Dokumen Wajib untuk Kantor Virtual Anda

Anda dan pembeli Elance Anda tampaknya sangat cocok, dan tawaran proyek Anda hampir diterima. Namun, perjalanannya belum sepenuhnya mulus. Apa cara termudah untuk merusak hubungan kerja yang seharusnya hebat? Komunikasi yang buruk.

Meskipun menggunakan PMB adalah cara sempurna untuk berbagi ide, mengklarifikasi poin, dan membuat riwayat diskusi Anda dengan klien, pekerja lepas yang paling sukses juga mengandalkan beberapa dokumen untuk memastikan ekspektasi, ketentuan, dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas – serta untuk menjaga hubungan pembeli/penyedia tetap positif dan bebas konflik.

Beberapa dokumen yang harus dipertimbangkan oleh setiap pekerja lepas selama keterlibatan mereka dijelaskan di bawah ini. Kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum atau bisnis Anda untuk informasi atau saran lebih lanjut mengenai dokumen apa pun yang Anda buat atau diminta untuk ditandatangani. Elance menyediakan contoh untuk tujuan ilustrasi dan kenyamanan Anda. Contoh-contoh ini bukanlah pengganti saran dari pengacara. Tentu saja, jangan ragu untuk mengedit dan membuat salinan pribadi Anda sendiri; dengan begitu, setiap kali Anda memerlukan dokumen tertentu, Anda dapat dengan cepat mengisi templat dokumen yang telah Anda buat.

Templat Proposal

Proposal yang jelas, ringkas, dan terlihat profesional tidak hanya akan menentukan apa yang akan Anda berikan – tetapi juga akan membedakan Anda dari yang lain. Pastikan proposal Anda menentukan dengan tepat layanan apa yang akan Anda berikan, dengan biaya berapa, dalam jangka waktu berapa… dan yang terpenting, apa hasil akhirnya. Pada dasarnya, proposal berfungsi sebagai dasar kontrak, jadi pastikan Anda merasa nyaman dengan semua ketentuan perjanjian yang Anda usulkan.

Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi setiap kali Anda menawar proyek Elance, Anda secara otomatis membuat proposal. Jika Anda ingin meningkatkan profesionalisme Anda ke level berikutnya, pertimbangkan untuk membuat templat proposal yang dirancang secara profesional yang dapat Anda unggah melalui PMB. Jika Anda tidak memiliki keterampilan desain yang hebat, posting proyek di Design & Multimedia untuk mendapatkan satu yang dibuat untuk Anda.

Perjanjian Layanan Standar

Setelah proposal Anda diterima, Anda siap untuk membuat kontrak. Meskipun “kontrak” mungkin terdengar seperti kata yang menakutkan, kontrak sebenarnya hanyalah perjanjian antara dua pihak atau lebih untuk melakukan sesuatu, di mana imbalan (biasanya uang) akan dipertukarkan. Dalam kebanyakan kasus, Perjanjian Layanan Standar bisa menjadi alat yang sempurna untuk membuat perjanjian yang jelas dan efektif. Cukup tentukan layanan yang akan Anda berikan (termasuk hasil kerja apa pun), serta jadwal, biaya, dan ketentuan pembayaran untuk proyek tersebut.

Anda akan menemukan ketentuan lain pada contoh Perjanjian Layanan Standar. Masalah hukum seperti kerahasiaan, hak kekayaan intelektual, dan pengakhiran perjanjian juga tercakup.

Perjanjian Proyek Terperinci

Beberapa proyek – terutama proyek yang kompleks, multi-tahap, dan jangka panjang – mungkin memerlukan perjanjian yang lebih terperinci. Perjanjian Proyek Terperinci memberi Anda ruang untuk menjelaskan ketentuan, hasil kerja, tonggak pencapaian, dan komponen proyek Anda secara lebih lengkap. Anggaplah seperti ini – jika Anda setuju untuk mendesain logo baru untuk klien, Perjanjian Layanan Standar seharusnya sudah cukup. Jika Anda setuju untuk mendesain logo, alat tulis, materi cetak, situs web – ditambah Anda akan menyediakan pemrograman sesuai kebutuhan – dan Anda akan melakukan layanan SEO mingguan – Perjanjian Proyek Terperinci kemungkinan akan lebih tepat.

Tidak peduli Perjanjian mana yang Anda gunakan, pastikan Anda mendefinisikan ketentuan proyek dengan jelas. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami – dan apa pun yang terjadi, jangan pernah menandatangani apa pun yang tidak Anda pahami sepenuhnya.

Perjanjian Kerahasiaan (NDA)

Perjanjian Kerahasiaan (terkadang disebut Perjanjian Non-Pengungkapan) adalah kontrak di mana satu pihak yang menerima informasi rahasia atau kepemilikan dari pihak lain setuju untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut. Perjanjian Kerahasiaan sering digunakan dalam fase pra-perjanjian layanan. Penyedia mungkin memerlukan akses ke informasi tertentu agar dapat menawar proyek dengan benar. Jika demikian, ia mungkin diminta untuk menandatangani NDA agar calon pembeli merasa nyaman mengungkapkan informasi tersebut.

Katakanlah seorang pembeli telah memikirkan aplikasi Web 2.0 baru yang luar biasa. Dia membutuhkan pemrogram untuk mewujudkan impiannya, tetapi dia tidak ingin berita tentang idenya bocor sebelum dia siap. Dia mungkin meminta Anda untuk menandatangani NDA sebelum dia membagikan detail tersebut kepada Anda. Jangan tersinggung – dia hanya ingin melindungi kekayaan intelektualnya dan menginginkan jaminan tertulis dari Anda bahwa Anda akan menjaga kerahasiaan informasi yang dia ungkapkan.

Seringkali perjanjian layanan akan mencakup ketentuan NDA, tetapi sekali lagi, jika diskusi Anda dengan pembeli terjadi pada tahap proposal, NDA terpisah tentu mungkin tepat.

Dalam kasus tertentu di mana kedua pihak mungkin mengungkapkan informasi rahasia atau kepemilikan satu sama lain, Perjanjian Kerahasiaan Bersama mungkin cocok.

Pekerjaan untuk Disewa (Work for Hire)

Klausul “pekerjaan untuk disewa” mengalihkan hak cipta dari pencipta ke pihak yang mempekerjakan. Jika Anda adalah karyawan perusahaan di AS, pengalihan itu mungkin terjadi secara otomatis berdasarkan hukum. Namun, jika Anda adalah pekerja lepas, pengalihan itu mungkin tidak terjadi secara otomatis kecuali Anda menyetujui bahasa “pekerjaan untuk disewa”.

Katakanlah Anda seorang penulis dan Anda telah diminta untuk menyediakan serangkaian artikel web. Pembeli mungkin meminta Anda untuk menyetujui bahasa “pekerjaan untuk disewa”, seperti berikut:

“Produk akhir akan menjadi milik tunggal dan hak cipta dari {Pembeli}. {Penyedia} tidak akan menerima atau meminta pembayaran, royalti, atau imbalan lebih lanjut. {Penyedia} tidak akan disebutkan sebagai penulis atau pemilik karya yang disediakan.

{Penyedia} secara tegas mengakui bahwa materi yang disumbangkan dipesan dan ditugaskan secara khusus untuk digunakan sehubungan dengan proyek ini, dan disumbangkan sebagai “pekerjaan yang dibuat untuk disewa” sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang hak cipta Amerika Serikat.”

Pada dasarnya, Anda setuju bahwa pembeli memiliki artikel tersebut dan Anda melepaskan semua hak atasnya. Itulah inti dari klausul “pekerjaan untuk disewa”, dan itu mungkin sangat masuk akal dalam kasus ini – jika tidak, pembeli bisa membayar untuk pekerjaan yang bisa muncul di tempat lain!