生産性に関する基本的な誤解

生産性に関する基本的な誤解

生産性とはどのようなものかについて語る前に、まずは「生産性とは何か」について少し考えてみましょう。世の中には多くの誤解が溢れており、真剣に仕事を成し遂げようとしている私たちのような人々を混乱させています。

誤解その1 – 「誰にでも同じ生産性システムが有効である」
これは、一部の専門家が押し付けてくる「万能型」の考え方です。ある人にとっては、デビッド・アレンのGetting Things Doneメソッド（GTDとして知られています）こそが生産性の極致かもしれません。また別の人にとっては、Action Methodがそれにあたるでしょう。ポモドーロ・テクニックを絶賛する人もいれば、Don’t Break the Chainメソッド（サインフェルド・メソッドとも呼ばれます）を固く信じている人もいます。誰もが自分のシステムが最高だと考えており、なぜ私たちが自分のやり方を捨てて彼らのやり方に乗り換えるべきなのかを、すぐに説こうとします。

実のところ、生産性とは住宅改修プロジェクトで道具を使うようなものです。木材を2枚ネジで固定する必要があるとき、彼らには「ネジが木材に埋め込まれるまで回す」という基本的なニーズがあります。しかし、その基本的なニーズを満たす方法には選択肢があります。手動のドライバーを好む人もいれば、電動工具が必要な人もいるのです。
誰にでも完璧に機能するシステムなど存在しません。私たちは指紋と同じように唯一無二の存在であり、だからこそ、自分にとって最も効果的な方法を使う必要があるのです。

誤解その2 – 「新しいキラーアプリさえあればいい」
生産性ソフトウェアの世界は、アリスが不思議の国へ向かう途中で落ちた穴を、浅い窪みに見せてしまうほど深淵です。皮肉なことに、私は生産性アプリを閲覧・購入・テストすることに、どんなアプリが節約してくれる時間よりも多くの時間を浪費してしまう可能性があります。
できるだけ多くのことを、できるだけ効率よく速く成し遂げたいのであれば、何らかのツールが必要です。しかし、よく聞いてください。完璧なアプリなど存在しません。確かに、タスクリストを管理するための素晴らしいプログラムは存在します。私も特定のアプリケーションを好んでおり、多くの人に推奨しています。しかし、すべての人のあらゆるニーズを満たせる単一のアプリは存在しないのです。
なぜ何十もの生産性アプリを試すことが生産性にとって悪いのでしょうか？本当にそう思われますか？まず第一に、それには多くの時間がかかります。実験段階には高い摩擦も伴います。タスクリスト全体をあるアプリケーションから別のアプリケーションへ何度も移行するには労力がかかるからです。
適切なツールの見つけ方については後ほど詳しく説明しますが、今のところは、この誤解が多くの志あるフリーランサーを破滅させる原因であることを覚えておいてください。

誤解その3 – 「すべてはチェックボックスを埋めることだ」
私は強迫性障害気味であることを、会う人すべてに公言しています。つまり、リストの項目横にある小さなボックスに執着があるのです。私はそれらのボックスにチェックを入れるのが大好き（本当に大好き）です。何かを成し遂げたような気分になれるからです。しかし、その感覚は欺瞞かもしれません。

チェックボックスは厄介です。それらは物事を平準化し、優先順位や難易度を方程式から取り除いてしまう傾向があります。チェックボックスに集中すると、リスト全体を終わらせること、あるいはできるだけ多く終わらせることに意識が向いてしまいます。月曜日にはタスクを100%完了できるかもしれません。素晴らしい仕事です！しかし火曜日には、50%しかチェックできなかったとします。チェックボックスのことしか考えていなければ、火曜日は失敗のように感じられるかもしれません。

しかし、もし月曜日のリストが、取るに足らない小さなプロジェクトで埋め尽くされていたとしたらどうでしょう？それらを終わらせることは有益ですが、生産性としてはソファを数センチ左にずらす程度の作業です。そして、火曜日のリストは6項目しかなかったものの、完了した3つのタスクには8時間のハードワークが必要で、非常に高単価な2つのプロジェクトを締めくくるものだったとしたらどうでしょう？今や、その50%は100%よりもはるかに価値があるように見えます。
厄介でしょう？
チェックボックスは前進している感覚を与えてくれます。しかし、その感覚が真実であることもあれば、虚構であることもあるのです。

誤解その4 – 「マルチタスクこそが物事を成し遂げる鍵だ」
どこかの時点で、「一度に複数のことができれば、全体としてより多くのことを成し遂げられる」という考えが私たちの文化に忍び込みました。私たちは皆、それを試したことがあります。クライアントとの電話会議中に、メールへの返信を試みたことがあるかもしれません。あるいは、あちこちを行き来することで少し時間を短縮できると考え、2つの別々のプロジェクトを同時に開いていたこともあるでしょう。

ここでも、現実は厳しい警告を突きつけてきます。私たちには、時間、注意、エネルギーという有限の資源しかありません。これらは毎日増やすことができない、限られた3つのリソースです。2つのタスクを同時に行うと、それぞれのタスクは、単独で取り組んだ場合に得られたはずの注意とエネルギーの半分しか受け取れません。
限られた注意力を2つのプロジェクトに分割することは、それぞれのプロジェクトの品質が低下することも意味します。私はすでに愚かなミスを犯しやすい人間なのに、なぜわざわざ自分のベストを尽くすことを妨げるような真似をするのでしょうか？全く意味がありません。
マルチタスクは生産性を高めるどころか、むしろ阻害するのです。

誤解その5 – 「忙しいことは生産的であることだ」
世間は、デスクに座った瞬間から立ち上がって帰宅するまで忙しくしていれば、何かを成し遂げたのだと思わせたがります。これも嘘です。なぜなら、本当に重要なタスクと、完了できれば良いが必須ではないタスクを区別できていないからです。
最近、仕事が午後5時で終わらないと確信している数人のフリーランサーと話をしました。ある人は、もし午後5時に「終わった」（つまり、その日のタスクリストを完了したという意味だと推測しますが）のであれば、それはビジネスが苦戦している証拠だと言いました。そう、彼らに言わせれば、毎日「もっと」（それが何を意味するにせよ）できなかったというフラストレーションを抱えてオフィスを後にしない限り、安心感を得るために毎晩残業すべきだというのです。

私はこれに全く同意できません。
フリーランスとは、次々と投げかけられるタスク（プロジェクト、小さな依頼、事務作業など）をキャッチし、それらを週単位や月単位のスケジュールに組み込み、そして毎日一つずつ着実に取り組んでいくことの連続です。もし、追いつくためだけに異常な時間働かなければならないと感じているなら、あなたは時間管理とプロジェクトスケジューリングについて真剣に学ぶ必要があります。

緊急性は感情に過ぎません。計画とは、測定可能なコミットメントのことです。感情に反応するのではなく、計画を遂行し、一日を終えましょう。