Menguasai Seni Perencanaan

Menguasai Seni Perencanaan:

Ada pepatah lama yang bunyinya kira-kira seperti ini: Untuk menguasai hidup Anda, Anda harus menguasai minggu Anda. Untuk menguasai minggu Anda, Anda harus terlebih dahulu menguasai hari Anda.

Kedengarannya seperti sesuatu yang akan dikatakan Yoda, saya akui itu, tetapi ini adalah kata-kata yang patut dijalani. Jika Anda akan berusaha dalam proses menangkap dan mengatur semua tugas tersebut, maka langkah terakhir inilah tempat semuanya menyatu.

Tidak bisa ditekankan cukup sering: merencanakan hari Anda berarti merencanakan untuk sukses.
Jadi seperti apa bentuknya? Jika Anda pernah ingin mengubah dan menyesuaikan hari Anda untuk mendapatkan produktivitas maksimal darinya, maka ini adalah hari keberuntungan Anda. Tarik kursi, karena saya akan membedah sistem manajemen waktu saya untuk Anda. Dan semuanya dimulai dengan blok.

Blok Bangunan
Anggaplah segala sesuatu yang terjadi antara bangun tidur dan pergi tidur sebagai sebuah blok. Saya cenderung melihat hari saya dalam blok 30 menit, tetapi Anda dapat membagi waktu Anda menjadi apa pun yang masuk akal bagi Anda. Beberapa tugas saya hanya memakan waktu 30 menit, sementara yang lain membutuhkan satu jam atau lebih. Anda hanya perlu menjaganya tetap dibangun di sekitar kenaikan waktu yang konsisten, itu saja.

Namun, bisa dikatakan bahwa Anda dapat mengambil hari kerja Anda dan membaginya menjadi slot waktu per jam: ada slot pukul 8:00 pagi, slot pukul 9:00 pagi, slot pukul 10:00 pagi, dan seterusnya. Anda mungkin memberikan satu slot untuk dua tugas terpisah (jadi, masing-masing 30 menit), tetapi semuanya tetap dalam blok.

Ada juga berbagai jenis blok. Beberapa tidak fleksibel dan tidak dapat dipindahkan, sementara yang lain cair dan mudah dibentuk. Misalnya, karena saya bekerja dari rumah, saya memiliki kemewahan untuk makan siang bersama keluarga saya setiap hari. Ini berarti makan siang saya terjadi setiap hari dari pukul 12:00 siang hingga 1:00 siang, dan itu tidak bisa dinegosiasikan (istri saya berolahraga di CrossFit dan bisa mengangkat beban hampir 200 pon, jadi saya melakukan apa yang dia katakan). Makan siang adalah salah satu blok waktu yang tidak fleksibel.

Contoh lain adalah rapat atau konferensi telepon. Jika saya memiliki rapat yang dijadwalkan dengan klien untuk hari Kamis, saya akan menambahkannya sebagai tugas ke daftar utama saya. Mengapa menambahkan rapat ke daftar tugas saya? Nah, ketika saya melakukan perhitungan untuk melihat apakah saya dapat memasukkan tugas 1 jam lagi ke dalam jadwal hari tertentu, jika saya lupa bahwa saya memiliki rapat hari itu, saya lebih mungkin untuk menjadwalkan hari saya secara berlebihan. Jadi, rapat menjadi tugas dalam arti bahwa mereka memakan ruang di jadwal saya. Oh, dan rapat akan terlihat seperti ini, omong-omong:

“60 menit – RAPAT: John Smith @ 2:00 siang”

Namun, item lain dari daftar utama saya lebih fleksibel. Saya dapat menempatkan pekerjaan klien di mana saja di jadwal saya selama tidak tumpang tindih dengan item yang tidak fleksibel. Jika saya memiliki tugas 60 menit, saya hanya perlu mencari hari dengan waktu luang satu jam dan memasukkannya ke sana. Semudah itu.

Satu-satunya peringatan saya adalah mungkin ada baiknya untuk mengamati jenis tugas apa yang tampaknya lebih baik Anda lakukan selama waktu yang berbeda dalam sehari. Saya telah memperhatikan bahwa saya memiliki tingkat keberhasilan yang jauh lebih tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan desain logo sebelum makan siang daripada setelahnya. Mungkin itu kopi yang saya minum saat sarapan atau rasa kantuk setelah makan siang yang sering menyelinap pada saya. Apa pun alasannya, saya telah belajar untuk merencanakan dengan tepat. Retas ritme tubuh Anda dan Anda akan berterima kasih kepada saya.

Ketahui Kemampuan & Batasan Anda
Berbicara tentang mengetahui cara kerja otak Anda, merencanakan ke depan dan membangun jadwal yang ketat dan efisien untuk setiap hari memerlukan pemahaman yang kuat tentang keterampilan dan kemampuan Anda. Semakin sering Anda melakukan layanan tertentu untuk klien Anda, semakin baik gambaran yang Anda miliki tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan. Namun, ujian yang sebenarnya adalah belajar menebak berapa lama sesuatu akan memakan waktu ketika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya. Terkadang Anda merasakannya di dalam hati. Terkadang Anda hanya perlu menebak dan membuat penyesuaian di kemudian hari.

Anda mungkin memperhatikan bahwa saya membangun elemen ini ke dalam proses penangkapan setiap kali tugas baru muncul. Ketika saya menuliskan apa yang perlu saya capai, saya selalu memulai teks tugas dengan tebakan tentang waktu yang terlibat. Mungkin 15 menit, atau 30, atau bahkan satu jam; berapa pun durasi waktunya, saya pastikan saya telah menuliskannya saat saya menangkapnya. Dengan cara ini, ketika saya duduk untuk memetakan hari saya, saya dapat menggunakan durasi waktu tersebut untuk membantu saya membangun jadwal yang realistis.

Salah satu tempat terbesar di mana orang tanpa sadar menyuntikkan gesekan ke dalam proses perencanaan mereka adalah dengan mengambil lebih dari yang bisa mereka kunyah. Kemudian mereka tersedak dan terbatuk-batuk dan pergi tidur terlalu larut dan terlalu stres. Bisakah Anda menebak siapa yang salah? Ini petunjuknya: bukan salah daftarnya.

Ketika Anda memasukkan terlalu banyak beban ke dalam ransel Anda dan pergi mendaki, Anda baru saja menyiapkan diri untuk gagal. Perlakukan jadwal harian Anda dengan rasa hormat yang sama seperti tubuh Anda. Jangan membebaninya, dan jangan membuat gunung yang terlalu sulit untuk didaki. Jadwalkan untuk sukses, bukan untuk frustrasi Anda.

Saya telah belajar bahwa antara pukul 8:00 pagi dan 4:00 sore, saya memiliki sekitar enam jam yang dapat saya dedikasikan untuk pekerjaan klien. Saya akan menjadi orang bodoh jika saya mencoba menyelesaikan delapan tugas 1 jam dalam satu hari. Itu adalah resep untuk kekecewaan.

Tidak ada yang lebih buruk daripada mengakhiri hari Anda dengan item yang belum selesai di daftar Anda. Pemula berpikir itu karena mereka tidak bekerja cukup keras, tetapi kenyataannya itu karena mereka tidak merencanakan dengan cukup keras. Menjadwalkan diri Anda secara berlebihan adalah cara tercepat menuju frustrasi dan kekecewaan. Ketahui batasan Anda dan rencanakan dengan tepat.

Rencanakan untuk Hal-hal Non-Proyek
Saya juga membiarkan blok waktu 30 menit terakhir setiap hari jadwal terbuka dan tidak terisi. Hari kerja mungkin secara resmi berakhir pada pukul 5:00 sore, tetapi saya hanya memetakan hari hingga pukul 4:30 sore. Mengapa?
Karena sesuatu akan muncul. Selalu begitu.

Pasti ada proyek menit terakhir yang dilemparkan kepada saya, atau perbaikan darurat yang perlu ditangani. Saya memiliki banyak klien lama yang mencari dukungan kepada saya. Mereka tahu saya peduli dengan bisnis mereka, dan bahwa saya membantu kapan pun saya bisa. Terkadang ada keadaan darurat (beberapa adalah keadaan darurat yang sebenarnya, dan beberapa hanya keadaan darurat dalam pikiran klien, tetapi saya memperlakukan semuanya sama).

Memberikan ruang bernapas pada jadwal saya memungkinkan saya untuk tetap pada tugas dan memenuhi harapan saya untuk hari itu, sementara juga memungkinkan saya untuk sesekali menjadi pahlawan bagi klien yang membutuhkan perbaikan darurat. Itu memberi saya satu kesempatan lagi untuk melampaui harapan.

Jika tidak ada yang terjadi dan penyangga itu tidak digunakan, itu bukan waktu yang terbuang. Saya hanya melihat daftar saya untuk hari berikutnya dan mulai menyelesaikan tugas-tugas kecil dari daftar itu sampai pukul 5:00 sore tiba. Atau, saya berhenti lebih awal dan menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga saya. Sebut saja ruang bernapas atau kelonggaran atau Rencana B; apa pun sebutannya, kebebasan itu perlu dibangun ke dalam jadwal Anda untuk mencegah frustrasi merayap masuk.

Menulis di Atas Kertas
Anda mungkin menggunakan satu program komputer tertentu atau lainnya untuk mengatur tugas Anda setiap hari, tetapi ketika harus memetakan dan membangun jadwal, saya selalu menyarankan agar Anda melakukannya di atas kertas. Saya menggunakan buku catatan yang menawarkan struktur paling sedikit yang diperlukan sambil tetap memberikan panduan yang cukup untuk membantu sistem pribadi saya (ugh, iklan penjualan lainnya: saya menggunakan buku catatan desain saya sendiri).

Dengan pena di tangan, saya benar-benar menyalin item tugas saya untuk hari itu dari layar ke halaman, mengerjakannya ke dalam urutan dan alur terbaik. Memiliki mereka yang sudah dianotasi dengan konteks berbasis waktu membantu ini berjalan lebih lancar. Dan jika ada terlalu banyak item dalam daftar untuk dimasukkan ke dalam jadwal hari itu, maka saya memilih item prioritas terendah dan memindahkannya ke hari berikutnya di daftar utama saya.

Oh, dan ini pil pahit lainnya untuk ditelan: Saya melakukan semua ini malam sebelumnya, bukan pagi harinya. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi pagi saya gila. Banyak email baru tiba semalaman, anak-anak saya ingin perhatian dan saya harus membuat dan minum kopi. Saya tidak ingin memulai hari saya dengan perlu mencari waktu untuk merencanakan.

Sebaliknya, saya melakukan kerja keras di malam hari, ketika saya masih memiliki energi mental untuk melakukannya dengan baik. Saya melakukannya setiap malam, Minggu hingga Kamis, setiap minggu. Ketika saya sampai di meja saya di pagi hari, saya hanya membuka buku catatan saya dan mulai mengerjakan daftar tersebut. Ini membantu saya menemukan tujuan harian saya secepat mungkin.

Manfaat tambahan: Saya pergi tidur setiap malam dengan sadar sepenuhnya tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan, sehingga saya tidak membuang waktu keesokan paginya untuk membuat keputusan tentang di mana harus memulai. Saya membuat keputusan itu malam sebelumnya; sekarang saya hanya perlu menerapkannya.

Anda harus mempercayai sistem Anda. Keadaan darurat mungkin muncul antara membangun daftar dan pagi berikutnya, tetapi itulah gunanya waktu penyangga. Rencanakan saja hari Anda malam sebelumnya, lalu kerjakan berdasarkan jadwal itu setiap hari.

Menguasai seni merencanakan setiap hari akan membantu Anda memaksimalkan apa yang bisa Anda selesaikan. Apa pun sistem penangkapan dan pengumpulan Anda sendiri, merencanakan ke depan dapat membuat semua perbedaan di dunia.