Tips Cara Mempekerjakan Pembukuan yang Tepat

Tips Cara Mempekerjakan Pembukuan yang Tepat

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat Anda mempekerjakan seorang pembukuan. Tips pertama adalah menemukan seseorang dengan pengalaman yang baik. Terkadang hal itu sulit dilakukan. Di tempat kerja saat ini, tampaknya semakin sedikit staf pembukuan yang tersedia untuk dipekerjakan. Saat melakukan wawancara, Anda ingin menemukan seseorang dengan pengalaman yang baik. Seberapa berpengalaman orang tersebut? Saya akan mengatakan seberpengalaman yang mampu Anda bayar. Semakin baik staf pembukuan tersebut, semakin baik bagi Anda dan bisnis Anda. “Belilah semua kemampuan pembukuan yang mampu Anda bayar.”

Yang kedua adalah, ketika Anda melihat pengalaman yang mereka miliki, ingatlah bahwa pengalaman sebagai juru tulis tidak sama dengan pengalaman sebagai staf pembukuan umum. Dalam bisnis Anda, mungkin Anda mencari seseorang untuk menangani, dalam bisnis kecil Anda, seseorang untuk menangani semua fungsi pembukuan dalam bisnis tersebut. Artinya, Anda membutuhkan seseorang yang kami sebut sebagai staf pembukuan umum, seseorang yang tidak hanya terbiasa dengan utang usaha, piutang usaha, menangani masalah penggajian, masalah pajak penjualan, entri jurnal umum, dan sebagainya. Anda menginginkan pengalaman menyeluruh tersebut.

Terkadang jika Anda memiliki beberapa orang yang menangani akuntansi dalam bisnis Anda, mungkin Anda akan mempekerjakan staf penggajian atau staf utang usaha. Jika Anda mencari staf pembukuan secara keseluruhan, pastikan mereka memiliki pengalaman dalam hal itu, karena seseorang yang merupakan staf utang usaha belum tentu menjadi pilihan yang sangat baik sebagai staf pembukuan secara keseluruhan. Sering kali, orang mencoba mempekerjakan seseorang untuk menjadi manajer kantor/staf pembukuan, dan itu tidak masalah, tetapi pastikan mereka memiliki keterampilan pembukuan yang baik. Carilah pengalaman tersebut, dan semakin baik mereka, semakin baik orang yang mampu Anda bayar, semakin sedikit pengawasan yang perlu Anda berikan.

Jika mereka benar-benar tidak memahaminya, dan jika mereka benar-benar kurang kompeten, maka Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mengawasi apa yang mereka lakukan, atau Anda akan mempekerjakan CPA dari luar untuk melihat apa yang mereka lakukan. Akan butuh cukup banyak waktu bagi mereka untuk mengajar, melatih, membuat mereka paham, memperbaiki kesalahan mereka, dan membenahi berbagai hal. Lakukanlah kebaikan untuk diri sendiri dan belilah semua kemampuan pembukuan yang mampu Anda bayar, itulah tips pertama.

Tips kedua adalah teknologi. Teknologi adalah bagian dari hidup kita saat ini. Kita ingin memastikan staf pembukuan yang kita pekerjakan sangat nyaman dengan sistem akuntansi kita. Banyak bisnis menggunakan CloudBooks, yang merupakan program hebat untuk digunakan dalam melacak bisnis Anda, jadi pastikan mereka familiar dengan program tersebut. Tidak hanya dengan perangkat lunak itu, tetapi juga dengan penggunaan Cloud. Banyak dari kita menyimpan banyak informasi secara daring. Kita menempatkan cadangan data kita secara daring. Kita mungkin memindai dan menyimpan tanda terima kita dalam bentuk tanpa kertas, dan kita mungkin menyimpannya di Cloud juga.

Baik Anda menyimpannya di Cloud, atau Anda memiliki server tempat Anda mencadangkan data, Anda ingin memastikan staf pembukuan Anda nyaman dengan teknologi yang Anda gunakan. Banyak hubungan perbankan dan pelanggan kita juga dilakukan secara daring sekarang. Jika mereka tidak nyaman dengan teknologi, mereka mungkin tidak akan memenuhi kualifikasi untuk apa yang perlu Anda selesaikan.

Tips ketiga adalah memikirkan entri data dan pelaporan. Entri data berbicara tentang kemampuan mereka untuk memasukkan informasi yang Anda berikan kepada mereka, atau yang diberikan pelanggan dan vendor Anda ke dalam sistem akuntansi Anda. Mereka harus mahir dalam hal itu. Mereka harus melakukannya secara tepat waktu, baik itu harian, mingguan, atau bulanan. Beberapa orang akan mempekerjakan staf pembukuan yang hanya akan bekerja dengan informasi mereka sebulan sekali, atau seminggu sekali, atau setiap hari, tergantung pada ukuran bisnis Anda.

Anda ingin memastikan orang ini tidak tertinggal. Bahwa mereka tepat waktu, bahwa informasi ada di sana, sehingga setelah bulan itu berakhir, Anda dapat menarik laporan keuangan. Dari perspektif pelaporan, Anda memerlukan laporan keuangan berkualitas baik, dan mereka harus mampu memasukkan informasi tersebut secara tepat waktu. Tarik laporan keuangan tersebut dan lihatlah. Staf pembukuan itu harus cukup baik untuk dapat melihat laporan keuangan tersebut dan melihat apakah ada sesuatu yang tidak beres, sesuatu yang tidak masuk akal, sesuatu yang tidak benar. Kemudian mereka dapat melakukan koreksi.

Sekali lagi, jika Anda tidak mampu membayar staf pembukuan tingkat tinggi dan Anda harus memilih seseorang dengan pengalaman yang sangat sedikit, maka itu akan menjadi tugas Anda, atau CPA luar tersebut, untuk datang dan memeriksanya. Menemukan kesalahan dan merekomendasikan perubahan serta koreksi. Anda dapat mengelola bisnis Anda dengan lebih baik ketika Anda memiliki informasi yang baik, ketika Anda memiliki laporan keuangan yang baik untuk digunakan, Anda dapat membuat proyeksi masa depan yang lebih baik. Anda dapat merencanakan bisnis Anda dengan lebih baik, dan secara keseluruhan sangat masuk akal untuk memastikan semuanya dilakukan tepat waktu, dan Anda memiliki laporan yang Anda perlukan untuk melakukannya.

Berbicara tentang hal itu, kita memikirkan tentang pajak. Untuk melakukan perencanaan pajak yang tepat, kita memerlukan informasi yang ada dalam sistem akuntansi secara tepat waktu. Saya duduk bersama pelanggan saya, orang-orang yang bekerja dengan saya, setidaknya suatu saat selama bulan November dan Desember untuk mencoba memutuskan apakah kita akan membuat beberapa penyesuaian, perubahan. Bagaimana kita akan menyelaraskan kompensasi pemilik di akhir tahun, dan sebagainya. Kita tidak bisa melakukan itu jika tidak ada informasi tepat waktu di sana yang akurat yang bisa kita gunakan, sampah masuk, sampah keluar. Jika informasinya tidak terlalu bagus, kita tidak bisa melakukan perencanaan yang baik.

Kemudian sampai pada tahap benar-benar melakukan pengembalian pajak. Jika kita berurusan dengan pengembalian pajak penghasilan, saya yakin Anda ingin melihat informasi yang sangat baik di sana, sehingga kita dapat melakukan pekerjaan yang baik dalam menekan kewajiban pajak tersebut, dan memaksimalkan jumlah yang Anda simpan. Tidak hanya itu, ada jenis pajak lain yang harus diajukan. Pengembalian pajak penggajian, pengembalian pajak penjualan, pengembalian pajak properti pribadi, Anda memiliki banyak hal yang terjadi di sana, dan Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki informasi yang baik.

Staf pembukuan itu harus cukup paham dengan dunia perpajakan. Mereka perlu memahami apa yang perlu Anda berikan kepada CPA Anda. Mereka harus mahir dalam melakukan pengembalian pajak penggajian tersebut, dan tidak menyebabkan kesalahan yang mengakibatkan penalti yang merugikan Anda lebih banyak uang. Bahwa mereka juga dapat melakukan pengembalian pajak penjualan tersebut dengan benar, pengembalian properti pribadi, dan sebagainya. Itu semua penting. Mereka harus paham dengan pajak.

Terakhir, dari perspektif manajemen arus kas, intinya hal penting yang datang dari bisnis adalah arus kas. Anda perlu memahami arus kas Anda. Tidak menyenangkan untuk sampai pada titik selama bulan tersebut ketika Anda memiliki penggajian yang harus dibayarkan, dan tiba-tiba Anda mengetahui, ya ampun, kita tidak punya cukup uang di sini untuk menutupi penggajian untuk siklus khusus ini. Atau utang usaha mulai tertinggal; kita tidak membayar tagihan tepat waktu. Atau kita memiliki pelanggan yang belum membayar kita selama 60 hari, atau 90 hari, dan perjanjiannya adalah mereka membayar dalam waktu 30 hari.

Seorang staf pembukuan yang baik mengawasi semua hal itu, dan mengawasinya untuk Anda, serta memberi tahu Anda ketika ada masalah. Mengambil kendali, dan menindaklanjuti pelanggan Anda, serta mencari tahu mengapa mereka belum melakukan pembayaran. Memastikan bahwa mereka melakukan semua yang mereka bisa untuk melihat hal itu terjadi. Memastikan bahwa tagihan Anda tidak tertinggal, bahwa Anda mengetahui apa masalahnya, sehingga Anda dapat mengelola bisnis Anda dengan baik. Arus kas sangat penting.

Ini penting untuk hubungan Anda dengan bank Anda. Sebagian besar bisnis memiliki jalur kredit dengan bank mereka. Anda tidak ingin terus menarik jalur kredit itu, dan akhirnya mencapai batas maksimal, dan Anda tidak memiliki fleksibilitas saat Anda membutuhkannya. Seorang staf pembukuan yang baik akan membantu Anda memastikan bahwa tidak hanya dalam manajemen arus kas Anda, mereka juga mengelola kredit Anda. Memastikan bahwa mereka mengawasi jalur kredit tersebut, sehingga Anda tahu apa yang Anda butuhkan, kapan Anda membutuhkannya.

Seorang staf pembukuan yang baik, sekali lagi, adalah seseorang yang memiliki pengalaman untuk melakukan pekerjaan itu, nyaman dengan teknologi. Mereka tepat waktu dalam melakukan entri data mereka. Mereka tahu apakah pelaporan mereka benar atau tidak. Mereka memberi Anda informasi keuangan yang baik, tidak ada sampah masuk, sampah keluar. Mereka memberi Anda informasi berkualitas sehingga Anda dan mereka dapat mengelola situasi pajak, arus kas, dan hubungan perbankan Anda dengan persyaratan kredit Anda. Tidak ada kejutan, Anda tidak butuh kejutan apa pun. Anda ingin memastikan hal-hal ini dilakukan, sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis Anda, mengelola bisnis Anda, dan menjadi menguntungkan untuk jangka panjang.