan selesai. Solusinya adalah membuat klien menunggu selama bank membuat Anda menunggu.

Hanya Lupa

Mungkin klien Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Pemilik bisnis kecil sering kali berusia empat puluhan dan lima puluhan, masa dalam hidup dengan tanggung jawab yang besar—anak-anak, orang tua yang menua, dan bisnis mereka sendiri untuk dikelola. Tidak butuh banyak hal untuk membuat orang-orang ini kewalahan. Pengingat yang ramah mungkin adalah semua yang diperlukan untuk membuat tagihan Anda kembali ke radar mereka.

Ketidaksetujuan atau Perbedaan Pendapat Mengenai Hasil Pekerjaan

Anda berusaha melakukan pekerjaan yang fantastis untuk setiap klien, tetapi apa yang terjadi ketika klien tidak menyetujui pekerjaan yang Anda lakukan untuk mereka? Ini, dan skenario lain yang melibatkan ketidaksepakatan tentang hasil pekerjaan, bisa menjadi alasan umum keterlambatan pembayaran dan dapat mewakili situasi yang tidak nyaman bagi Anda dan klien.

Kebanyakan dari kita tidak menyukai konfrontasi, dan kita menunda-nunda daripada mengambil langkah pertama dalam konfrontasi. Setelah Anda mengetahui bahwa tagihan terlambat karena klien tidak puas, Anda dapat mempermudah klien dengan mengundang mereka untuk berbagi kekhawatiran mereka—dan kemudian mendengarkan seobjektif mungkin. Ini akan memulai dialog yang perlu terjadi untuk kompromi atau penyelesaian.

Jadikan praktik umum dalam bisnis Anda untuk meminta umpan balik di sepanjang setiap proyek (dan terutama saat selesai) untuk memastikan pelanggan Anda senang dengan pekerjaan Anda.

Mendekati Nol

Membuat keuntungan besar dalam saldo piutang usaha Anda tidak akan terjadi dalam semalam. Berkomitmenlah bulan ini untuk mengidentifikasi beberapa area kelemahan utama dalam proses Anda—dan kemudian ambil tindakan. Beberapa langkah kecil setiap bulan mungkin memungkinkan Anda untuk melihat ke belakang setahun dari sekarang dengan pandangan baru tentang bisnis Anda.

Punya ide lain yang telah membantu Anda melakukan perbaikan pada proses AR perusahaan Anda? Silakan bagikan!