Tips Manajemen Waktu untuk Pengusaha Bisnis Kecil yang Benar-Benar Berhasil

Jika Anda seorang pengusaha (atau sedang bersiap untuk menjadi pengusaha), Anda mungkin menyadari kualitas dan keterampilan tertentu yang penting bagi kesuksesan bisnis Anda. Meskipun beberapa orang terlahir dengan kualitas ini, banyak orang lain mengembangkannya secara tidak sadar selama tahun-tahun pembentukan mereka, sementara ada beberapa orang yang perlu melakukan upaya sadar untuk mempelajarinya.

Ada pepatah yang mengatakan bahwa waktu tidak menunggu siapa pun. Saya sangat setuju, dan dalam dunia bisnis, kehilangan waktu sama dengan kehilangan uang. Ini berarti waktu tidak boleh disia-siakan. Waktu akan selalu luput dari Anda, dan akan selalu ada banyak sekali tuntutan terhadap waktu tersebut.

Kabar baiknya adalah ada cara yang memungkinkan Anda untuk mengendalikan waktu – waktu Anda sendiri maupun waktu karyawan Anda. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat melakukannya secara efektif.

Tetapkan Prioritas

Urutkan tugas Anda berdasarkan tingkat kepentingannya untuk memprioritaskan secara efektif. Buatlah daftar 'tugas', jika Anda harus tetap berada di jalur yang benar dan mematuhinya.

Setiap hari akan membawa serangkaian masalah dan tantangan baru, dan sangat mudah untuk goyah dan tersedot ke dalamnya. Namun, memiliki daftar tugas yang perlu Anda selesaikan, beserta tenggat waktunya, akan membuat Anda tetap fokus.

Pemeringkatan sangat penting karena membantu Anda menentukan tugas yang paling penting/mendesak. Mencoret tugas yang sudah selesai dari daftar Anda bisa sangat memotivasi.

Lacak Waktu Anda

Untuk menggunakan waktu secara efektif, Anda perlu mengukur berapa banyak waktu yang tersedia bagi Anda, serta bagaimana dan di mana Anda menggunakannya. Hal ini sangat penting untuk manajemen waktu yang luar biasa. Anda perlu melacak waktu Anda dan mengidentifikasi di mana menit dan jam krusial hari Anda dihabiskan/disia-siakan.

Ini bisa dilakukan dengan beberapa cara. Anda dapat melakukannya dengan bantuan daftar fisik, aplikasi ponsel pintar, atau lembar kerja excel di mana Anda dapat mencantumkan jumlah menit/jam yang dihabiskan untuk suatu tugas.

Namun, cara paling efektif untuk melakukannya adalah dengan bantuan perangkat lunak manajemen waktu berkualitas tinggi. Perangkat lunak ini dapat membantu Anda mengelola waktu dengan cara yang paling sederhana serta menghitung celah waktu dan variasi yang paling kompleks dalam waktu singkat, yang pada intinya, menghemat waktu Anda.

Jenis perangkat lunak ini biasanya berbasis cloud sehingga Anda dapat mengaksesnya dari mana saja kapan saja dan melihat semua data Anda yang tersimpan.

Jangan Menghindari Delegasi

Mengambil petunjuk dari poin di atas, setelah Anda menentukan di mana Anda dapat mengurangi penggunaan waktu, Anda dapat mengetahui tugas mana yang memerlukan keterampilan dan/atau intervensi Anda, dan mana yang dapat didelegasikan.

Akan selalu ada tugas-tugas tertentu yang memerlukan perhatian penuh dan tidak terbagi dari Anda. Anda, sebagai pengusaha, perlu fokus pada pekerjaan yang bersifat lebih strategis. Karyawan lain dapat dipercaya untuk menangani pekerjaan fungsional. Anda harus mampu membedakan antara apa yang dapat didelegasikan dan apa yang tidak.

Mendelegasikan berarti mengandalkan orang lain untuk menyelesaikan tugas, sementara Anda mengerjakan hal-hal lain. Jadi pastikan Anda mempekerjakan karyawan yang dapat Anda percayai, atau delegasi bisa menjadi bumerang.

Berusahalah untuk Menetapkan Sistem

Pekerjaan yang sembarangan selalu memakan waktu. Proses yang terorganisir dan efisien selalu membantu menghemat waktu.

Dalam sebagian besar bisnis, ada tugas-tugas yang harus dilakukan setiap hari untuk memastikan kelancaran fungsi mesin kantor.

Di sinilah penyederhanaan dan penciptaan sistem serta proses yang diakui dan efektif berperan. Hal ini mempercepat pekerjaan sehari-hari, yang pada akhirnya menghemat banyak waktu.

Hindari Rapat yang Sering dan Panjang

Ya, rapat adalah bagian penting dan tak terelakkan dari budaya setiap perusahaan yang sedang berkembang, tetapi hanya jika rapat tersebut produktif.

Rapat yang panjang dan tak berujung yang tidak menghasilkan hasil yang konstruktif atau rencana tindakan hanyalah membuang-buang waktu Anda dan orang lain di tempat kerja, yang seharusnya bisa dialokasikan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting lainnya.

Selalu miliki agenda yang ditetapkan sebelum mengikuti rapat dan cobalah untuk tidak menyimpang darinya. Selain itu, sertakan hanya orang-orang kunci tertentu yang dapat berkontribusi dengan solusi dan ide untuk masalah dalam agenda. Buat rapat tetap singkat dan langsung pada intinya.

Selesaikan Tugas yang Sulit Terlebih Dahulu

Pastikan Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang menurut Anda paling menantang dan selesaikan terlebih dahulu di pagi hari, atau saat Anda berada pada tingkat kinerja optimal.

Kita mendengar cerita tentang apa yang dilakukan orang sukses setiap pagi, tetapi itu tidak berarti hanya orang yang bangun pagi yang bisa sukses. 'Orang yang terbiasa begadang' juga berprestasi tinggi.

Hal hebat tentang menjalankan bisnis Anda sendiri adalah memberikan fleksibilitas untuk bekerja hingga larut malam, jika Anda bukan orang yang suka bangun pagi. Manfaatkan hal itu.

Alih Daya (Outsource)

Tentu saja Anda memiliki beberapa orang yang sangat berbakat di tim Anda, tetapi ada tugas-tugas tertentu yang mungkin bisa dialihdayakan. Ada kemungkinan Anda mendapatkan hasil yang lebih baik dari perusahaan yang berspesialisasi dalam tugas tertentu.

Bisa berupa rekrutmen, penggajian, publisitas, atau apa pun yang tidak memerlukan departemen khusus atau penuh waktu. Alih daya lebih murah daripada menyiapkan dan menjalankan departemen tertentu.

Belajarlah untuk Mengatakan 'Tidak'

Meskipun saya sangat mengerti bahwa Anda tidak ingin mengecewakan pelanggan Anda dengan kata tidak, terkadang, kata itu harus diucapkan.

Hal ini terutama berlaku ketika Anda sudah memiliki terlalu banyak pekerjaan dan pelanggan bersikap menyebalkan, sulit, atau membuang-buang waktu secara tidak perlu.

Daripada membahayakan pelanggan yang sudah Anda jadwalkan, katakan tidak kepada mereka yang bertindak tidak masuk akal.

Bersiaplah untuk Gangguan

Sebesar apa pun kita membencinya, gangguan memiliki kebiasaan muncul saat kita paling tidak siap untuk menghadapinya.

Daripada menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengubah rencana Anda, cegah gangguan ini dengan menjadwalkan waktu untuk menanganinya.

Jika Anda menangani proyek yang sangat penting, pastikan Anda memiliki rencana cadangan agar Anda tidak meninggalkan segalanya dan kehilangan fokus.

Kurangi Gangguan

Tutup pintu itu, kecilkan musik, atur ponsel Anda ke mode 'senyap', dan gantung tanda 'Jangan diganggu' di luar pintu Anda, jika itu yang diperlukan untuk mengurangi gangguan.

Selain itu, mengurangi gangguan memerlukan pelatihan bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda untuk menghargai waktu dan fokus pada tugas yang ada.

Beristirahatlah

Rasio kerja-waktu akan menjadi tidak seimbang hampir sepanjang waktu, jadi jangan khawatir jika Anda terkadang merasa kewalahan dengan kecepatan waktu berlalu.

Ingat, Anda adalah manusia dan memiliki batasan. Tidak ada gunanya menjadi gila kerja dan merasa lelah serta stres karena itu akan mengurangi produktivitas Anda.

Jadi, jadwalkan istirahat dan waktu libur ke dalam jadwal Anda untuk menjaga fokus, kewarasan, dan tingkat kinerja Anda yang tinggi.

Kesimpulan

Semua pengusaha progresif, baik baru maupun berpengalaman, memiliki pola pikir yang unik. Mereka percaya bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan dalam cara mereka bekerja atau menangani bisnis mereka. Mereka menghargai waktu sebagai salah satu sumber daya mereka yang paling berharga, dan berupaya memanfaatkannya dengan cara yang paling optimal. Anda pun dapat mencapai kesuksesan dengan memprioritaskan, mempersiapkan, dan kemudian melaksanakan tugas dalam upaya mengelola waktu Anda yang berharga.