10 Ý tưởng thông minh giúp doanh nghiệp nhỏ cắt giảm chi phí

Các chủ doanh nghiệp nhỏ luôn cố gắng thắt lưng buộc bụng để giảm bớt chi phí và tăng lợi nhuận. Và tại sao lại không chứ? Tất cả các doanh nhân, dù dày dạn kinh nghiệm hay mới bắt đầu, đều tìm kiếm những cách thức để cắt giảm chi phí. Việc khôn ngoan và tiết kiệm ngay từ đầu thay vì lãng phí số tiền khó khăn mới kiếm được mà không có kế hoạch là một tư duy kinh doanh tuyệt vời.

Không thể phủ nhận rằng việc vận hành một doanh nghiệp trơn tru đòi hỏi bạn phải chi tiêu. Cho dù bạn điều hành một cửa hàng truyền thống, một công ty ảo hay một trạm dịch vụ, bất kỳ cơ sở thương mại nào cũng đều đi kèm với những khoản chi phí riêng.

Tin tốt là những doanh nhân hiện đại và thông minh hiểu điều này và sẵn sàng chi tiêu khi cần thiết vì họ biết rằng mình không thể loại bỏ hoàn toàn các chi phí đó. Đồng thời, họ biết rằng có những bước họ có thể thực hiện để giảm bớt chi phí bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ trong hoạt động kinh doanh của mình.

Chúng ta đang sống trong thời đại mà việc giữ chi phí ở mức thấp là một trong những ưu tiên lớn nhất của tất cả các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã thực hiện thành công điều này mà không làm ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng hay hiệu quả hoạt động. Bạn cũng có thể giảm chi tiêu và thu về lợi nhuận. Dưới đây là một vài mẹo để thực hiện điều đó.

1. Thử hợp tác cạnh tranh (Co-opetition)

Mặc dù bạn đã nghe nhiều về và tham gia vào sự cạnh tranh trong kinh doanh, bạn có thể muốn thử một trong những xu hướng mới nhất trong kinh doanh – được gọi là hợp tác cạnh tranh (co-opetition). Nó liên quan đến việc tìm kiếm và hình thành các liên minh kinh doanh với các doanh nhân nhỏ khác trong cùng lĩnh vực của bạn.

Liên minh này đòi hỏi sự hợp tác để tiết kiệm tiền cho nguồn cung ứng và các hàng hóa khác. Điều này có thể mang lại hiệu quả cực kỳ tốt vì nó mang lại lợi ích cho cả hai bên, đảm bảo rằng bạn không chỉ tiết kiệm được tiền mà còn có cơ hội mở rộng mạng lưới trong ngành của mình.

2. Thuê thực tập sinh

Tôi chắc rằng mỗi năm có rất nhiều thực tập sinh tiếp cận công ty của bạn để họ có thể có được kinh nghiệm thực tế và học hỏi trong môi trường chuyên nghiệp. Đã đến lúc để họ đạt được mong muốn đó, đồng thời bạn cũng đạt được mục tiêu của mình.

Việc thuê các thực tập sinh có kỹ năng có thể giúp họ có được kinh nghiệm làm việc quý giá mà họ mong muốn, cộng với việc bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, có thể hoàn thành công việc của mình với chi phí rất thấp hoặc thậm chí không mất phí.

Mặc dù điều này nghe có vẻ quá tốt để trở thành sự thật, nhưng bạn có thể phải thuê họ một cách cẩn thận. Hãy nhớ rằng họ sẽ cần được đào tạo về các quy trình, thủ tục, hệ thống và phần mềm trước khi có thể bắt đầu công việc. Vì vậy, hãy suy nghĩ kỹ về bước này.

3. Thanh toán đúng hạn

Không có gì bí mật khi việc thanh toán chậm sẽ bị phạt, trong khi thanh toán đúng hạn thì không. Do đó, hãy luôn thực hiện thanh toán đúng hạn để tránh các khoản chi phí phát sinh không cần thiết và tiết kiệm được một khoản đáng kể.

Ngoài ra, một số nhà cung cấp còn giảm giá cho những người mua thanh toán hóa đơn trong vài ngày đầu tiên kể từ khi nhận được. Làm như vậy cho phép bạn tiết kiệm nhiều hơn mức bình thường, cộng với đó cũng là một cách tuyệt vời để xây dựng thiện chí và lòng tin với các nhà cung cấp của bạn.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng để thực hiện thanh toán sớm, bạn cần có đủ tiền để chi trả cho các đơn hàng khi chúng đến.

4. Luôn yêu cầu giảm giá

Không giống như các công ty thẻ tín dụng, các nhà bán lẻ không phải lúc nào cũng nói rõ điều đó cho bạn, nhưng nhiều người trong số họ thực sự cung cấp chiết khấu cho các chủ doanh nghiệp nhỏ khi mua hàng. Tuy nhiên, trách nhiệm của bạn là phải hỏi và thương lượng mức giá thấp hơn với các nhà cung cấp của mình.

Hầu hết các nhà cung cấp sẽ không ngần ngại thương lượng vì họ thà chấp nhận mức giá thấp hơn một chút còn hơn là mất đi một khách hàng thường xuyên.

Hãy khôn khéo với chiến thuật này. Đừng mong đợi nhận được chiết khấu cho các mặt hàng nhỏ, giá rẻ như văn phòng phẩm. Ngược lại, nếu bạn đang mua thiết bị văn phòng lớn hoặc một mặt hàng có giá trị cao khác, bạn có thể hy vọng nhận được một thỏa thuận tốt hơn.

5. Đầu tư vào phần mềm quản lý thời gian

Trong thế giới kinh doanh, thời gian được đánh đồng với tiền bạc. Lãng phí thời gian cũng tệ hại như (nếu không muốn nói là tệ hơn) lãng phí tiền bạc vì đó là một nguồn tài nguyên hữu hạn và quý giá. Việc lãng phí thời gian có thể làm giảm doanh số bán hàng và cuối cùng làm tổn hại đến lợi nhuận của bạn. Bạn cần quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả ngay hôm nay để đảm bảo rằng bạn tiết kiệm được tiền trong dài hạn.

Mặc dù có nhiều kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn làm điều đó, nhưng chúng có thể không hiệu quả với tất cả mọi người. Một giải pháp thay thế tốt hơn là đầu tư vào phần mềm theo dõi thời gian giúp bạn theo dõi và kiểm soát không chỉ thời gian của chính mình mà còn của cả nhân viên.

Phần mềm như vậy cho phép bạn tìm ra nơi bạn đã dành quá nhiều thời gian, và những nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian và sự chú ý hơn, từ đó cho phép bạn phân bổ lại nguồn lực của mình một cách phù hợp, qua đó tăng năng suất kinh doanh.

6. Chuyển sang văn phòng không giấy tờ

Các văn phòng không giấy tờ đang ngày càng phổ biến vì chúng không chỉ cho phép bạn trở nên thân thiện với môi trường mà còn giúp bạn cắt giảm chi phí liên quan đến việc mua giấy, vật tư in ấn và các chi phí nhân công liên quan. Việc lưu trữ các tệp và tài liệu điện tử trên máy tính có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền trong dài hạn.

Dữ liệu điện tử của bạn có thể được lưu trên các ổ đĩa trực tuyến miễn phí. Bạn có thể xem dữ liệu này từ bất cứ đâu vào bất cứ lúc nào, đồng thời tiết kiệm được rất nhiều chi phí giấy tờ và in ấn.

7. Chú trọng hiệu quả năng lượng

Tất cả chúng ta đều cố gắng tiết kiệm năng lượng tại nhà để giảm chi phí điện, vậy tại sao không áp dụng logic đó vào văn phòng? Có nhiều cách để giảm hóa đơn tiền điện, trong đó những cách hiệu quả nhất là sử dụng hệ thống chiếu sáng và thiết bị tiết kiệm năng lượng, đặc biệt là những thiết bị có nhãn Energy Star.

Mặc dù chúng có vẻ đắt đỏ tại thời điểm mua, nhưng chúng giúp bạn tiết kiệm trong tương lai bằng cách làm cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm năng lượng hơn và thân thiện với môi trường hơn. Hầu hết các thiết bị này cũng đi kèm với các khoản giảm giá do chính phủ tài trợ và đủ điều kiện nhận tín dụng thuế năng lượng xanh.

8. Chuyển sang trực tuyến

Web có thể giúp bạn tiết kiệm, tiết kiệm và tiết kiệm trong các hoạt động hàng ngày. Ví dụ, bạn có thể đã sử dụng email để gửi và nhận tin nhắn và lời chào thay vì dịch vụ bưu chính và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí bưu chính. Tương tự, bạn có thể cân nhắc việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị và thậm chí là phỏng vấn từ xa qua các tài nguyên trực tuyến như Skype và Webex.

Điều này cũng áp dụng cho các nỗ lực tiếp thị và quảng cáo của bạn. Hãy thiết lập trang web của riêng bạn và sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội cũng như các blog được tối ưu hóa SEO để tiếp thị doanh nghiệp của bạn. Những cách này tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với phương tiện truyền thông in ấn. Tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn, hãy điều chỉnh chiến lược tiếp thị (truyền thống hoặc xã hội) để người tiêu dùng có thể tiếp cận bạn và khách hàng tiềm năng có thể tìm thấy bạn.

9. Giảm hàng tồn kho

Đối với nhiều doanh nghiệp, hàng tồn kho dư thừa trở thành một khoản chi phí lớn. Giảm mức hàng tồn kho nhàn rỗi có thể là một ý tưởng hay. Ngoài ra, bạn nên cố gắng tăng số vòng quay hàng tồn kho mỗi năm vì việc luân chuyển hàng tồn kho thường xuyên hơn sẽ giảm nguy cơ sản phẩm bị quá cũ hoặc hết hạn trước khi được bán.

10. Quản lý chi tiêu của nhân viên

Bạn cần giám sát mức chi tiêu của nhân viên thông qua bạn và cũng tìm ra những cách để cắt giảm chi phí mà không làm họ cảm thấy khó chịu. Thiết lập các nguyên tắc, kích hoạt các giới hạn và cảnh báo được cài đặt sẵn và theo dõi các khoản chi tiêu hàng tháng. Điều này có thể giúp bạn ngăn ngừa những sai lầm tốn kém.

Ngoài ra, hãy cho phép nhân viên làm việc tại nhà ít nhất một ngày một tuần và xem chi phí điện của bạn giảm nhanh như thế nào. Tuy nhiên, chỉ làm như vậy nếu bạn cảm thấy rằng nó sẽ không ảnh hưởng xấu đến năng suất kinh doanh của bạn. Nếu hiệu quả, nó cũng có thể cho phép bạn chuyển đến một văn phòng nhỏ hơn và tiết kiệm tiền thuê nhà.

Kết luận

Việc cắt giảm chi phí luôn nằm trong tâm trí của một doanh nhân và là một trong những dấu hiệu của sự nhạy bén trong kinh doanh. Mặc dù việc kiểm soát chi tiêu là quan trọng, nhưng hãy đảm bảo bạn thực hiện điều đó ở đúng lĩnh vực và đúng mức độ. Cắt giảm chi phí quá nhiều và quá thường xuyên có thể phản tác dụng và khiến bạn phải chi nhiều hơn cho những thứ bạn có thể không cần. Việc giảm chi phí chỉ nên dẫn đến lợi nhuận. Những mẹo trên sẽ giúp bạn đạt được cả hai mục tiêu này.