Bagaimana Faktur Interim Online Dapat Mengubah Keadaan Bisnis Kecil Anda

Menjalankan bisnis kecil di era globalisasi yang cepat merupakan sebuah tantangan. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus menjalankan banyak peran sekaligus. Anda adalah manajer toko, eksekutif layanan pelanggan, pemasar, dan akuntan, semuanya pada saat yang bersamaan. Namun, salah satu tanggung jawab yang membosankan dan membuat frustrasi yang harus Anda lakukan adalah menangani faktur…

Hanya pembayaran faktur yang tepat waktu yang akan memastikan Anda mendapatkan lebih banyak uang daripada yang Anda keluarkan. Sayangnya, pembayaran faktur yang terlambat melanda banyak UKM. Seperempat UKM di Irlandia Utara dan lebih dari dua perlima di Inggris menderita akibat keterlambatan pembayaran, dengan lebih dari setengahnya terpaksa menghapus hingga 10% dari omzet mereka.

Dengan kata lain, jika Anda tidak ingin kehilangan uang hasil jerih payah Anda, Anda memerlukan strategi faktur bisnis kecil yang strategis. Di situlah faktur interim online dapat membantu Anda.

Mari kita mulai dengan dasarnya.

1. Apa Itu Faktur Interim?

Alih-alih meminta pembayaran dalam satu jumlah sekaligus, faktur interim memungkinkan Anda untuk menagih jumlah total dalam cicilan kecil. Anda dapat merancang cicilan ini sebagai pembayaran bulanan tetap atau saat tahap pekerjaan tertentu selesai. Anda perlu mengirimkan faktur akhir setelah proyek selesai dengan rincian tagihan interim dan pembayaran terkait. Hampir setiap pembuat faktur online memungkinkan Anda untuk mengirim faktur interim.

Katakanlah Anda menawarkan layanan SEO kepada ABC selama enam bulan mulai dari 1 Agustus 2019. Anda dapat menagih klien sebesar $300 setiap bulan. Selama lima bulan pertama, Anda akan dapat mengumpulkan total $1500 dari klien. Pada bulan terakhir, Anda dapat menagihkan tagihan akhir sebesar $300.

Namun, Anda perlu melakukan penyesuaian pada tagihan akhir untuk jam kerja tambahan (jika ada) ditambah keuntungan yang ingin Anda peroleh. Misalnya, jika Anda melakukan pekerjaan tambahan senilai $500, dan berniat mendapatkan keuntungan sebesar $600, faktur akhir Anda akan menjadi $1400.

Total jumlah yang akan Anda kumpulkan dari klien dalam kasus ini adalah $2900 ($1500 + $1400).

2. Mengapa Menggunakan Faktur Interim?

Kebanyakan bisnis kecil menggunakan faktur interim karena tiga alasan berikut –

1. Menjaga Arus Kas yang Likuid – Karena Anda terus menerima pembayaran bulanan, tagihan interim memungkinkan Anda untuk menjaga arus kas. Arus kas yang sangat likuid, pada gilirannya, membantu Anda menjalankan bisnis dengan lancar tanpa menanggung utang yang tidak perlu.
2. Menghindari Penghapusan Piutang yang Mahal – Ini juga dapat membantu Anda menghindari penghapusan piutang yang mahal karena Anda mendapatkan sebagian besar pembayaran Anda sebelum proyek selesai. Anda dapat melakukan tindak lanjut untuk jumlah terutang akhir melalui email. Jika klien berhenti membayar di tengah proyek, Anda juga dapat berhenti bekerja sampai kewajiban diselesaikan.
3. Menawarkan Fleksibilitas – Ini adalah keuntungan bagi klien Anda. Alih-alih mengatur pembayaran sekaligus, mereka dapat membayar Anda dalam cicilan kecil. Anda juga dapat menambah atau menghapus layanan selama masa proyek dan menagih klien sesuai dengan itu.

3. Kapan Harus Menggunakan Faktur Interim?

Seperti yang Anda lihat, Anda dapat menggunakan faktur interim hanya untuk proyek besar atau layanan yang berlangsung dalam jangka waktu lama. Biasanya, Anda dapat menggunakannya untuk proyek yang akan berjalan lebih dari tiga bulan setidaknya. Anda tidak dapat menggunakan metode ini untuk proyek kecil dan kontrak jangka pendek. Anda juga perlu berkonsultasi dengan klien untuk melihat apakah mereka terbuka dengan ide ini. Meskipun jarang, beberapa klien mungkin menolak untuk menggunakan format faktur ini.

4. Memahami Struktur Tagihan Interim

Struktur tagihan interim Anda berubah tergantung pada jenis layanan atau proyek yang Anda lakukan. Misalnya, seorang kontraktor perlu memberikan rincian pengukuran bersama dengan buku pengukuran, pernyataan pemulihan, potongan, uang muka, dan pembayaran tambahan jika ada, serta informasi kumulatif pekerjaan yang diselesaikan hingga tanggal penagihan.

Di sisi lain, agensi pemasaran digital hanya perlu menyertakan rincian pekerjaan yang telah selesai, pekerjaan yang sedang berjalan, dan jumlah yang ditagihkan sebagaimana diputuskan dalam kontrak. Namun, biasanya, faktur interim memiliki rincian berikut.

• Nomor faktur
• Tanggal faktur serta tanggal jatuh tempo
• Nomor Purchase Order (PO)
• Nomor Bill-Of-Material (BOM), jika berlaku
• Nama dan detail kontak organisasi Anda dan klien Anda
• Deskripsi terperinci tentang layanan dan produk yang Anda tagihkan
• Jumlah total yang Anda tagihkan termasuk rincian pajak yang relevan, diskon, dan biaya lainnya
• Ketentuan pembayaran, termasuk biaya keterlambatan pembayaran, jika berlaku
• Instruksi khusus atau catatan untuk klien, jika ada

Selain informasi ini, Anda perlu menyebutkan total jumlah terutang dalam faktur akhir ketika proyek selesai bersama dengan rincian semua faktur interim sebelumnya.

Setelah Anda mengirimkan faktur interim, Anda harus mengharapkan klien melakukan pembayaran dalam waktu yang ditentukan. Jika tidak, Anda perlu melakukan tindak lanjut. Saat ini, perangkat lunak faktur telah membuat faktur online lebih mudah, untuk membuat berbagai jenis faktur, termasuk tagihan interim. Anda juga dapat mengintegrasikan hampir semua alat faktur dengan aplikasi bisnis lainnya untuk membuat faktur yang lebih akurat dan tindak lanjut otomatis melalui pengingat email.

Kata Penutup

Seperti yang Anda lihat, faktur interim online adalah alat yang ampuh untuk bisnis kecil dan menengah. Ini tidak hanya akan membantu Anda menjaga arus kas, tetapi juga menawarkan fleksibilitas kepada klien untuk membayar dalam cicilan kecil. Apakah Anda masih menggunakan lembar Excel untuk kebutuhan faktur bisnis kecil Anda? Mungkin, inilah saatnya untuk beralih ke alat faktur online. Pertanyaannya adalah kapan Anda akan melakukannya? Beri tahu kami di bagian komentar.