PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN TUGAS: 5 FITUR WAJIB YANG HARUS DICARI

Pendahuluan
Jika Anda membaca ini, Anda mungkin sedang mempertimbangkan untuk meningkatkan efisiensi proyek dengan mencoba perangkat lunak manajemen tugas untuk pertama kalinya, atau Anda mungkin sedang mempertimbangkan untuk beralih dari program yang sudah ada yang tidak memenuhi kebutuhan Anda. Situasi apa pun yang dihadapi bisnis Anda, membuat keputusan yang tepat dalam memilih perangkat lunak manajemen proyek dapat berarti menghemat sumber daya – banyak sumber daya – seiring berjalannya waktu dan semakin dekatnya tenggat waktu. Jika Anda memiliki kesempatan untuk membalikkan keadaan dan memastikan kolaborasi, organisasi, dan hasil yang lebih baik dari tim Anda, Anda tidak akan ragu untuk melakukannya – dan perangkat lunak yang dilengkapi dengan kelima fitur ini adalah kuncinya.

Tentu saja, persyaratan yang sama yang Anda miliki untuk perangkat lunak kerja lainnya – keandalan, fungsionalitas lintas platform, dan riwayat kinerja yang solid – harus tetap berlaku, tetapi ini adalah fitur yang akan Anda gunakan setiap hari saat proyek aktif. Organisasi Anda membutuhkan perangkat lunak yang bekerja sekeras anggota tim mana pun, mendukung proyek Anda secara khusus dan tim Anda secara keseluruhan. Jika Anda berinvestasi dalam teknologi, pastikan teknologi tersebut mampu menjalankan tugasnya – gunakan kelima sifat ini sebagai titik awal saat berbelanja perangkat lunak manajemen proyek atau manajemen tugas Anda.

Pemberitahuan dan Peringatan agar Anda Tetap Terarah
Proyek yang padat karya sering kali beroperasi di beberapa bagian sekaligus, dengan pekerjaan yang tumpang tindih dan mengalir dari tugas satu kelompok ke kelompok lain. Jika tenggat waktu selesai lebih awal, atau masalah besar ditemukan, penting untuk menyebarkan perubahan yang memengaruhi kelompok "hilir" sesegera mungkin. Peringatan yang dapat disesuaikan mengirimkan email atau pesan di dasbor kepada anggota proyek yang relevan saat pencapaian tercapai atau masalah muncul, memastikan koreksi arah yang tepat waktu. Dasbor juga harus dapat diakses di perangkat seluler agar peringatan dan pemberitahuan tetap mengalir di mana pun anggota tim berada.
MENGAPA TANPA FITUR INI PROYEK ANDA AKAN TERHAMBAT:

• Pekerjaan sia-sia diselesaikan dengan parameter yang salah.
• Pekerja terampil menganggur, menunggu tugas yang sebenarnya sudah
diselesaikan berjam-jam yang lalu.
• Penyerahan tugas secara tidak sengaja tertahan oleh manajer yang tidak "mengetahui" perkembangan terbaru.

Keamanan untuk Menjaga Informasi Penting Tetap Terkendali
Proyek sering kali berurusan dengan data sensitif – produk yang belum diluncurkan, pemecahan masalah untuk kelemahan yang dapat menjatuhkan saham, penelitian dan pengembangan untuk inovasi baru. Bahkan dalam sebuah proyek, ada komponen tertentu yang tidak boleh disiarkan ke setiap kelompok kerja, itulah sebabnya perangkat lunak tugas Anda harus menawarkan pengaturan privasi. Mengirim pesan ke individu, membawa pekerja lepas luar ke dalam satu diskusi atau utas komentar, dan menangani kelompok kecil tertentu harus semudah mengirim pesan siaran. Jika Anda merasa ragu setiap kali menekan tombol "kirim" pada pesan, perangkat lunak tugas Anda mungkin tidak memiliki pengaturan privasi yang jelas dan ramah pengguna yang Anda butuhkan untuk sukses.

MENGAPA TANPA FITUR INI PROYEK ANDA AKAN TERHAMBAT:
• Pesan yang dikirim ke penerima yang salah dapat membuat Anda melanggar peraturan.
• Memilah kebingungan akibat pesan massal yang tidak disengaja memakan waktu dan tenaga Anda.
• Solusi rumit untuk melibatkan kontraktor atau pekerja lepas menambah gangguan pada interaksi.

Penyimpanan Dokumen untuk File Kolaboratif
Di tengah sesi curah pendapat yang produktif, tidak ada manajer yang ingin timnya keluar dari dasbor untuk memeriksa server file, atau mencari-cari di drive cloud untuk gambar atau dokumen yang tepat. Fokus adalah komoditas berharga dalam rapat, itulah sebabnya dokumen dan file harus berada di ujung jari virtual Anda, bukan melalui tautan luar yang rumit. Perangkat lunak manajemen tugas pilihan Anda juga harus memiliki partisi untuk file, bukan satu tumpukan dokumen proyek kolektif. Tim grafis tidak perlu melihat rincian demografis tim pemasaran, dan sebaliknya; menggulir daftar file asing dan membuka masing-masing untuk memeriksanya adalah komplikasi yang tidak mampu ditangani oleh tim yang sibuk. Simpan file Anda di dekat Anda dan atur dengan rapi, maka efisiensi tim akan mengikuti.

MENGAPA TANPA FITUR INI PROYEK ANDA AKAN TERHAMBAT:
• Situs penyimpanan file pihak ketiga mungkin tidak aman.
• Pengguna dengan komputer atau sistem operasi yang berbeda mungkin tidak dapat mengakses situs penyimpanan.
• Batas ukuran file atau ukuran akun dapat menyebabkan masalah saat pengunggahan.
• Jika file dasar tidak diperbarui di luar situs, anggota tim mungkin secara tidak sengaja bekerja dengan versi file yang salah.

Alat Organisasi untuk Penentuan Prioritas yang Mudah
Akuntabilitas bukan sekadar motivator, tetapi alat yang diperlukan untuk menjaga tim yang beragam tetap pada jalurnya sebagai manajemen proyek. Perangkat lunak Anda harus memberikan kemampuan kepada pemimpin proyek untuk membuat dan mengawasi daftar tugas, serta opsi personalisasi individu sehingga anggota tim dapat menyesuaikan daftar tersebut dengan kebutuhan mereka. Kalender dan agenda memberi tahu anggota tim tentang tugas dan tenggat waktu hari tertentu saat mereka masuk ke dasbor, mengalihkan mereka dari kecenderungan membuang waktu di kotak masuk email. Dengan pesan, tugas, dan bahkan linimasa yang tersedia hanya dengan beberapa klik, penundaan akan berkurang dan kecepatan proyek meningkat. Kalikan peningkatan produktivitas itu dengan setiap anggota tim dan proyek Anda tiba-tiba terlihat jauh lebih tidak mengintimidasi.

MENGAPA TANPA FITUR INI PROYEK ANDA AKAN TERHAMBAT:
• Gaya manajemen mungkin berbeda antar pemimpin dan menyebabkan arahan yang bertentangan bagi anggota tim.
• Daftar prioritas verbal atau kasual tidak memiliki otoritas yang diperlukan untuk akuntabilitas.
• Manajer yang ditugaskan untuk penilaian karyawan mungkin kesulitan menemukan data yang relevan untuk dirujuk.
• Jika pemimpin proyek dipanggil atau absen, pendekatan alur kerja yang tidak seragam dan tidak terdokumentasi bisa sulit diikuti.

Pembaruan Berbasis Komunitas untuk Kejelasan Kemajuan Proyek
Ketika informasi penting perlu disampaikan kepada seluruh tim sekaligus, email massal terlalu mudah untuk diabaikan atau dilewatkan. Namun, jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen tugas dengan pembaruan berbasis komunitas, Anda dapat memastikan bahwa semua mata tertuju pada pesan Anda, terlepas dari apa yang mungkin tersembunyi di kotak masuk. Jika klien akhir Anda memerlukan perubahan nada atau arah, Anda tidak ingin membuang waktu untuk mendekati setiap anggota tim secara individu – menyatukan semua orang sekaligus penting untuk menghilangkan kebingungan dan masalah pertumbuhan jika proyek perlu mengubah arah. Idealnya, perangkat lunak pilihan Anda harus menyimpan catatan perubahan penting dalam proyek, mirip dengan tampilan linimasa yang digunakan dalam program media sosial yang sudah dikenal. Pendekatan ini juga menghilangkan kebutuhan akan rapat yang tak ada habisnya, yang merupakan salah satu pencuri waktu terbesar di tengah kesibukan.

MENGAPA TANPA FITUR INI PROYEK ANDA AKAN TERHAMBAT:
• Satu email kolaborasi yang terlewat dapat menyesatkan anggota tim sepenuhnya.
• Siaran grup memerlukan rapat yang membuang-buang waktu.
• Berita penting tidak dapat disampaikan secara instan; harus diuraikan ke dalam jadwal email atau rapat.

Kesimpulan
Fitur lain dalam perangkat lunak manajemen tugas Anda, seperti desain grafis dan antarmuka pengguna yang lancar, juga harus menjadi pertimbangan dalam keputusan pembelian Anda, meskipun dalam posisi prioritas yang lebih rendah dalam daftar belanja. Pada akhirnya, Anda memerlukan program manajemen tugas yang akan menyatu dengan lingkungan kerja saat ini yang Anda bangun, bukan program yang mengharuskan Anda membangun di sekitarnya. Gangguan adalah musuh kemajuan dalam arena manajemen proyek, jadi pastikan "sekutu digital" Anda membantu – bukan merugikan – upaya Anda.

Penulis
Umesh Lalwani
CEO DAN CO-FOUNDER, GRAPPLE
Sebelumnya mendirikan dan mengelola Assigncorp, sebuah perusahaan IT selama 15 tahun. Perusahaan tersebut tumbuh hingga USD 13 Juta per tahun. Umesh memiliki hasrat untuk memahami kecenderungan individu dan dinamika tim menuju kolaborasi dan penyelesaian tugas.