Ketahui Bagaimana Faktur Jatuh Tempo Dapat Membantu Mengatasi Keterlambatan Pembayaran

UKM menanggung beban terberat dari keterlambatan pembayaran, yang berdampak buruk pada fungsi dasar dan kesuksesan organisasi.

Karena fakta paling baik disampaikan dalam angka, berikut adalah survei yang dilakukan oleh Marketvoice mengenai setiap aspek faktur untuk bisnis kecil. Hasil survei ini didasarkan pada data yang dikumpulkan dari lebih dari 80.000 faktur yang diterbitkan untuk berbagai perusahaan di hampir 90 negara.

Fakta utama yang diperoleh dari data ini adalah:

• 62% faktur dibayar terlambat
• 1/3 dari faktur dibayar lebih dari dua minggu terlambat

Temukan di bawah ini gambar yang menunjukkan jumlah pembayaran tertunda yang dilakukan kepada perusahaan dari berbagai sektor.

Sumber

Apakah ada cara untuk mengatasi tantangan ini secara efektif?

Meskipun terdapat berbagai jenis faktur, faktur jatuh tempo (past due invoice) membantu memulai proses mendapatkan jumlah yang belum dibayar dari pelanggan.

Mari kita pahami faktur jatuh tempo.

Apa Itu Faktur Jatuh Tempo?

Faktur jatuh tempo adalah bagian penting dari faktur bisnis kecil. Ini adalah dokumen resmi yang mencerminkan pernyataan penagihan yang merujuk pada jumlah yang belum dibayar dalam batas waktu jatuh temponya. Biasanya, UKM menerapkan proses terstruktur dalam mengirimkan faktur untuk layanan kepada klien mereka. Mereka biasanya memiliki perangkat lunak faktur online yang mengirimkan faktur dengan rincian pembayaran.

Jika tanggal jatuh tempo terlewati, alat faktur secara otomatis memicu faktur jatuh tempo dengan rincian tentang pembayaran yang tertunda dan denda apa pun untuk keterlambatan waktu tersebut.

Kapan Faktur Jatuh Tempo Diperlukan?

Biasanya, di UKM, proyek diselesaikan, dikembangkan, dan dikirimkan di muka. Pembayaran dilakukan baik secara mencicil dengan pekerjaan yang sedang berlangsung atau setelah selesai. Klien mulai menggunakan produk, merasakan keuntungannya, dan melunasi pembayaran dari keuntungan yang mereka peroleh. Ini bukan karena kurangnya kepercayaan pada penyedia layanan/produk, tetapi karena klien tidak selalu memiliki dana yang cukup.

Dalam skenario ini, penyedia layanan mencari bantuan perangkat lunak faktur online yang menyimpan catatan pembayaran yang diterima dan yang belum dibayar. Jika klien gagal membayar dan periode waktu yang diberikan terlewati, perangkat lunak faktur segera mengirimkan faktur jatuh tempo sebagai peringatan.

Siapa yang Dapat Dibantu oleh Faktur Jatuh Tempo?

Pekerja Lepas (Freelancer)

Meskipun bekerja lepas memiliki keuntungannya sendiri, pekerja lepas sering mengalami kesulitan karena tidak dibayar tepat waktu. Mereka dapat menggunakan faktur jatuh tempo untuk memberi tahu klien mereka bahwa mereka memiliki pembayaran yang tertunda.

Faktur jatuh tempo membantu pekerja lepas menyampaikan kepada klien mereka bahwa mereka perlu mengatur dana untuk pembayaran yang tertunda. Faktur ini juga dapat mencakup biaya tambahan untuk keterlambatan pembayaran, jika berlaku.

Pengecer (Retailer)

Dalam pengaturan ritel, mengelola inventaris adalah salah satu tugas yang paling menantang. Seorang pengecer idealnya memesan produk dari penyedia grosir dan mulai mendistribusikannya. Pembayaran sebagian dilakukan untuk produk yang diterima.

Dalam kasus ini, penyedia grosir mungkin menemukan bahwa pembayaran tertunda dan tanggal jatuh tempo telah terlewati. Dia mungkin mengirimkan faktur jatuh tempo untuk memberi tahu pengecer tentang jumlah yang belum dibayar.

Tujuan Faktur Jatuh Tempo dan Perannya dalam Menagih Pembayaran

Faktur jatuh tempo juga membantu dalam penagihan pembayaran yang tertunda secara efisien. Prosedur ini mencakup langkah-langkah berikut:

Konfigurasi Ulang Syarat Pembayaran

Penyedia layanan dapat menyarankan klien untuk melakukan pembayaran penuh atau sebagian dalam waktu tertentu. Dia juga dapat mengurangi waktu yang diberikan untuk pembayaran atau mengenakan denda atas keterlambatan pembayaran.

Memeriksa Kesalahan

Faktur yang bebas kesalahan dapat membantu mempercepat persetujuan faktur, memfasilitasi pembayaran yang lebih cepat. Ini mungkin melibatkan pihak ketiga untuk memeriksa faktur dan memastikan tidak ada kesalahan.

Tinjauan Kredit

Ini termasuk meninjau posisi keuangan pelanggan jika permintaan kredit menengah hingga besar telah dibuat. Tinjauan ini harus mencakup pemeriksaan laporan keuangan dan laporan kredit klien.

Informasi Apa yang Harus Ada pada Templat Faktur Jatuh Tempo?

• Nomor faktur
• Tanggal faktur dengan tanggal jatuh tempo pembayaran
• Nama pelanggan/penyedia layanan dan informasi kontak
• Rincian layanan yang diberikan, termasuk tanggal, deskripsi, jam kerja yang terlibat, tenaga kerja yang diinvestasikan, dan biaya yang berlaku
• Subtotal dan total jumlah yang harus dibayar
• Metode pembayaran spesifik yang diterima
• Syarat dan ketentuan untuk pembayaran awal atau terlambat, jika berlaku

Apa yang Diharapkan setelah Mengirim Faktur Jatuh Tempo?

Faktur jatuh tempo merusak kredit individu/perusahaan tertentu. Penyedia layanan dapat mengurangi batas kredit atau bahkan berhenti menerima proposal proyek.

Faktur jatuh tempo yang sudah lama tertunda pada akhirnya diarahkan ke agen penagihan. Ini dapat mengakibatkan diskredit permanen pada perusahaan tersebut, yang menyebabkan penyedia layanan lain membatasi asosiasi bisnis mereka.

Penyedia layanan dapat memberi tahu pelanggan dan meminta pembayaran beberapa kali setelah mengirim faktur jatuh tempo. Jika pelanggan gagal merespons, faktur tersebut diarahkan ke agen penagihan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan setelah menerbitkan faktur:

1. Mengirim Surat Penagihan (Dunning Letter)

Ini adalah pesan pengingat halus yang menyampaikan jumlah yang harus dibayar, nomor faktur, dan tanggal faktur.

2. Mengingatkan melalui Telepon

Jika surat penagihan tidak mendapat tanggapan, panggilan telepon pribadi dilakukan untuk mengetahui status pembayaran.

3. Eskalasi

Jika penyedia layanan tidak dapat berbicara dengan orang yang bersangkutan melalui telepon dan meragukan niat pelanggan, penyedia dapat melakukan eskalasi ke bagian akun atau manajemen senior.

4. Menyiapkan Jadwal Pembayaran

Jika pelanggan mengalami krisis keuangan, penyedia layanan dapat membantu dengan memecah pembayaran menjadi cicilan dan menjadwalkannya. Namun, ini didukung oleh jaminan pribadi untuk pembayaran dari sisi pelanggan.

5. Mengambil Tindakan Hukum

Jika upaya ini gagal mendapatkan pembayaran dari pelanggan, surat pengacara dapat digunakan untuk mengeluarkan peringatan lebih lanjut.

6. Mengajukan Petisi Kepailitan Involunter dan Menuntut Pelanggan

Jika penyedia layanan menemukan bahwa pelanggan juga belum melunasi kewajiban pembayaran untuk perusahaan lain, dia bersama perusahaan-perusahaan tersebut dapat bersama-sama mengajukan kasus kepailitan dan memulai prosedur hukum yang sesuai.

Perlu dicatat bahwa beberapa poin pertama adalah upaya sederhana untuk mendapatkan pembayaran dari pelanggan sambil mencoba mengejar hubungan bisnis yang ramah. Aspek-aspek yang tersisa berfokus hanya pada mendapatkan pembayaran yang tertunda berdasarkan tingkat keparahan situasi dan dapat mengakibatkan penghentian asosiasi bisnis.

Kesimpulan

Faktur jatuh tempo memainkan peran penting dalam siklus pembayaran. Mereka membantu penyedia layanan mengingatkan pelanggan mereka tentang pembayaran yang tertunda dan bahwa mereka perlu mengatur dana dalam waktu yang ditentukan untuk menghindari hambatan fungsional.

Penggabungan perangkat lunak faktur online yang efektif dapat mempermudah penagihan pembayaran dengan memicu faktur jatuh tempo, bila diperlukan. Sudahkah Anda menerapkannya untuk mengelola pembayaran Anda? Bagikan pengalaman Anda dengan kami di bagian komentar di bawah!