Informasi Penting yang Harus Dimiliki Setiap Faktur

Faktur mungkin merupakan dokumen terpenting bagi setiap bisnis. Faktur adalah dokumen permintaan pembayaran atas layanan atau barang yang telah diberikan bisnis kepada klien. Anda perlu memastikan bahwa perhatian ekstra telah diberikan dalam membuat formatnya dan mengisi informasinya. Banyak orang mengacaukannya dengan kuitansi. Namun, ada perbedaan besar di antara keduanya. Kuitansi adalah bukti pembayaran, sedangkan faktur adalah permintaan pembayaran. Faktur memainkan peran besar dalam menjaga arus kas tetap lancar. Berikut adalah beberapa informasi yang harus ada di dalamnya.

1. Nomor ID
2. Ketentuan dan Detail Pembayaran
3. Daftar semua Entitas yang Dapat Ditagihkan
4. Tanggal Penerbitan, Tanggal Pengiriman, Tanggal Pembayaran
5. Detail Pajak
6. Saluran Pembayaran dengan ID Transaksi
7. Informasi Bisnis dan Informasi Klien

Nomor ID

Setiap faktur memiliki nomor identifikasi unik atau nomor referensi faktur yang unik. Anda dapat memilih kerangka kerja yang paling sesuai untuk bisnis Anda. Beberapa bisnis menggunakan tanggal, beberapa menggunakan sistem tradisional. Itu sepenuhnya terserah Anda. Namun, Anda perlu memastikan bahwa nomor tersebut unik dan mengikuti pola yang berkelanjutan. Ini khusus untuk tujuan pengarsipan tetapi merupakan persyaratan mutlak.

Baca Juga: Aspek Kunci Penting dari Setiap Perangkat Lunak Penagihan

Ketentuan dan Detail Pembayaran

Setiap kali Anda membuat kontrak dengan klien, Anda mendapatkan semua detail mereka. Ini termasuk detail pembayaran atau bagaimana klien akan membayar Anda. Ini berarti proses pembayaran – Apakah akan berupa pembayaran mingguan, bulanan, per jam, atau pembayaran satu kali. Hal ini umumnya dikelola oleh pembukuan. Jadi, pastikan untuk menghubungi tim akuntan yang bertanggung jawab, dan sertakan informasi ini di setiap faktur yang Anda buat.

Daftar Semua Entitas yang Dapat Ditagihkan

Penting untuk menambahkan semua hal yang Anda harapkan untuk dibayar. Misalnya, jika Anda adalah perusahaan pipa dan menyediakan tukang ledeng di sekitar kota. Selain layanan pipa, Anda mungkin telah menyediakan pipa, keran, atau perbaikan ubin setelah pekerjaan selesai. Jadi, saat Anda membuat faktur, jangan hanya menulis “Pekerjaan Pipa”. Sebaliknya, sebutkan setiap item yang dapat ditagihkan dalam faktur, beserta harganya masing-masing. Ini akan membantu Anda menghemat waktu dan uang untuk pajak nantinya. Anda perlu menyebutkan dengan jelas apa saja entitas yang dapat ditagihkan meskipun Anda menawarkannya secara gratis.

Tanggal Penerbitan, Tanggal Pengiriman, Tanggal Pembayaran

Ketiga hal ini adalah entitas yang terpisah. Bisnis memiliki cara sendiri dalam menangani tanggal, tergantung pada industri dan geografi mereka. Oleh karena itu, yang terbaik adalah mengikuti cara formal penulisan tanggal, alih-alih menggunakan jargon. Apa pun yang Anda gunakan, pastikan klien mengetahuinya.

Detail Pajak

Detail pajak adalah informasi penting yang perlu Anda tambahkan ke dalam faktur Anda di mana pun Anda menjalankan bisnis. Pastikan untuk mengikuti pedoman hukum terbaru dan sebutkan dengan jelas pajak atas total pembayaran. Beberapa negara bagian mungkin meminta Anda untuk menambahkan detail pajak per item yang ditagihkan. Anda perlu mengetahui semua detail ini.

Baca Juga: Faktur Online untuk Bisnis Kecil: Sejarah Singkat & 5 Faktur Penting yang Anda Butuhkan

Saluran Pembayaran dengan ID Transaksi

Ingat, faktur adalah permintaan pembayaran. Sebutkan detail bank Anda di lembar faktur untuk mengharapkan pembayaran tepat waktu. Di masa lalu, biasanya berupa detail rekening bank. Namun sekarang, Anda dapat menambahkan kartu debit, kartu kredit, dan tautan dompet digital dengan ID transaksi. Ini akan membantu Anda melacak pembayaran untuk setiap faktur.

Informasi Bisnis dan Informasi Klien
Detail dasar seperti nama, alamat, detail kontak, nomor registrasi untuk bisnis Anda adalah wajib. Demikian pula, detail klien harus ditambahkan.