Kesalahan Penagihan—6 Kekeliruan Umum oleh Pemilik Usaha Kecil Baru

Sebuah studi tentang penagihan yang dilakukan oleh Market Invoice, yang kemudian berganti nama menjadi Market Finance, telah mengungkapkan bahwa sekitar 60 persen faktur dibayar terlambat. Mengingat kenyataan ini dan pentingnya arus kas yang positif bagi usaha kecil Anda, signifikansi sistem penagihan yang tepat tidak dapat diremehkan. Mendapatkan pembayaran tepat waktu tidak sepenuhnya bergantung pada Anda, tetapi ada beberapa aspek faktur yang mungkin Anda abaikan. Dan hal ini dapat berkontribusi pada keterlambatan atau tidak adanya pembayaran dari klien Anda. Berikut adalah kesalahan paling umum yang perlu Anda hindari.

• Tidak memiliki templat yang dioptimalkan untuk faktur Anda
  Faktur Anda, meskipun merupakan dokumen standar untuk meminta pembayaran, memerlukan banyak detail untuk dimasukkan dengan benar. Di sinilah templat yang menarik, yang disediakan secara gratis oleh Cloud Books, sangat berguna. Sangat penting untuk memastikan semua detail faktur benar karena hal ini menghilangkan kebingungan di antara para pemangku kepentingan dan memastikan pembayaran tepat waktu.
• Tidak menetapkan ketentuan pembayaran yang jelas
  Ini adalah kesalahan dengan konsekuensi paling fatal. Tidak menyetujui ketentuan pembayaran yang jelas akan membuat Anda dalam masalah besar. Buatlah ketentuan sejelas mungkin. Hindari jargon rumit yang sulit dipahami oleh masyarakat umum. Ketentuan pembayaran yang mudah dipahami akan membantu arus kas Anda berjalan lancar.
• Tidak memiliki orang yang tepat untuk dihubungi
  Banyak usaha kecil melakukan kesalahan dengan mengirimkan faktur kepada orang yang salah, yang menyebabkan penundaan yang dapat dihindari. Orang yang menjadi kontak Anda kemungkinan besar adalah seseorang dari tim keuangan atau hukum di perusahaan klien. Anda harus berinisiatif mencari orang yang tepat untuk mengirimkan faktur Anda. Hal ini sangat membantu dalam memastikan pembayaran tepat waktu di setiap kesempatan.
• Tidak menetapkan tanggal jatuh tempo tertentu (dan penalti jika tidak mematuhi)
  Pemilik usaha kecil harus memiliki tanggal tertentu di mana mereka berharap untuk dibayar. Kegagalan untuk melakukan hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran atas layanan Anda, yang membuat Anda menghadapi masalah dengan operasional bisnis karena kekurangan pendapatan. Selain sering mengingatkan klien Anda (perangkat lunak penagihan Anda menangani hal ini), Anda juga perlu menetapkan penalti untuk keterlambatan pembayaran. Beberapa usaha kecil juga menawarkan diskon untuk pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo, tetapi mereka menagih biaya penuh jika pembayaran dilakukan tepat pada tanggal jatuh tempo.
• Membuat kesalahan atau melewatkan informasi penting
  Ini adalah salah satu kesalahan paling merugikan yang dapat Anda buat. Pembayaran Anda bisa tertunda jika Anda melewatkan detail penting, seperti nomor referensi, deskripsi produk, nama dan detail kontak, tanggal layanan yang diberikan, dll. Oleh karena itu, sebelum mengirimkan faktur, Anda harus memeriksanya secara menyeluruh untuk kesalahan ejaan dan memastikan faktur tersebut dikirim ke orang yang tepat.
• Lupa mencadangkan file asli
  Kesalahan mengejutkan yang dilakukan usaha kecil dengan faktur mereka adalah lupa mencadangkan file asli. Anda harus memastikan hal ini tidak terjadi. Faktur perlu dicadangkan dan disimpan di cloud agar dapat dengan mudah diambil untuk tujuan audit atau melakukan perubahan di dalamnya.

Kesimpulan
Solusi penagihan yang tangguh dan kaya fitur bermanfaat bagi usaha kecil untuk beroperasi tanpa komplikasi. Meskipun beberapa kesalahan penagihan tidak dapat dihindari, memiliki sistem seperti yang disediakan oleh Cloud Books dapat mengurangi kerumitan dan memperbaiki kesalahan yang disebabkan oleh penagihan yang cacat. Berkat kemampuan pelacakannya yang sangat baik, pengingat pembayaran tepat waktu, dan cara sederhana untuk memperbaiki kesalahan penagihan oleh usaha kecil, Cloud Books telah muncul sebagai perangkat lunak penagihan pilihan bagi banyak orang.