Faktur Online untuk Usaha Kecil: Sejarah Singkat & 5 Faktur Penting yang Anda Butuhkan

Temuan mengungkapkan bahwa 27% usaha kecil dan menengah (UKM) mengakui bahwa mereka kesulitan dalam membuat dan mengirimkan faktur, apalagi melacaknya.

Menurut survei HubSpot terhadap 400 UKM, 49% kesulitan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat, dan 46% merasa sulit untuk menerima pembayaran tepat waktu.

Bukan rahasia lagi bahwa pemilik usaha kecil harus merangkap banyak peran, namun terkadang hal ini bisa sangat melelahkan. Meskipun mereka seharusnya fokus pada aspek strategis dan penghasil uang dalam bisnis, mereka sering kali mendapati diri mereka mengerjakan tugas manual yang sebenarnya dapat dengan mudah diotomatisasi. Salah satu tugas yang memakan waktu tersebut adalah pembuatan faktur.

Seseorang mungkin mengatakan bahwa pembuatan faktur sangat penting untuk mendapatkan pembayaran atas produk/layanan yang diberikan, pemilik bisnis perlu menyadari bahwa waktu adalah uang. Tidak ada uang yang dihasilkan dari waktu yang dihabiskan untuk membuat, mengirim, dan mengatur faktur.

Cara terbaik adalah mengotomatisasi pekerjaan pembuatan faktur agar tidak hanya menghemat waktu yang berharga, tetapi juga menyederhanakan proses, membuatnya bebas kesalahan, dan memastikan pembayaran cepat. Anda dapat menggunakan berbagai jenis faktur untuk kebutuhan pembayaran bisnis Anda yang berbeda-beda. Sementara itu, Anda dapat mengurus aktivitas bisnis yang membantu Anda mendapatkan pendapatan tambahan atau memenuhi kebutuhan pelanggan Anda.

Pembuatan faktur seharusnya tidak pernah terasa merepotkan atau memperlambat operasional usaha kecil. Jika Anda merasa hal itu menghambat produktivitas Anda, menggunakan perangkat lunak faktur online dapat membantu. Hal ini akan meningkatkan pengalaman Anda dengan klien dalam hal-hal berikut:

Berikan Estimasi Akurat sebelum Penagihan

Anda dapat secara proaktif mencegah kemungkinan menjawab pertanyaan verifikasi dan mengatasi ketidaksepakatan dengan klien Anda di kemudian hari dengan membuat faktur bergaya profesional dengan bantuan perangkat lunak faktur usaha kecil. Menggunakan templatnya akan memastikan bahwa baik Anda maupun klien Anda memiliki kejelasan mengenai ketentuan proyek dan biaya terkait bahkan sebelum memulai pekerjaan pada proyek tersebut.

Jenis faktur ini juga dapat membantu Anda merinci ketentuan pembayaran dan membangun lingkungan kerja yang sehat sejak awal proyek. Hal ini, pada gilirannya, akan memastikan bahwa Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk meninjau syarat dan ketentuan perjanjian berulang kali guna menjawab pertanyaan klien.

Tambahkan Spesifikasi dan Standar Branding

Faktur Anda harus membantu Anda agar mudah dikenali oleh klien, jadi menetapkan standar merek yang kuat sangatlah penting. Faktur tersebut juga harus menekankan nilai-nilai merek Anda secara konsisten dalam semua komunikasi Anda.

Spesifikasi penting tertentu harus disebutkan dalam setiap faktur yang dibuat agar lebih terorganisir. Sangat membantu untuk memiliki sistem penomoran agar Anda dapat menetapkan nomor/kode unik untuk setiap faktur guna memudahkan pelacakan. Faktur Anda juga harus mencantumkan detail kontak Anda seperti alamat kantor, ID email, dan nomor telepon.

Selain itu, pastikan spesifikasi yang disebutkan mencakup syarat dan ketentuan penyelesaian pekerjaan dan pembayaran. Meskipun angka dan ketentuan ini disertakan dalam perjanjian/kontrak tertulis, faktur Anda harus mempertegasnya kepada klien saat faktur tersebut diterbitkan.

Tujuan Pembuatan Faktur

Bisnis mengirimkan faktur penjualan kepada klien mereka setelah memberikan barang atau jasa. Faktur berfungsi sebagai dokumentasi tertulis atau elektronik atas transaksi antara bisnis dan klien. Sangat penting bagi bisnis untuk menyimpan catatan semua penjualan yang mereka lakukan untuk melindungi kepentingan mereka jika terjadi perselisihan di masa mendatang.

Tujuan pembuatan faktur meliputi:

Pencatatan

Salah satu tujuan utama pembuatan faktur adalah untuk mencatat angka penjualan Anda secara akurat. Ini adalah cara yang efisien untuk melacak detail spesifik seperti tanggal produk dijual, harga yang dibayarkan, serta utang yang belum dibayar. Selain itu, faktur juga membantu proses akuntansi sambil memantau kinerja karyawan yang melakukan penjualan dan barang yang mereka jual.

Perhitungan Pajak

Sering kali, pemerintah tidak merumuskan sistem atau templat baku untuk jenis faktur yang harus digunakan oleh bisnis. Namun, semua bisnis diwajibkan untuk membayar pajak tertentu, itulah sebabnya alat pembuatan faktur menjadi berguna dalam mencatat arus kas masuk. Selalu merupakan ide yang baik untuk memelihara ringkasan berkelanjutan dari semua transaksi bisnis dengan bantuan faktur. Hal ini berguna saat mengajukan pajak dan memastikan jumlah yang tepat dibayarkan untuk menghindari audit.

Pertimbangan Hukum

Sistem faktur online membantu melindungi usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang curang dan sepele. Detail yang disebutkan dalam faktur memperjelas bahwa barang/layanan tertentu disediakan pada waktu tertentu. Faktur dengan tanda tangan klien sangat berharga karena berfungsi sebagai bukti perjanjian antara bisnis dan pelanggan. Tanpa adanya faktur, tidak akan ada catatan penjualan, yang membuat bisnis rentan menghadapi konflik terkait harga.

Mendapatkan Wawasan Pemasaran

Pemilik bisnis perlu memantau semua faktur penjualan dengan cermat untuk menggunakan informasi tersebut guna menargetkan basis pelanggannya dan melakukan pemasaran kepada mereka. Ini termasuk data seperti tanggal penjualan, frekuensi penjualan, produk yang terjual, dan harga jual produk. Perangkat lunak CRM atau profesional pemasaran dapat menggunakan informasi ini untuk mendapatkan wawasan tentang demografi pelanggan, waktu puncak pembelian, produk yang disukai, dan banyak lagi. Hal ini terbukti berharga saat membuat strategi pemasaran.

Manajemen Inventaris

Menggunakan faktur yang dirancang dengan baik untuk usaha kecil dapat bermanfaat bagi pembeli maupun penjual karena membantu dalam mengelola inventaris. Baik Anda menggunakan sistem inventaris otomatis yang menambah dan menghapus item saat Anda menerima dan menjualnya atau menggunakan metode kertas-dan-pena tradisional untuk mengelola informasi tentang stok yang tersedia, faktur adalah dokumen yang berharga. Penjual dapat melacak detail tentang produk yang dijual dan dikirim, sementara pembeli dapat melacak produk yang diterima dan disimpan.

Berbagi Informasi

Faktur untuk usaha kecil menyajikan semua informasi terkait produk dan penjualan secara sistematis di mana harga total dipecah secara sistematis dan dijelaskan. Faktur juga mencerminkan biaya yang dikenakan untuk layanan serta tenaga kerja. Detail lainnya termasuk tanggal dan waktu pembelian, pajak yang berlaku, total harga produk, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta informasi penjual dan pembeli.

Dari Tradisional ke Modern: Perjalanan Faktur

Sejauh menyangkut bisnis modern, alat pembuatan faktur telah mendapatkan momentum karena menyederhanakan dan mempermudah penerimaan pembayaran. Namun, praktik mencatat penyediaan produk dan layanan serta transaksi yang diakibatkannya telah diikuti sejak 5000 tahun yang lalu.

Sebelum perangkat lunak pembuatan faktur dan penagihan modern untuk usaha kecil muncul, metode lain digunakan. Semuanya dimulai ribuan tahun yang lalu di Mesopotamia kuno di wilayah yang sesuai dengan Irak modern. Dalam bentuk faktur yang tercatat paling awal, penjual membuat IOU (singkatan dari frasa "I owe you" atau "Saya berutang kepada Anda") pada kartu yang terbuat dari tanah liat.
Mengingat kemajuan teknologi di zaman kita sekarang, mengirim faktur di atas kertas, email, dan PDF juga mulai dianggap sebagai metode primitif.

Mari kita lihat bagaimana faktur telah berevolusi selama berabad-abad.

Sumber: Ohmynews.com

3300 SM: Gambar ini menggambarkan salah satu faktur tertua di dunia, yang berbentuk tablet tanah liat. Prasasti di atasnya dibuat dengan bantuan sistem penulisan yang disebut paku (cuneiform).

Philip I of Castile invoice Sumber: Wikimedia Commons

1504: Gambar ini menunjukkan catatan uang muka sebesar £36 yang dilakukan oleh Philip I dari Kastilia ketika ia membeli lukisan Penghakiman Terakhir (Surga dan Neraka).

Sumber: Goodfuneralguide.com

1780: Gambar di atas menunjukkan faktur abad kedelapan belas untuk produk yang dibeli untuk pemakaman. Barang-barang tersebut termasuk peti mati, furnitur, dan banyak lagi.

Sumber: Jot101.com

1870: Gambar ini menunjukkan dokumen yang dibuat oleh direktur paduan suara Kapel Sistina. Mereka mengenakan biaya 67 franc dan 50 centime untuk enam pelajaran ditambah lembaran musiknya.

Sumber: British Library

1891: Ini adalah faktur abad ketujuh belas untuk peta laut Belanda yang dibeli oleh British Library.

Sumber: The Coopered Tot

1904: Ini adalah faktur awal abad kedua puluh dari Graham Distillery Company yang terkenal.

Sumber: Wikimedia Commons

1935: Seperti inilah daftar harga busur dan panah di Belgia.

Sumber: Wikimedia Commons

1942: Ini adalah faktur untuk lukisan pelukis Amerika, Ed Hopper, Nighthawks dari Chicago Art Institute.

Sumber: Wikimedia Commons

1976: Gambar ini menunjukkan mesin cetak IBM model 3800 yang berukuran besar. Mesin ini pertama kali digunakan untuk pencetakan dokumen skala besar seperti faktur dan label surat.

Sumber: Vintagecomputing.com

1981: Terlihat di atas adalah faktur untuk drive disk yang ditujukan untuk Atari 800, yang merupakan salah satu komputer pribadi pertama yang dipasarkan.

Sumber: DiCentral Corp.

2003: Gambar di atas adalah tangkapan layar faktur Walmart. Seperti inilah tampilan solusi faktur bertenaga ERP yang khas (dan mungkin masih demikian), meskipun kantor memang perlu melakukan sejumlah dokumen pendukung.

2013: Perangkat lunak e-faktur menjadi pengubah permainan total dan menyederhanakan proses pembuatan faktur.

Banyak bisnis membuat faktur pada program seperti Microsoft Word dan Excel. Templat untuk membuat faktur semacam itu mudah tersedia secara online. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunduh satu, mengisi kolom data yang diperlukan, dan mengirimkannya melalui email. Anda juga dapat mencetak faktur dan mengirimkannya ke klien melalui surat biasa. Namun, ini bisa sangat membosankan dan memakan waktu bagi bisnis yang sedang berkembang, terutama jika Anda diharuskan mengulangi proses yang sama secara sering.

Selain itu, ini juga merupakan proses yang rentan kesalahan. Mulai dari memasukkan angka yang salah hingga secara tidak sengaja menghapus detail tertentu dan mengacaukan penyelarasan, ruang untuk melakukan kesalahan sangat besar.

Karena alasan inilah, alat pembuatan faktur online semakin populer di kalangan usaha kecil. Tidak hanya mudah digunakan, alat ini juga memungkinkan pengguna untuk membuat berbagai jenis faktur dalam hitungan detik.

Perangkat lunak faktur untuk usaha kecil lebih efisien dan nyaman digunakan karena alasan berikut:

Otomatisasi: Perangkat lunak faktur online mengotomatiskan proses yang diperlukan yang membuat pembuatan faktur menjadi mudah dan efisien. Ini termasuk mengirim pengingat pembayaran otomatis untuk tagihan yang belum dibayar kepada pihak terkait.

Pembayaran Lebih Cepat: Format faktur yang digunakan oleh perangkat lunak faktur menghasilkan desain profesional. Format ini mencakup semua informasi yang diperlukan yang disampaikan dengan jelas kepada pelanggan untuk memungkinkan pembayaran lebih cepat.

Alat Bawaan yang Inovatif: Data penting terkait produk, pelanggan, harga, dan pajak disimpan dengan aman oleh perangkat lunak faktur. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menyiapkan faktur hanya dengan beberapa klik.

Mobilitas: Karena semua data disimpan di cloud, tidak masalah dari mana Anda mengaksesnya. Baik Anda ingin mengerjakannya di meja Anda atau saat bepergian, faktur online memberdayakan Anda untuk melihat dan mengelola faktur Anda dengan mudah. Selain itu, Anda diperlengkapi untuk melakukan transaksi melalui perangkat seluler Anda.

Teka-teki Biaya

Semakin banyak bisnis yang beralih dari metode faktur berbasis kertas ke metode elektronik online. Namun, beberapa bisnis yang baru muncul terus menggunakan sistem faktur dan penagihan berbasis kertas bersama dengan prosedur pemrosesan pembayaran yang ketinggalan zaman. Hal ini terbukti mahal, tidak akurat, monoton, serta sangat memakan waktu.

Sebuah penelitian oleh Sterling Commerce mengungkapkan bahwa (rata-rata) perbaikan setiap kesalahan faktur kertas merugikan perusahaan sebesar $53,50.

Studi yang sama juga menemukan bahwa “faktur yang diproses secara manual menelan biaya rata-rata $30 per faktur untuk diproses, sementara faktur yang sepenuhnya otomatis rata-rata hanya $3,50 per faktur untuk diproses.”

Di zaman modern, sistem faktur online lebih cocok karena berbasis cloud dan memungkinkan bisnis untuk membuat dan mengirim beberapa faktur secara bersamaan melalui internet. Oleh karena itu, sistem semacam itu membantu memangkas biaya dan mempercepat proses penagihan.

Jika Anda masih menggunakan sistem faktur berbasis kertas, beberapa faktor berikut mungkin menguras kantong bisnis Anda:

Biaya persiapan dan pencetakan faktur kertas

Biaya terkait penyimpanan faktur kertas

Biaya untuk ongkos kirim dan pengiriman

Biaya untuk menawarkan opsi pembayaran seperti debit dan kredit

Biaya yang terkait dengan tagihan yang tidak terkirim atau faktur dan waktu yang hilang

Biaya terkait penanganan panggilan pelanggan dan menjawab pertanyaan tentang faktur

“Di bawah ini adalah infografis yang akan memberi tahu Anda segalanya tentang faktur online dan dampaknya secara global. Selain itu, mengapa usaha kecil harus mulai beralih ke sistem tanpa kertas dan bagaimana hal itu akan membantu mereka dengan pembayaran yang lebih cepat dan tepat waktu sambil menghemat uang.”

Munculnya Faktur Online

Jika Anda belum meninggalkan sistem faktur berbasis kertas dan mengadopsi faktur online, berikut adalah beberapa alasan yang tak terbantahkan untuk melakukannya segera.

Ucapkan Selamat Tinggal pada Tantangan Faktur Kertas

Seperti yang dijelaskan di atas, proses faktur berbasis kertas membutuhkan waktu, tenaga, dan uang. Dengan sistem faktur online, Anda dapat mengurangi pengeluaran sumber daya yang berharga di semua lini ini dan mengoptimalkan fungsi utang usaha Anda. Dalam hal menyimpan faktur, mengirim pengingat otomatis melalui faktur elektronik akan meninggalkan jejak yang mudah dirujuk oleh Anda dan pelanggan Anda saat dibutuhkan. Ini berarti lebih sedikit kekacauan dan lebih sedikit masalah di tempat kerja tanpa perlu mengajukan dokumen.

Tingkatkan Otomatisasi Proses

Berkat inovasi teknologi, bisnis telah mampu mengubah proses mereka untuk berkolaborasi, berkomunikasi, mengelola, dan beroperasi dengan lebih baik, terlepas dari waktu dan lokasi. Faktur online tidak hanya dapat membuat proses menjadi nyaman dan mudah diakses, tetapi juga memungkinkan Anda memanfaatkan perangkat seluler untuk menjalankan bisnis Anda dengan mengirimkan peringatan, pembaruan, laporan, pemberitahuan, dan lainnya tepat waktu.

Tingkatkan Manajemen Kas

Ketika kondisi ekonomi sulit, yang merupakan kasus di sebagian besar usaha kecil, Anda perlu fokus pada pemangkasan biaya. Pentingnya manajemen kas yang optimal tidak dapat diabaikan. Baik itu menerima pembayaran tepat waktu atau terlambat atau mencatat detail tentang pengeluaran faktur Anda, sistem faktur online dapat membantu Anda menjaga semuanya tetap teratur.

Fasilitasi Jaminan Kualitas

Mengirim faktur berkualitas rendah dan salah kepada klien akan merusak citra Anda dan mereka mungkin akan berhenti menganggap serius bisnis Anda. Hal ini dapat mengakibatkan pembayaran terlambat atau tidak ada pembayaran sama sekali, yang merupakan hal terakhir yang Anda inginkan. Memiliki sistem faktur online akan mencegah hal ini dengan:

Memverifikasi dan mengatur data pemasok

Mengonfirmasi jumlah pekerjaan pada faktur

Memastikan faktur sesuai dengan pesanan, tanda terima, dan kontrak

Menetapkan ke pusat biaya

Menghasilkan laporan pajak yang benar

Rangkul Inisiatif Hijau

Kita hidup di masa di mana klien ingin dikaitkan dengan perusahaan yang bertanggung jawab secara sosial. Selain itu, menjadi ramah lingkungan sangat baik bagi planet kita dan generasi mendatang. Membuat lebih sedikit faktur kertas dan menyimpan file secara elektronik akan memungkinkan Anda melakukan bagian Anda untuk mencoba dan membuat perbedaan yang sangat dibutuhkan bagi ekologi.

Menyiapkan Proses Faktur Online untuk Memanfaatkannya Secara Maksimal

Disebutkan di depan adalah beberapa hal yang perlu diingat untuk sepenuhnya menuai manfaat dari sistem faktur online.

Pastikan Pengaturan Sistem yang Tepat: Setiap klien yang bertransaksi dengan Anda harus diberi kode numerik unik dan semua faktur yang dikirim ke klien harus menyertakan nomor masing-masing.

Jadilah Teratur dalam Mengirim Faktur: Penagihan reguler adalah kunci untuk menerima pembayaran tepat waktu tanpa memicu perselisihan.

Sebutkan Penalti untuk Keterlambatan Pembayaran: Melakukan hal ini akan membuat klien waspada agar tidak melewatkan pembayaran dan mengirimkannya tepat waktu.

Hasilkan Laporan Penting Secara Sering: Baik Anda memerlukan laporan instan atau yang disesuaikan untuk melihat sekilas urusan bisnis Anda, Anda dapat membuat semua laporan yang diperlukan kapan pun dibutuhkan untuk tetap memantau keuangan bisnis Anda.

Keuntungan Faktur Elektronik

Karena proses faktur online diotomatisasi, pembeli, penjual, dan administrator mendapatkan sejumlah manfaat strategis dan operasional. Kemampuan perangkat lunak faktur untuk berintegrasi dengan aplikasi bisnis lain memungkinkan bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan kapasitas penciptaan pendapatan.

Selain manfaat seperti pengurangan biaya, penghematan waktu, dan penghindaran perselisihan, e-faktur menawarkan beberapa keuntungan lainnya.

Keuntungan bagi penjual:

Pembayaran lebih cepat dan lebih akurat

Peningkatan produktivitas

Mengurangi kemungkinan penolakan faktur

Rekonsiliasi akun yang lebih baik

Manajemen kas yang diperkaya

Hubungan pelanggan yang lebih baik

Pembuatan faktur yang terlihat profesional

Keuntungan bagi pembeli:

Akurasi yang ditingkatkan

Produktivitas yang lebih baik

Siklus dan pemrosesan pembayaran yang dipercepat

Rekonsiliasi akun yang lebih baik

Manajemen kas yang ditingkatkan

Penurunan kemungkinan penipuan, perselisihan, dan masalah terkait pembayaran lainnya

Manajemen hubungan pemasok yang lebih baik

Keuntungan bagi administrator bisnis:

Peningkatan branding dan kesadaran bisnis

Penggunaan modal bisnis yang optimal

Memastikan kepatuhan terhadap norma industri dan hukum

Hubungan yang lebih baik dengan pelanggan dan pemasok

Sistem TI yang dioptimalkan

Inisiatif ramah lingkungan

Berbagai Jenis Faktur: 5 Hal Penting untuk Usaha Kecil

Berikut adalah lima jenis faktur penting yang dibutuhkan setiap usaha kecil.

1. Faktur Pro Forma

Sebuah faktur pro forma berbeda dari penawaran harga biasa karena merupakan perjanjian yang mengikat. Namun, syarat dan ketentuan penjualan dapat berubah. Faktur ini membantu dalam menyederhanakan proses penjualan dengan meminimalkan bolak-balik setelah penjualan terjadi, karena semua ketentuan yang disebutkan disetujui oleh semua pihak yang terlibat.

Oleh karena itu, ini adalah dokumen estimasi itikad baik untuk mencegah pembeli menanggung biaya yang tidak terduga dan substansial setelah penyelesaian transaksi.

Tujuan dari faktur pro forma adalah untuk memberikan harga jual yang tepat kepada pembeli. Faktur ini mencakup estimasi biaya atau komisi, pajak yang berlaku, dan biaya pengiriman jika ada. Bisnis dari hampir setiap industri menggunakan faktur pro forma untuk menyelesaikan proses persetujuan pembelian internal mereka.

Sebuah bisnis dapat mengirimkan faktur pro forma baik sebelum mengirimkan produk atau pada saat mengirimkannya. Meskipun faktur tersebut berisi biaya yang tepat dan detail penjualan, itu tidak dianggap sebagai permintaan pembayaran resmi. Tidak ada pedoman yang mengatur format tepat dari faktur pro forma. Tampilannya mungkin mirip atau tidak mirip dengan faktur komersial lainnya.

Contoh:

Anda mungkin pernah mengunjungi butik desainer dan menyetujui harga pakaian pada faktur pro forma. Desainer akan mengirimkan pakaian tersebut setelah siap. Anda akan membayar desainer setelah faktur diterima. Jumlah akhir pada faktur akan sama dengan atau sekitar jumlah yang sama dengan yang disebutkan dalam faktur pro forma.

2. Faktur Interim

Sebuah faktur interim memungkinkan pemecahan pembayaran untuk proyek besar menjadi beberapa pembayaran kecil. Waktu pembayaran sesuai dengan penyelesaian bagian proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Jenis faktur ini mencakup jumlah uang tersebut dan membantu mengatur arus kas untuk proyek skala besar.

Proyek besar membuat pengeluaran yang lebih tinggi dalam hal material, tenaga kerja, dan biaya operasional tambahan. Faktur interim membantu usaha kecil mengelola pengeluaran mereka saat melakukan pekerjaan bervolume tinggi. Anda tidak perlu menunggu sampai proyek selesai untuk menerima pembayaran. Anda dapat menggunakan uang yang diterima dari faktur interim untuk melunasi beberapa biaya yang Anda keluarkan.

Jenis faktur ini biasanya digunakan ketika Anda ingin memposting beberapa faktur untuk pekerjaan klien.

Contoh:

Anda mungkin melakukan pekerjaan akuntansi untuk teknisi HVAC Johnson. Anda mungkin memulai pekerjaan pada Januari 2018 dan memperkirakan bahwa pekerjaan tersebut akan selesai pada Desember 2018. Anda memutuskan untuk menagih klien sebesar $100 per bulan.

Jika Anda menggunakan faktur interim, Anda harus memposting faktur interim sebesar $100 untuk setiap bulan antara Januari 2018 dan November 2018, sehingga total faktur menjadi 11, dan jumlah total menjadi $1100.

Buku besar waktu Anda menunjukkan $1500 waktu staf. Faktur interim akan menunjukkan 11 postingan berbeda sebesar $1100, sehingga mencerminkan saldo WIP bersih sebesar 400. Faktur interim akan ditampilkan sebagai “kredit pada akun” dan tidak akan dikoordinasikan dengan jumlah waktu apa pun.

Dengan menggunakan faktur interim, Anda memiliki keuntungan karena dapat melihat semua postingan staf yang belum ditagih dan semua faktur yang dikirim ke klien sejauh ini ketika November berakhir. Anda juga akan dapat melihat saldo WIP saat ini yang terutang kepada Anda, yang dapat membantu Anda membuat keputusan penagihan yang lebih tepat.

Setelah Desember tiba, Anda menyelesaikan pekerjaan dan siap untuk menagih klien. Anda melihat bahwa Anda telah menghabiskan $1500 untuk staf dan telah menagih klien $1100. Akibatnya, Anda mungkin memutuskan untuk menagih klien $1800, sehingga mendapatkan keuntungan $300. Anda juga dapat mengurangi WIP klien dan menghapus semua faktur interim yang diposting.

Untuk ini, Anda perlu memposting tagihan akhir sebesar $700 ($1800 dikurangi $1100 adalah $700). Anda dapat memposting penghapusan senilai $1500 karena itu akan menjadi saldo saat ini, dan tujuan Anda adalah menurunkan nilainya menjadi $0 ($1500 dikurangi 0 adalah $1500). Tagihan akhir digunakan untuk menyelesaikan (atau menghapus) semua faktur interim yang diposting ke akun klien sejauh ini.

3. Faktur Jatuh Tempo

Faktur jatuh tempo berfungsi sebagai pengingat kepada klien bahwa mereka belum membayar dan harus bertindak untuk menyelesaikan pembayaran yang terutang. Terkadang, klien gagal membayar Anda sesuai dengan tanggal jatuh tempo pada faktur akhir. Ketika ini terjadi, Anda dapat mengirimkan faktur jatuh tempo segera setelah pembayaran terlambat.

Tujuan utama dari faktur jatuh tempo adalah untuk mengingatkan klien bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran mereka telah berlalu. Saat menyiapkan faktur ini, pastikan untuk menyebutkan semua informasi dari faktur akhir, termasuk penalti yang akan dikenakan oleh keterlambatan pembayaran.

Contoh:

Anda ingin melapisi jalan masuk Anda, jadi Anda membeli kerikil dalam jumlah besar dan beberapa palet dari toko perangkat keras. Perjanjian pembelian menyebutkan jangka waktu pembayaran dua minggu dari tanggal pengiriman.

Toko perangkat keras mengirimkan persediaan keesokan harinya, sehingga menyelesaikan kewajiban kontraktualnya. Sekarang ia memiliki hak untuk menagih harga pembelian dari Anda. Dengan cara ini, hubungan utang terbentuk, dengan Anda sebagai debitur dan toko perangkat keras sebagai kreditur.

Jika debitur tidak memberikan pembayaran yang disepakati secara kontraktual sebelum atau pada tanggal jatuh tempo sebagaimana disebutkan dalam perjanjian, maka kreditur dapat menagihnya di muka.

4. Faktur Berulang

Menerbitkan faktur berulang masuk akal saat menagih untuk layanan berkelanjutan. Ini paling cocok untuk pembayaran dengan jumlah yang sama, seperti langganan.

Saat Anda menyiapkan faktur berulang, faktur Anda akan dikirim ke pelanggan Anda secara otomatis. Anda tidak perlu repot dengan mengatur pengingat atau menyalin data dari faktur lama ke faktur baru setiap kali Anda perlu mengirimkannya. Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk memfokuskan waktu dan perhatian Anda pada aktivitas bisnis strategis lainnya sementara pembuatan faktur Anda berjalan dengan sendirinya.

Jika produk atau layanan yang Anda berikan mengharuskan Anda untuk mengirim faktur dengan detail yang sama kepada klien secara teratur, Anda perlu menggunakan faktur berulang. Beberapa jenis bisnis yang menggunakan faktur berulang adalah:

Penyedia layanan, seperti tukang ledeng dan teknisi listrik, yang menagih untuk jumlah jam kerja tetap setiap bulan.

Penyedia paket layanan bulanan. Misalnya, agensi pemasaran digital yang menyediakan sejumlah konten dan menerapkan layanan SEO untuk kliennya.

Penyedia paket pemeliharaan untuk produk. Misalnya, perusahaan teknologi yang mendigitalkan proses perusahaan dengan bantuan alat dan teknologi merek dagang mereka. Integrasi dengan sistem lama dan pembaruan aplikasi bisnis yang kritis secara konstan akan memerlukan dukungan bulanan mereka. Contoh lain adalah penyedia layanan berkebun yang menangani kebun klien setiap minggu.

Penyedia materi pendidikan dan sumber daya pelatihan online seperti pembelajaran online jangka panjang dan kursus penyegaran yang ditawarkan oleh lembaga pendidikan dan pelatihan.

Penyedia layanan yang memerlukan keanggotaan atau langganan. Ini bisa berupa langganan majalah satu tahun atau biaya untuk keanggotaan klub 10 tahun.

Penyedia perangkat lunak yang mengenakan biaya lisensi setiap bulan untuk memungkinkan penggunaan produk mereka.

Biasanya, ketika faktur berulang digunakan, pelanggan mendapatkan layanan secara berkala tanpa melakukan tindakan tambahan apa pun. Ketika jangka waktu yang disepakati berakhir, pelanggan dapat memperpanjang atau mengakhiri aliansi.

5. Memo Kredit

Sebuah memo kredit atau memorandum kredit adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual produk atau layanan kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual berdasarkan ketentuan faktur sebelumnya. Biasanya, memo kredit dengan jelas menyebutkan alasan jumlah yang tertera pada memo yang telah diterbitkan. Ini berguna saat mengumpulkan informasi tentang memo kredit dan mencari tahu alasan penerbitannya oleh penjual.

Dokumen ini biasanya diterbitkan ketika pembeli ingin mengembalikan barang yang dibeli kepada penjual, atau ketika ada masalah harga, tunjangan pemasaran, atau alasan lain di mana pembeli tidak boleh membayar penjual jumlah seperti yang disebutkan dalam faktur. Penjual mencatat memo kredit sebagai pengurangan saldo piutang. Pembeli, di sisi lain, mencatatnya sebagai pengurangan saldo utang.

Saat menggunakan memo kredit, penjual sebaiknya meninjau memo kredit terbuka di akhir setiap periode pelaporan untuk memeriksa kesesuaian untuk dikaitkan dengan piutang terbuka. Ketika ini dilakukan, itu menurunkan jumlah rata-rata faktur yang belum dibayar, dan juga dapat mengurangi pembayaran kepada pemasok.

Jika pembayaran dari pembeli dan penjual tertunda, pembeli dapat menggunakan memo kredit sebagai penggantian sebagian untuk pembayaran berbasis faktur kepada penjual. Tetapi jika pembeli telah melakukan pembayaran penuh seperti yang disebutkan pada faktur, dia dapat menggunakan memo kredit untuk mengimbangi pembayaran di masa mendatang atau menuntut pembayaran tunai sebagai ganti memo tersebut.
Memo kredit internal dibuat ketika pembeli tidak dikirimi salinan faktur. Ini dilakukan ketika bisnis menghapus saldo piutang yang belum dibayar.

Contoh:

Anda membeli beberapa pakaian dari toko pakaian mode. Kebijakan pengembalian toko menetapkan bahwa pengembalian akan diterima dalam waktu 15 hari kerja sejak tanggal pembelian. Kebijakan mereka juga menyebutkan bahwa penggantian akan dilakukan melalui kredit toko saja, dan bukan dengan uang tunai.
Satu hari setelah pembelian, Anda menyadari bahwa salah satu pakaian yang Anda beli memiliki lubang. Jadi Anda memutuskan untuk mengembalikan produk tersebut. Manajer toko memberi tahu Anda bahwa mereka akan menerima produk yang dikembalikan. Manajer kemudian melanjutkan untuk membuat memo kredit karena toko pakaian perlu mengurangi faktur yang diterbitkan sebelumnya untuk mengompensasi pakaian rusak yang dijual.

Setelah memo diterbitkan, akun Anda di toko pakaian mode akan dikreditkan dengan jumlah yang Anda bayarkan untuk barang yang ingin Anda kembalikan. Anda kemudian dapat menggunakan kredit positif ini untuk menukar pakaian yang rusak dengan yang benar dari model yang sama atau membeli pakaian yang berbeda sama sekali.

Kesimpulan

Pasar modern sangat kompetitif dan usaha kecil perlu dipersiapkan dengan sistem dan perangkat lunak terbaik agar tetap kompeten. Bisnis tidak hanya perlu menarik klien baru tetapi juga mempertahankannya jika mereka ingin tumbuh dan bersaing di pasar untuk jangka panjang. Efisiensi adalah kuncinya, itulah sebabnya sangat penting bagi usaha kecil untuk menemukan cara memaksimalkan hasil mereka sambil menghemat sumber daya mereka. Faktor-faktor seperti meningkatkan produktivitas dan membuat transaksi nyaman bagi klien sangat penting. Sistem faktur online untuk usaha kecil adalah kunci untuk mencapai hal ini. Proses faktur yang ditingkatkan pada akhirnya akan membantu meningkatkan skala bisnis Anda dengan menghasilkan arus kas yang lebih baik. Lewatlah sudah hari-hari ketika membuat faktur di atas kertas dan lembar excel sudah cukup untuk pembuatan faktur yang efisien. Proses bisnis modern menuntut efisiensi dan berbagai manfaat yang hanya dapat diberikan oleh perangkat lunak berbasis cloud.

Apakah usaha kecil Anda dilengkapi dengan sistem faktur canggih yang memenuhi semua kebutuhan uniknya? Beri tahu kami bagaimana hal itu membantu bisnis Anda di kotak komentar di bawah.