すべてを記録するためのヒント

すべてを記録するためのヒント:

忙しいフリーランスの皆さん、こんにちは。今日すでにメールを何通か受け取っていませんか？えっ、数通どころではない？電話も何件かあったって？そうですね、ビジネスを運営していれば避けては通れないことです。常に誰かがあなたに仕事を依頼したがっているのですから。

先ほど受けた電話にも、あなたが責任を負うべきタスクが1つや2つ隠れていたのではないでしょうか。メールの受信トレイは、現在進行中のプロジェクトや将来のプロジェクトに関する「やることリスト」で溢れかえっているはずです。さらに、もしクライアントと直接会う機会があれば、そこでもリストに追加すべき項目がいくつか増えたことでしょう。

これはキャッチボールに似ています。相手がボールを投げてきて、あなたはそれを……そう、キャッチするのです。しかしフリーランスの場合、多くの人が（しばしば同時に）たくさんのボールを投げてきて、そのすべてをキャッチすることが求められます。より多くのボールをキャッチして管理できれば、クライアントを満足させられる可能性も高まります。

どんな状況であっても、すべてを確実に記録するためのヒントをいくつか紹介します。

適切なツール
記録したすべてのタスクをどう扱うかについては次の章でお話ししますが、管理する前にまずはそれらを見つけ出さなければなりません。前述の通り、タスクは電話、会議、あるいはメールなど、あらゆる方向からやってきます。プロジェクトの開始時に長いリストとして送られてくることもあれば、突然新しい項目が投げ込まれることもあります。
重要なのは、さまざまな状況でタスクに遭遇するということです。つまり、どこにいても、何をしていても、それらを記録できる準備をしておく必要があります。クライアントのためにやるべきことを書き留めるのを忘れると、そのまま実行し忘れてしまうかもしれません。クライアントは、私たちが物事を忘れることを好みません。

私はタスクを記録するために、毎日いくつかのツールを使っています。1つは、ズボンの後ろポケットに入れている小さなインデックスカードの束です。私は自作のデザインのものを使っていますが、どんな紙切れでも構いません。重要なのは、常にその紙を持ち歩くことです。

ポケットサイズで耐久性があるという理由で、Field Notesのノートブックを使っている人もいます。私も大好きで、インデックスカードを挟むために使っています。ノートブックの唯一の難点は、ページが綴じられていることです。インデックスカードなら、処理するためにデスクに放り投げておけますが、ノートブックのページはノートブックの中に留まってしまいます。

私はスマートフォン（個人的にはiPhoneを選択）を持ち歩いているので、タスクを記録するために使えるアプリもいくつかあります。誰でもスマホでメールを使えるので、自分宛てにタスクをメールするというシンプルな解決策もあります。そうすれば、他のメッセージと一緒に受信トレイに入ります。

もしEvernoteを使っているなら、モバイルアプリをダウンロードして使うこともできます。Evernoteにはリマインダー機能が組み込まれているので、タスクを記録する際に日付を割り当てることも可能です。私は、期限を「今日」に設定しておくことをお勧めします。そうすれば、新しいタスクがあることを知らせるバッジがすぐに表示されるからです。

忘れないでください。多くの人にとって「目に見えないものは、心からも消えてしまう」のです。忘れてしまいやすい場所にタスクを置くのは避けましょう。

私が選ぶタスク管理アプリは、iPhoneのOmniFocusです。その理由は次の章でより明確になりますが、基本的にはタスクを保存・整理するために作られたアプリだからです。それに、素早く入力できる点も非常に優れています。

そして、もう一つ覚えておくべき点があります。タスクを記録するのに時間がかかるほど、その習慣を維持しにくくなるということです。自分に合った方法を見つけ、それをより速く行う方法を工夫してください。インデックスカードのスピードにはかないませんが、最近のモバイルアプリもそれに近づいています。

完璧なツールなど存在しません。完璧な生産性システムが存在しないのと同じです。自分にとって最も使いやすいツールを使い、毎回それを使いこなし、マスターしてください。自分が責任を負うべきタスクを見逃さないような習慣、つまり本能を築き上げるのです。「最高のカメラとは、今手元にあるカメラのことだ」という言葉を聞いたことがあるでしょう。記録ツールについても同じことが言えます。
常に記録し続けましょう。

最後に、おそらく当然のことですが、もしアナログな方法（紙のツールなど）を好むのであれば、それらの新しいタスクをマスターリストに入力するための時間を日々のスケジュールに組み込む必要があります。マスターノートに手書きで書き写すか、選んだアプリに一つずつ入力する作業が必要になるかもしれません。この最後のステップを怠ると、記録すること自体が無意味になってしまいます。

何を記録すべきか
タスクを記録する際は、以下の4つの重要な要素を書き留める必要があります。
• タスクの内容
• 期限（「実行日」ではなく「期限」）
• カテゴリまたは分野
• 見積もり所要時間
私は特定のフォーマットでタスクを記録するようにしています。このような形式です：

「60分 - SMITH - 開発用レイヤーPSDファイルを生成 - 2014/6/12」

こうすることで、タスクの最も重要な側面を一目で把握できます。タスクにどれくらいの時間がかかるか（60分）、どのクライアントに関連するものか（Smith）がわかります。もちろん、タスクの内容も含まれています（最後の部分）。これらすべての項目が、システムの「計画」段階でタスクの優先順位を付けるのに役立ちます。

カテゴリが抜けていることに気づいたかもしれません。私の場合、午前8時から午後4時の間に行うことはすべて「仕事」という1つの大きなカテゴリに放り込んでいます。極端だと思われるかもしれませんが、私は管理するバケツの数をできるだけ少なくしたいのです。しかし、クライアントごとにバケツを作る人もいます。これは、タスクを記録する際に自分で決めておくべきことです。

さて、すべてを記録できるようになったら、次はどうすればよいでしょうか？もちろん、適切に管理するのです。前へ、そして上へ！