Teknologi Bisnis Kecil—8 Tips untuk Bekerja Lebih Efisien

Baik Anda ingin menciptakan tenaga kerja yang lebih produktif atau terhubung lebih baik dengan pelanggan Anda, teknologi membantu tim bisnis kecil mencapai lebih banyak hal dengan sumber daya dan personel yang lebih sedikit. Dalam banyak hal, teknologi saat ini adalah penyeimbang yang hebat—belum pernah sebelumnya para pemimpin SMB memiliki akses ke begitu banyak alat dan aplikasi yang dapat membantu mereka mengungguli pesaing mereka yang lebih besar.

Dengan begitu banyak alat dan sumber daya yang tersedia, mungkin sulit untuk menentukan peluang teknologi mana yang paling membantu bisnis kecil Anda. Itulah sebabnya kami membagikan beberapa wawasan bagi bisnis kecil yang ingin memperbarui penggunaan teknologi mereka agar dapat bekerja lebih efektif dalam kegiatan sehari-hari.

Buat faktur dengan lebih akurat
Jika Anda mencari solusi untuk masalah penagihan Anda, tidak perlu mencari jauh-jauh selain perangkat lunak penagihan berbasis internet. Meskipun beberapa faktur dibayar tepat waktu, ada kemungkinan besar bisnis Anda kesulitan untuk memeriksa secara manual faktur yang sudah lewat jatuh tempo atau baru dibayar sebagian. Memiliki sistem penagihan profesional tidak hanya akan membantu Anda melacak setiap faktur yang harus dibayar bisnis Anda, tetapi juga akan membantu memastikan bahwa Anda dibayar tepat waktu. Lebih baik lagi, dengan menyimpan informasi penagihan Anda secara daring, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan informasi yang relevan untuk musim pajak dan mengatur pembayaran berulang untuk pelanggan tetap. Selain itu, ini juga akan membantu keuangan Anda seperti melacak pembiayaan jangka pendek atau jalur kredit yang mungkin telah Anda ambil.

Terhubung dengan Media Sosial
Mulai dari menanggapi pesan di Facebook hingga mengirimkan tweet harian Anda, Anda dapat membangun kehadiran daring yang lebih baik melalui alat manajemen media sosial. Media sosial adalah salah satu metode paling ampuh bagi bisnis untuk terhubung dengan pembeli saat ini dan calon pembeli. Akibatnya, pelanggan Anda sering kali membutuhkan keterlibatan instan dari bisnis Anda terkait pertanyaan, komentar, dan kekhawatiran mereka. Dirancang dengan mempertimbangkan bisnis kecil, platform ini memungkinkan Anda berkolaborasi dengan beberapa anggota tim Anda untuk menjadwalkan postingan dan menanggapi pertanyaan pelanggan secara waktu nyata. Dengan bantuan templat pesan dan basis pengetahuan, Anda juga dapat memastikan bahwa respons tim Anda sesuai dengan merek dan memiliki nada yang tepat.

Konsolidasikan komunikasi Anda
Untuk meningkatkan komunikasi Anda dengan tim internal maupun pelanggan eksternal, Anda dapat mendukung semua saluran komunikasi Anda melalui platform komunikasi terpadu yang disederhanakan. Teknologi ini menyederhanakan pendekatan Anda terhadap obrolan tim, konferensi web, dan bahkan panggilan telepon dengan menampungnya di satu tempat, memungkinkan Anda untuk berkembang dengan mudah dan beralih antar saluran komunikasi yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan Anda saat ini. Khusus untuk bisnis kecil, jenis alat ini efektif karena mengurangi kebutuhan akan dukungan dan pemeliharaan TI di lokasi, memberi Anda fleksibilitas yang datang dengan komunikasi daring tanpa kerumitan harus mengelolanya sendiri.

Kelola alokasi Anda
Membuat laporan penagihan yang akurat menjadi lebih mudah dengan bantuan alat pelacakan waktu proyek untuk bisnis kecil. Terutama ketika tim Anda berpindah-pindah antar beberapa proyek untuk berbagai pelanggan, sangat penting bagi bisnis kecil untuk melacak waktu kumulatif yang dihabiskan untuk setiap tugas guna memastikan bahwa pelanggan Anda hanya membayar apa yang menjadi kewajiban mereka. Perangkat lunak pelacakan waktu juga dapat membantu di bagian depan dengan membantu Anda mengalokasikan sumber daya dengan tepat untuk setiap proyek. Dengan mencatat jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja, Anda dapat mulai mengukur berapa banyak waktu dan berapa banyak orang yang akan dibutuhkan untuk mengirimkan produk atau layanan Anda sebelum tenggat waktu.

Buat sistem dukungan pelanggan
Dirancang untuk mengelola prioritas pelanggan dengan lebih baik, perangkat lunak help desk bisnis kecil menawarkan ruang digital tunggal untuk melacak pertanyaan pelanggan Anda dan mencegah tiket terlewatkan. Help desk bukanlah hal asing bagi perusahaan yang lebih besar, dan banyak penyedia sistem help desk kini menawarkan solusi yang menargetkan tantangan yang unik bagi basis pelanggan bisnis kecil. Banyak yang dilengkapi dengan basis pengetahuan untuk membantu Anda memahami dan memanfaatkan banyak fitur yang dapat disediakan perangkat lunak ini, dan tergantung pada paket langganan Anda, Anda akan dapat menetapkan tiket ke anggota tim tertentu dan mengotomatiskan permintaan tertentu. Ini tidak hanya membantu Anda tetap terorganisir dengan lebih baik, tetapi juga dapat membantu Anda menangani kekhawatiran pelanggan secara strategis untuk waktu respons yang lebih singkat dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Beralih ke sistem tanpa kertas (paperless)
Hilangkan kerumitan dokumen, kontrak, dan dokumentasi rahasia dengan mengadopsi solusi penyimpanan dan pencadangan berbasis cloud. Dokumen kertas sulit disimpan, diatur, dan dijaga keamanannya; dokumen tersebut memakan ruang kantor yang berharga dan dapat dengan mudah rusak oleh air, jamur, dan kebakaran kantor. Itulah sebabnya banyak bisnis kecil memutuskan untuk beralih ke sistem tanpa kertas dengan bermigrasi ke solusi yang dihosting di cloud. Karena informasi Anda disimpan melalui internet, mengakses dokumen-dokumen ini semudah mencarinya, di mana pun lokasi Anda saat ini. Namun, penting untuk melakukan uji tuntas dan memasangkan sistem cloud Anda dengan alat pencadangan dan pemulihan bencana agar kehilangan data dapat dipulihkan.

Satukan pelatihan karyawan
Karena bisnis kecil jarang memiliki waktu atau staf tambahan yang dibutuhkan untuk melatih karyawan baru, banyak pemilik SMB kini menggunakan sistem manajemen pembelajaran interaktif untuk menjaga peserta pelatihan Anda tetap terlibat saat mereka belajar dan mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan untuk sukses di organisasi Anda. Mungkin yang paling penting, perangkat lunak LMS membantu bisnis kecil menciptakan proses yang dapat diulang dan seragam untuk melatih karyawan baru di setiap peran, yang membantu mencegah kelalaian informasi yang tidak disengaja dan mempromosikan urutan kegiatan pelatihan yang lebih logis. Seiring pertumbuhan bisnis Anda dan Anda mempekerjakan lebih banyak orang, memiliki strategi pelatihan yang konkret akan membantu karyawan Anda menjadi mahir lebih cepat tanpa memerlukan pekerjaan tambahan dari pihak Anda.

Amankan data perusahaan
Setiap bisnis kecil yang ingin mendigitalkan proses kerja mereka harus ingat untuk mengamankan informasi mereka dengan platform pertahanan siber. Memang benar bahwa serangan siber sebelumnya menargetkan entitas perusahaan yang lebih besar, tetapi seiring dengan semakin terintegrasinya teknologi dengan bisnis kecil, bahkan organisasi yang lebih kecil pun mendapati diri mereka menjadi korban pelanggaran data dan serangan peretasan. Email phishing adalah salah satu jenis kejahatan siber spesifik yang rentan terhadap bisnis kecil, karena hanya butuh satu klik dari salah satu karyawan Anda bagi peretas untuk mendapatkan akses ke informasi rahasia. Dengan mendidik tim Anda tentang beberapa praktik terbaik keamanan siber dan secara proaktif berinvestasi dalam alat siber, Anda dapat memastikan bahwa informasi karyawan, pelanggan, dan bisnis Anda tetap berada di tangan yang tepat.