期限内に報酬を受け取るために。請求書を回収するためのヒント

期限内に報酬を受け取るために。請求書を回収するためのヒント：

フリーランスとして働き始めて最初の1年ほどで、最も解放感とやりがいを感じたのは、クライアントに請求書をメールするたびに得られる感覚でした。しばらく続けていると、その行為の素晴らしさに慣れてきてしまうものですが、始めたばかりの頃のあの高揚感は格別です。

しかし、請求書を送ることは、願い事をするようなものです。クライアントに請求を送ったからといって、銀行口座にすぐにお金が入るわけではありません。クライアントがアクションを起こす必要があり、そこが不安な部分です。請求書を送ってから支払いを受けるまでに数日、あるいは数週間、場合によっては数ヶ月かかることさえあります。

仕事が完了してから何週間も経つのに、クライアントからの支払いを待ち続けているフリーランスの悪夢のような話を数え切れないほど聞いてきました。それは私が信じたいと思っている以上に一般的であり、腹立たしいことです。正直なところ、フリーランスの世界でこれほど腹立たしいことは他に思いつきません。

請求書の支払いを待っている間は、無力感に襲われます。今月の家賃や食費、あるいは子供の矯正歯科代のためにその報酬を当てにしていたかもしれません。しかし、秘密を教えましょう。何もできないように思えるかもしれませんが、状況を変える力はあなた自身にあります。

証拠が必要ですか？もちろんです。その主張を裏付けるために、「Net（ネット）」支払い条件についてお話ししましょう。

Netについて。長年フリーランスの友人と話をしていて、あるパターンに気づきました。彼らのほとんど全員が、すでに完了した仕事に対するクライアントからの支払いを待っています。なぜかと尋ねると、クライアントが「Net 30（30日払い）」や「Net 60（60日払い）」で請求書を支払うからだと言います。

「Net #」という条件は、請求書を受け取ってから10日、15日、30日、または60日後に支払期限が来ることを意味します。これは技術的には請求側が設定する期待値ですが、大企業の経理部門がベンダーに対して独自の支払いサイクルを押し付けてくることがよくあります（悲しいことですが、結局のところ、あなたも私も単なるベンダーに過ぎません）。

私はこれが好きではありません。支払期限が今日なら、今日支払われることを期待します。小規模な家族経営のクライアントであれば、これを教えるのは比較的簡単です。しかし、個人商店よりも大きなクライアントの場合、さまざまな部署が関わってくることがあります。

ほとんどのフリーランスは、そのような状況に直面すると、正当な報酬を1ヶ月以上待たなければならないという苦い薬を飲み込みます。彼らは自分たちにはどうすることもできない邪悪な企業システムを嘆き、待ち時間に苦しみます。しかし、私は違います。

私の経験では、会社が大きければ大きいほど、クライアントがビジネス用クレジットカードを持っている可能性が高くなります。彼らは請求書を他の部署に回す必要はなく、法人カードで支払いを済ませ、月末に他の経費と一緒に精算すればよいのです。ここでの鍵は、これが選択肢の一つであることをクライアントに明確に伝えることです。彼らはベンダーへの支払いにクレジットカードを使うことに慣れていませんが、一度教えれば、プロセスの摩擦を大幅に取り除くことができます。

私はこれを、クライアントに力を与えることだと考えています。そう、彼らは今日、私の請求書を支払うことができるのです。そして、これは彼らが支払いの対価として受け取るものを、それほど長く待たなくて済むことを意味します。Netの期間を大幅に短縮するのに役立つ他の原則もあります。3つ紹介しましょう。

支払いを簡単にする：
前の章で述べたように、私はPDFの請求書をクライアントにメールする際、支払いリンクを含めています。そのモデルに適合するシステムはいくつかありますが、私のお気に入りのサービスがあります。まず、それが私にとってどのように機能しているかをお話しし、その後、私の選択があなたに合わない場合に検討すべき他の選択肢をいくつか挙げます。

私はクライアントにクレジットカードで支払ってほしいと思っています。それにはいくつかの理由があります。彼らにとっても簡単ですし、私は小切手を預けに銀行に行くのが嫌いだからです。しかし、それを可能にするには、彼らが支払いを行える決済ゲートウェイを作成する必要がありました。数年間PayPalを試しましたが、2013年の初めにStripeに切り替えてからは、一度も振り返っていません。

Stripeはクレジットカード決済処理会社です。ウェブサイトを見ると迷子になるかもしれませんが、主にソフトウェアエンジニアがウェブサイトのコードに取引機能を組み込むためのツールとしてターゲットにされているからです。ありがたいことに、他のサービスがそのバックエンドにStripeを組み込んでいます。例えば、Drew WilsonによるPlassoなどがそうです。

PlassoはあなたのStripeアカウント（銀行口座と接続済み）に接続し、ロゴ入りの空白の「Pay Me（支払い）」ウェブページを作成する機能を提供します。そのページには固定のウェブアドレスがあるため、リンクを保存して毎回再利用できます。そのページには「金額」を入力する空欄があり、クライアントが請求書を見ながら金額を入力し、クレジットカード情報を入力して「支払う」をクリックします。

非常にシンプルです：
Stripeにはコストがかかりますが、どこでも支払う標準的な2.9% + 30セントです。Plassoは、カスタムの「スペース」ではなく、その単一の「Pay Me」ページを使用する限り、手数料は無料です。そして、Stripe/Plassoを通じて支払いを受けると、毎日受け取った資金は1週間後に銀行口座に振り込まれます（私は何らかの理由で2日間の振込遅延にアップグレードされたので、状況は異なるかもしれません）。

Stripe以外にはもちろんPayPalがありますが、正直なところお勧めしません。彼らは予告なしに資金を凍結することがあり、それはフリーランスにとって致命的になり得ます。代替案として、HarvestやFreshBooksのようなオンライン請求書アプリのいくつかは、多くの決済ゲートウェイサービスと連携しています。私は請求書作成ウェブアプリを使用していませんが、もしあなたが使用しているなら、Stripeとどれだけうまく統合できるかを調べてみる価値はあります。

支払いなしで成果物を渡さない：
請求書の迅速な支払いを保証するために私が行っているもう一つのことは、新しいクライアントとの契約において、支払いが確認されるまで成果物は引き渡さないことを明確にすることです。食料品店で代金を払わずに新鮮な農産物の袋を持って店を出ることはできませんし、クライアントもそれ以下を期待すべきではありません。ユートピア的で理想論に聞こえるかもしれませんが、それは可能であり、私は毎日それを実践しています。彼らがアートファイルを手に入れたければ、先に支払いを済ませるのです。

これは一部の人が言う「クライアントを人質に取る」こととは違います。それは、クライアントが自分たちでできるような小さなプロジェクトのために、何度もあなたに戻ってくるよう強制する目的で、支払い後も重要なファイルや資産を保持し続けることです。それはフリーランスとしてのキャリアを短くする悪い習慣です（警告しましたよ）。

いいえ、成果物を渡す前に支払いを期待することは、単に作成されたアイテムの所有権の連鎖に従うという問題です。クライアントがあなたの仕事に対して全額支払うまで、その仕事はあなたの所有物です。彼らが支払えば、それを手に入れることができます。これは攻撃的でも支配的でもありません。これは、双方のビジネス関係や個々の評判を損なうことから守るためのポリシーです。反対するクライアントもいるでしょうか？そうかもしれません。フリーランスとして10年近く、何百ものプロジェクトと多くのクライアントを相手にしてきましたが、苦情は一度もありません。全くありません。正しく行えば、あなたの期待にさえ気づかれないでしょう。最終的なプロジェクト承認を得る際に適切な言葉遣いをしてください。

（「素晴らしい！請求書の手続きをしていただいている間にファイルをパッケージ化しておきますので、支払いの通知を受け取り次第お送りしますね」）、そうすればクライアントは囚われているとは感じず、サービスを受けていると感じるはずです。結果もそれ自体が物語るでしょう。平均的な支払条件がNet 30の業界で、私のビジネスはNet 2（そう、平均2日以内に支払いを受けています）で運営されています。私のアドバイスに従えば、あなたも同じことを主張できるようになるかもしれません。

私はすぐに支払いを受けるのが好きですし、あなたもきっとそうなるはずです。

督促と手数料：
私の請求書の中で、支払いが遅れる可能性があることを示唆する唯一の文言は、請求書テンプレートのフッターにあります。そこには「発行から30日以内に支払われない請求書には、期限を過ぎた月ごとに25ドルの延滞料が課されます」と書かれています。しかし、それは下部の小さな文字です。上部には、私が請求書を作成した日付として、本当の支払期限が大きな文字で記載されています。

クライアントに延滞料を請求しなければならなかった回数は、片手で数えられるほどです。請求書を送る際に期待値を明確にし、支払いプロセスを可能な限りシンプルにしているため、ほとんどのクライアントが請求書の支払いを先延ばしにすることはありません。プロセスにおける摩擦が少なければ少ないほど、支払いは即座に行われます。

また、私は毎月の「ダッシュボード」ワークシート（『The Freelancer’s Guide to Finances』でカバーされているもの）を使用して、クライアントの責任を明確にしています。未払い請求書専用のセクションがあるため、クライアントが1日以上リストに載っているかどうかを一目で確認できます。彼らとの関係（新規か、頻繁に戻ってくるクライアントか？）やプロジェクトの性質（プロジェクトを遅らせるデポジットの請求書か、期限を守るためにすぐに注文する必要がある印刷物の支払いか？）に応じて、これらの未払い請求書に適切に対応できます。

メールを送る必要がある場合でも、延滞料について話したり、脅したりはしません。最善を想定し、請求書のPDFと支払いリンクが確実に届いているかを確認したかっただけだと伝え、何か質問がないか尋ねます。プロジェクトのフェーズがその支払いに依存している場合は、支払うことでスピードアップすることを優しく思い出させます。攻撃的でも強制的でもなく、単に請求書を送ったことを思い出させるフレンドリーなメールです。10回中9回はそれでうまくいき、すぐに支払いが続きます。

プロセスについて明確にすること。プロセスをシンプルにすること。そして、いじめっ子にならないこと。これ以上に簡単なことはありません。