未払い請求書を回避する方法と、支払いが遅れるクライアントへの最適な対処法

今日のブログ記事では、未払い請求書を回避する方法と、支払いが遅れる、あるいはさらに悪いことに全く支払わないクライアントへの最適な対処法について解説します。

未払い請求書や支払いの遅延は、フリーランス、コンサルタント、中小企業経営者を悩ませる日常的な問題です。もしこの問題がビジネスの収益を圧迫しているなら、常習的な支払い遅延者に対して実際に効果のある対処法があることを知れば、きっと安心されるはずです。ここでは、あなたと同じような中小企業経営者が実践し、効果を証明済みの、厄介な未払い請求書や支払い遅延を処理する5つの方法をご紹介します。

1: 請求書をすぐに送付する。クライアントからすぐに支払いを受けるための最善の方法の一つは、商品やサービスを提供した後、すぐに請求書を送ることです。カリフォルニア州サンディエゴを拠点とするHVAC（冷暖房空調設備）企業、Progressive Heating and AirのディレクターであるRyan Holden氏は、請求書を早期に送付することで、期限超過の請求書が70%減少したと語っています。仕事を終えた直後に請求書を送ることで、クライアントの記憶に残りやすく、忘れる理由を与えません。また、請求書作成ソフトウェアを使えば、クライアントに迅速に請求書を届け、支払いに関する摩擦を軽減できます。例えば、CloudBooksなら、定期的に取引のあるクライアントへの請求書をスケジュール設定して自動送信できます。モバイルアプリから外出先で請求書を送ることも可能です。

2: クライアントがオンラインで支払えるようにする。クライアントが支払いやすい環境を整えるほど、銀行口座への入金は早くなります。サンフランシスコを拠点とするフリーランスのデジタルマーケターで、MoverFocus.comの創設者であるMatt Woodley氏は、クライアントの支払いオプションを拡充して以来、期日通りの支払いが10%増加しました。現在、Matt氏のクライアントはクレジットカード、銀行振込、PayPalで支払うことができます。CloudBooksのような決済プロセッサは、請求書作成・会計ソフトウェアと統合されており、顧客がオンラインで請求書を支払えるようにします。

3: クライアントに前金を求める。少額であっても前金を求めることで、クライアントは心理的にも経済的にも、あなたが提供した仕事に対して責任を感じるようになります。例えば、1,000ドルの仕事をする場合、25%を前払いとし、残りを完了後に支払ってもらうことを検討してください。環境に優しい輸送サイトSprouseBros.comの共同創設者であるDylan Sprouse氏は、前払い請求とその他の戦略を組み合わせたことで、クライアントの80%が期日通りに支払うようになったと述べています。Sprouse氏によれば、前金を求めることは、仕事を始める前にクライアントのプロ意識を測る良い方法であり、商品やサービスに対する対価の支払いがプロフェッショナルな関係において重要であるという姿勢を示すことにもなります。

4: 早期支払い割引を提供し、必要に応じて遅延損害金を請求する。多くの中小企業経営者は、早期支払い割引を提供することで成功しています。その名の通り、請求書を受け取ってから10日以内など、一定期間内に支払った場合に3%〜4%の割引を行うというものです。予算に敏感なクライアントの多くは、割引を受けるために期日通りに支払ってくれるようになり、これはキャッシュフローにとって非常に有益です。マットレスレビューサイトThe Slumber Yardの共同オーナー兼COOであるMatthew Ross氏は、顧客の約40%が早期支払い割引を利用しており、それによって運営費やその他のビジネス経費に充てる現金を早期に確保できていると述べています。その一方で、早期支払い割引とは逆に、支払い遅延に対するペナルティを設定し、適用することも良い考えです。例えば、1週間遅れたら10%のペナルティを課し、さらに遅れるごとにペナルティが加算されることを事前に伝えておけば、クライアントはより迅速に対応する可能性が高まります。

5: リマインダー用のドリップキャンペーンを作成する。これはProStrategix ConsultingのCEO、Brian Cairnes氏からのアドバイスです。ドリップキャンペーンとは、設定されたスケジュールに従って自動的に顧客に送信されるメールマーケティングキャンペーンのことです。通常、ドリップキャンペーンはセールスファネルを通じてクライアントを育成するために使用されますが、Cairnes氏はこれを請求書の支払いに応用しました。彼は、支払い期限の2日前、当日、そして期限後2日、5日、7日、10日、14日、21日後に支払いリマインダーメールが送信されるようにしています。請求書が28日経過すると、ペナルティ付きで回収業者に回されます。支払いが完了するとクライアントはドリップキャンペーンから除外され、すべてのメールには支払いオプションが埋め込まれています。Cairnes氏によると、このシステムにより支払い遅延が45%、回収業務が72%減少しました。MailChimpのようなメールマーケティングソフトウェアを使用して、クライアント向けのブランド化されたドリップキャンペーンを設定できます。請求書作成ソフトウェアでも、定期的なメールリマインダーを送信することが可能です。

6: クライアントについて事前調査を行う。見込み客について少し調査を行うことは、将来の未払い請求書を減らすために大いに役立ちます。クライアントを調査するためのヒントをいくつか紹介します。まず、相手のビジネス信用調査報告書を確認してください。どの企業でも他社の信用調査報告書を調べることができ、その企業が現在どれだけの未払い口座を抱えているかを確認できます。複数の期限超過口座がある場合は、すぐに赤信号と判断すべきです。また、他のベンダーに尋ねることも有効です。その企業が他のベンダーやビジネスオーナーと取引していることを知っているなら、そのクライアントが期日通りに支払っているか聞いてみてください。さらに、支払いプロセスについても尋ねましょう。取引を始める前に、支払いプロセスについて質問してください。買掛金部門があるか、ベンダーへの支払いを専門とするスタッフがいる場合は、良い兆候です。

7: 必要に応じて問題をエスカレーションする。最終手段として、遅延または未払いの請求書をエスカレーションすることができます。これは、請求書の期限が90日以上過ぎている場合に最も有効です。弁護士を雇って代理で督促状を作成してもらうことができます。これには、支払期限が過ぎていることと、一定期間内に支払われない場合は法的措置を講じる旨が記載されます。実際に裁判でクライアントを訴えることは、特に少額の請求書の場合、時間とリソースの無駄になる可能性がありますが、手紙を送るだけでも多くのクライアントに支払いを促す動機付けになります。また、未払い請求書を回収するために債権回収業者を雇うこともできます。ただし、事態がここまで至った場合は、そのクライアントとは二度と仕事をしないようにしてください。

以上が、未払い請求書や支払い遅延に対処するための7つの実証済みの方法です。これらの戦略に従うことで、ビジネスのキャッシュフローを改善できるはずです。